Más allá del ROI de la automatización de flujos de trabajo: ¿cuál es el T2V?

Independientemente del tipo de transformación digital al que aspire una empresa, su visión debe centrarse directamente en los beneficios que aporta la tecnología. Pero, ¿con qué rapidez ve el ROI y otros beneficios? Eso es igual de importante a la hora de tomar una decisión sobre la adopción de una plataforma.

En la edición de este año de LegalTech se habló mucho del retorno de la inversión. Pero hubo una sorprendente falta de mensajes sobre la rapidez con la que un adoptante de la plataforma verá el ROI de la tecnología que decida implementar.

Si mencionamos el término "retorno de la inversión", la mayoría de nosotros empezamos a pensar en el "retorno" en términos económicos. ¿Cuánto ahorrará? ¿Cuántos ingresos generará directa o indirectamente? Puede ver esto reflejado en nuestro propio cálculo del ROI sobre la aplicación de la automatización del flujo de trabajo a un proceso de acuerdos legales de confidencialidad (NDA):

Sin embargo, a la hora de evaluar cualquier plataforma de tecnología de procesos, diríamos que un posible adoptante debería pensar más allá del ROI. Debería fijarse en otra métrica que es igual de importante: Time-To-Value, o T2V.

¿Cuál es la verdadera velocidad de recuperación?

El tiempo de amortización es una medida del tiempo que se tarda en rent abilizar la inversión en una plataforma de automatización de flujos de trabajo. Las ventajas de una amortización más rápida deberían ser obvias: cuanto antes se supere el umbral de rentabilidad, antes empezará la empresa a beneficiarse de la adopción.

Los dos productos hipotéticos de automatización de flujos de trabajo que se muestran en el siguiente gráfico ofrecen cada uno T2V diferentes. La Plataforma A alcanza el "punto de amortización" mucho antes que la Plataforma B, por lo que los dividendos empiezan a llegar a la organización mucho antes.

Existen, por supuesto, múltiples factores que pueden influir en la T2V:

• El coste de la plataforma, ya sea por suscripción o por compra directa.
• La rapidez y amplitud de su implantación en toda la organización.
• Costes de infraestructura, si los hay, dictados por la configuración de la plataforma (hardware de red o servidores locales, por ejemplo).
• Costes de soporte, como en el caso de una plataforma que requiera una integración y un mantenimiento más prácticos por parte del personal informático interno. Requisitos de formación y curva de incorporación de empleados.
• Cómo y dónde se aplica la plataforma: ¿se despliega en procesos cuyas mejoras generan grandes beneficios?

¿Otra consideración? ¿Qué es lo que define el "valor" real para la organización?

¿Cuál es el "retorno" del que hablamos?

El valor agregado de una solución de automatización de flujos de trabajo va más allá de los dólares. Por eso, cuando calcule el alcance total de las "dimensiones de valor" que una plataforma aporta a la empresa, tenga en cuenta algunos de los otros efectos que hemos observado. Entre ellos se incluyen los "beneficios imprevistos" que pueden remodelar profundamente un lugar de trabajo:

• Mayor capacidad de respuesta y agilidad: La mejora de la agilidad operativa permite a la empresa gestionar mejor el trabajo existente y aprovechar las oportunidades nuevas o inesperadas que surjan. En las organizaciones de servicios públicos y privados, los gestores pueden emplear diversos indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de procesos empresariales (BPM) para evaluar las situaciones antes y después de la WFA. Entre ellos se incluyen las tasas de error, el número de instancias de cada proceso o documento, las métricas de estacionalidad, las oportunidades comerciales por usuario y periodo, el tiempo necesario para completar un paso del proceso, el tiempo total necesario para completar un proceso, las puntuaciones de cumplimiento de SLA y otros.
• Mejora de la moral: Las empresas que han adoptado la automatización del flujo de trabajo han visto cómo los empleados, especialmente los Millennials, desarrollan una visión más positiva del lugar de trabajo; estos últimos, especialmente, son sensibles a si trabajan o no en una organización que está aprovechando las herramientas y tecnologías más avanzadas.
• Mayor colaboración: La colaboración es un grial para la mayoría de las organizaciones, ya que ayuda a extraer el máximo valor de sus activos humanos ofreciendo un producto de trabajo mejor y más inteligente. Es una de las principales formas en que una plataforma de automatización de flujos de trabajo con funciones de colaboración integradas puede ser una herramienta importante para transformar la cultura operativa, ya sea dentro de un único departamento o en toda la organización.
• Vínculos más estrechos con los clientes y las partes interesadas: Una vez automatizadas las tareas repetitivas, se eliminan cargas tanto para el equipo de la empresa como para sus clientes o partes interesadas. Ambas partes pueden centrarse en tareas más importantes que barajar papeleo o preguntarse cuándo (o si) un proyecto verá la luz.
• Efecto halo: La mejora de los flujos de trabajo básicos genera beneficios de ahorro de tiempo para otros procesos y personas incluso incidentalmente afectados por esos flujos de trabajo; un jefe de almacén, por ejemplo, puede apreciar cómo un proceso de ventas o aprovisionamiento más eficiente y menos propenso a errores hace que su trabajo sea más predecible y menos estresante.
• Trabajo de mayor calidad: Un estudio de proveedores sanitarios que habían adoptado la automatización de flujos de trabajo descubrió que no sólo se obtenían beneficios como ahorro de tiempo, reducción del estrés del personal y mejora de la moral, sino que también mejoraba la calidad real de la atención prestada a los pacientes, ya que el personal podía dedicar más tiempo a lo que más importaba.

Pregunta siempre "¿cuál es el T2V?

Es una pregunta del tipo "¿dónde está la carne?" que debería plantear a cualquier proveedor de automatización de flujos de trabajo: ¿Qué dimensiones de valor puede esperar de su gasto, y en cuánto tiempo puede esperar que se materialicen?

Si un proveedor de WFA se queda perplejo ante esta pregunta, o no puede proporcionar estudios de casos auténticos, quizá sea porque ha diseñado su oferta sin prestar suficiente atención a cómo tiene que funcionar en el mundo real, satisfaciendo las necesidades reales de los adoptantes.