Volvemos con otra entrega de "Preguntas y respuestas sobre automatización de flujos de trabajo". Nos complace volver a llevarle entre bastidores para que escuche a uno de los miembros de nuestro equipo responder a algunas de las preguntas más frecuentes de nuestros clientes. En esta ocasión, nadie mejor para preguntar que nuestro Director de Operaciones, Scott Jenkins.
Pregunta: ¿Qué aspecto tiene un flujo de trabajo automatizado?
Scott: No lo sé; si es bueno no se ve. Creo que el secreto de un flujo de trabajo automatizado bien implementado es que los participantes obtengan la información necesaria para la toma de decisiones en un contexto que sea relevante para ellos, por lo que el aspecto de automatización puede o no ser inmediatamente evidente para todos los participantes en el proceso. Nuestro objetivo es hacer más feliz la vida de las personas liberándolas del dolor de lo mundano.
¿Cómo lo hacemos? Proporcionando la información necesaria en un formato que sea claro, de forma oportuna y adaptada a los dispositivos móviles, que reduzca el tiempo hasta la finalización. Eliminar pasos innecesarios. Para muchos, esto podría ser una notificación por correo electrónico con un solo clic para aprobar o rechazar la solicitud sobre la marcha; para otros, puede ser un simple formulario compatible con dispositivos móviles, la generación automática de un contrato basado en la lógica y/o las entradas, o incluso un registro de colaboración/chat procesable para la comunicación contextual.
Por supuesto, el nivel de automatización depende del caso de uso y del entorno: los procesos empresariales son como las huellas dactilares; todos las tenemos, pero son exclusivas de nuestra organización. Yo diría que es importante que la automatización del flujo de trabajo funcione para usted, es decir, que pueda modificarse fácilmente cuando cambie su proceso, y que su eficacia empresarial no se vea comprometida por limitaciones funcionales o comerciales de sus aplicaciones subyacentes....
La cuestión es que un flujo de trabajo automatizado elimina el dolor de un proceso empresarial: con la automatización, los procesos son algo que simplemente ocurre; todo funciona, y rápidamente. Nada de correos electrónicos o llamadas telefónicas aclaratorias (...y su riesgo inherente de interpretación y de acordarse de hacer un seguimiento), recuperación manual de información, comprobaciones cruzadas, actualización de sistemas, generación de documentos, duplicación de actividades, reasignación de tareas... la lista continúa y eso antes de llegar a la mejora empresarial, la elaboración de informes y la auditabilidad.
He aquí otra: ¿Qué departamentos pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo?
Scott: (Risas)... ¿es una pregunta trampa? Todos los departamentos pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo para mejorar cualquier proceso empresarial. Pero yo no tengo una visión departamental. A diferencia de las soluciones puntuales (aplicaciones que resuelven un problema funcional concreto que es común a varias empresas), las herramientas de automatización de flujos de trabajo aprovechan los sistemas existentes para simplificar todo el proceso empresarial, sea cual sea su origen, de principio a fin. En la mayoría de los casos, esto significa salir de los confines de su aplicación funcional para unir los puntos dentro y fuera de la empresa.
Tomemos un caso sencillo de utilización de un acuerdo de confidencialidad. Cualquier persona de la empresa (ventas, finanzas, desarrollo de productos) puede activar una solicitud de acuerdo de confidencialidad, que debe ser revisada por el departamento jurídico, enviada fuera de la organización a la otra parte y, a continuación, archivada de nuevo en la organización como documento registrado y firmado en diversas aplicaciones departamentales para garantizar la coherencia y la limpieza de los datos.
¿Cuántos sistemas utiliza hoy en su trabajo en comparación con hace 10 años? Apostaría a que es un aumento sustancial. Mientras que hace unas décadas probablemente sólo necesitaba interactuar con su ERP, ahora obtiene un enorme valor de su ERP y de un montón de soluciones puntuales que proporcionan capacidades funcionales específicas. En la mayoría de los casos, sin embargo, sigue haciendo falta un ser humano que actúe de enlace entre esos sistemas.
La automatización del flujo de trabajo resuelve el proceso empresarial de principio a fin y no sólo un componente dentro de un departamento, y si sus sistemas hacen mejor esos componentes, déjelos y utilice la automatización del flujo de trabajo para activar y recopilar resultados que lleven el proceso a la siguiente fase con una interfaz de usuario más sencilla para los participantes. Cada departamento tiene su propio grupo de sistemas, pero un proceso empresarial suele trascender el ámbito de cualquier sistema individual.
Es posible que los datos recopilados a través de un proceso de negocio deban desglosarse con algunos datos escritos en el ERP, otros datos en el HRIS, otros datos en el CRM y es probable que no desee especialmente formar a su vicepresidente para que tenga que iniciar sesión en su sistema de contabilidad con el fin de aprobar una solicitud de compra antes de que se añada un registro de proveedor a su ERP, iniciando un proceso de sistema de gestión de contratos (...y sospecho que tampoco desea especialmente pagar por esas licencias de usuario adicionales innecesarias). La proliferación de sistemas puntuales está suponiendo una carga cada vez mayor para los departamentos de TI y la higiene de los datos: el uso de la automatización de flujos de trabajo ayudará a garantizar la coherencia.
Me gusta pensar en las organizaciones como ciudades; los distintos barrios son los departamentos, y los edificios son las distintas aplicaciones que se utilizan. La mayoría de los procesos empresariales necesitan datos y actores de distintos barrios y, a menudo, también de distintas ciudades. Puede recorrer el proceso usted mismo, pero el progreso será muy lento, mientras que la automatización del flujo de trabajo es un sistema de transporte inteligente de puerta a puerta que funciona a la velocidad de la luz.
Como Director de Operaciones, Scott aporta a ThinkSmart su experiencia en finanzas y operaciones internacionales, adquirida a lo largo de más de 20 años en el sector tecnológico. Originario del Reino Unido, Scott se licenció en Biotecnología antes de dedicarse a las finanzas.
