工作流程自动化问答 "又回来了。我们很高兴能再次把您带到幕后，听我们的团队成员回答客户最常提出的一些问题。这一次，我们的首席运营官斯科特-詹金斯（Scott Jenkins）是最合适的人选！
问题自动化工作流程是什么样的？
斯科特：我不知道；如果它很好，你是看不到的。 我认为，一个实施良好的自动化工作流程的秘诀在于，参与者能在与他们相关的环境中获得决策所需的信息，因此自动化方面可能会，也可能不会让流程中的所有参与者一眼就看出来。我们的目标是让人们从琐碎的事务中解脱出来，让他们的生活更快乐。
我们如何做到这一点？以清晰、及时、移动友好的方式提供所需信息，缩短完成时间。消除不必要的步骤。对许多人来说，这可能是一键批准/拒绝的电子邮件通知，可以在移动中完成；对其他人来说，这可能是一个简单的移动兼容表单，根据逻辑和/或输入自动生成合同，甚至只是一个可操作的协作/聊天记录，用于上下文沟通。
当然，自动化的程度取决于使用情况和环境--业务流程就像指纹一样，我们每个人都有自己的指纹，但这些指纹对于我们的组织来说是独一无二的。我想说的是，重要的是工作流程自动化要适合你，也就是说，当你的流程发生变化时，它可以很容易地改变，而且你的业务效率不会因为底层应用程序的功能或商业限制而受到影响。
问题的关键在于，自动化工作流程消除了业务流程的痛苦--有了自动化，流程只是发生的事情；一切都能快速运转。不需要澄清电子邮件或电话（......以及其固有的解释和记住后续行动的风险）、人工信息检索、交叉检查、更新系统、生成文件、重复活动、任务重新分配......在业务改进、报告和可审计性之前，这样的例子不胜枚举。
这是另一个问题：哪些部门可以使用工作流程自动化？
斯科特： （笑）......这是个技巧问题吗？所有部门都可以使用工作流程自动化来改进任何业务流程。不过，我不从部门角度看问题。工作流程自动化工具与点解决方案（用于解决多个公司共同存在的特定功能问题的应用程序）不同，它利用现有系统简化整个业务流程，无论业务流程从哪里开始，都是端到端的。在大多数情况下，这意味着要跳出功能应用程序的局限，将企业内外的点连接起来。
以一个简单的 NDA 使用案例为例。整个公司的任何人--销售、财务、产品开发--都可能触发 NDA 请求，然后需要由法律部门进行审查，发送到组织外部给对方，然后作为记录和签名文档归档到组织内的任何部门应用程序中，以确保一致性和数据清洁度。
与 10 年前相比，您现在工作中使用的系统有多少？我敢打赌是大幅增加。几十年前，您可能只需要与企业资源规划系统进行交互，而现在，您可以从企业资源规划系统和一系列提供特定功能的点解决方案中获得巨大价值。但在大多数情况下，这些系统之间仍然需要人工来充当粘合剂。
工作流程自动化解决的是端到端的业务流程问题，而不仅仅是一个部门内的一个组成部分，如果你的系统能最好地完成这些组成部分，那么就让它们去做，并使用工作流程自动化来触发和收集结果，以更简单的用户界面将流程推进到下一阶段。每个部门都有自己的一堆系统，但业务流程通常超越任何单一系统的范围。
通过业务流程收集的数据可能需要拆分，其中一些数据写入企业资源规划系统，其他数据写入人力资源信息系统，其他数据写入客户关系管理系统，您可能并不特别希望培训您的副总裁，让他必须登录到您的会计系统，以便在将供应商记录添加到企业资源规划系统之前批准采购申请，从而启动合同管理系统流程（......我猜想，您也不特别希望为那些不必要的额外用户许可证付费）。点系统的激增给 IT 部门和数据卫生部门带来了日益沉重的负担--使用工作流程自动化将有助于确保一致性。
我喜欢把组织看作城市；不同的街区就是不同的部门，而建筑物就是正在使用的不同应用程序。大多数业务流程都需要来自不同社区的数据和参与者，通常还需要来自不同城市的数据和参与者。你可以自己走流程，但进展会非常缓慢，而工作流程自动化则是一个门到门的智能运输系统，以光速运行。
作为首席运营官，斯科特为ThinkSmart带来了他在技术领域20多年积累的国际金融和运营经验。斯科特来自英国，在进入金融行业之前，他获得了生物技术学位。
