¿Está preparada su organización para cumplir estos nuevos requisitos de formación?

En septiembre de 2023, el gobernador de California Gavin Newsom firmó Ley 553 del Senado que añade el artículo 6401.9 al Código Laboral de California. La nueva sección del Código Laboral requiere que los empleadores implementen un plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y proporcionen capacitación anual sobre su plan. La Sección 6401.9 entra en vigor el 1 de julio de 2024, y los empleadores harían bien en comenzar a planificar la implementación de un plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y capacitar a todos los empleados sobre su plan lo antes posible[1].

La nueva ley de California ha suscitado varias preguntas, lo que no es sorprendente dados los arduos requisitos, el plazo relativamente corto para cumplirla y la ambigüedad sobre un plazo real para el cumplimiento del requisito de formación. Este artículo intenta responder a las preguntas más frecuentes sobre esta nueva ley. Syntrio le invita a ponerse en contacto con un miembro de nuestro personal para discutir cómo nuestro curso líder en la industria de prevención de la violencia en el lugar de trabajo de California cumple con la nueva ley y se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de su industria.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la fecha de entrada en vigor de la nueva ley?

La Sección 6401.9(i) del Código Laboral de California establece que las subdivisiones (b) a (g) son "operativas" "a partir del" 1 de julio de 2024. Dado que la subsección (c) establece los requisitos del plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y la subsección (e) establece la obligación de formación, se deduce que los empleadores tienen la obligación de establecer un plan (y formar sobre él) a partir del 1 de julio de 2024.

2. ¿Cuándo debe ponerse en marcha el plan (y cuándo debe completarse la formación)?

El subapartado (c)(1)(A) exige a los empresarios "establecer, aplicar y mantener un plan eficaz de prevención de la violencia en el lugar de trabajo". El subapartado (e)(2) exige a los empresarios que impartan formación "cuando se establezca el plan por primera vez y, posteriormente, una vez al año. . ." La ambigüedad temporal proviene del hecho de que, aunque ambas disposiciones son "operativas" a partir del 1 de julio de 2024, la propia ley no dice cuándo debe establecerse el plan y, por lo tanto, no está claro cuándo se desencadena la obligación de formación.

Para el cumplimiento, recomendamos que los empleadores eduquen a los miembros de la fuerza laboral cubierta antes del 1 de julio de 2024, para eliminar la necesidad de argumentar. Dado que la obligación de formación es anual, cualquier aclaración que se reciba podrá aplicarse en los programas de formación impartidos en 2025 y años posteriores.

3. ¿Qué empresarios están cubiertos por la ley?

El Código Laboral , Sección 6401.9, Subsección (b)(1) establece: "Esta sección se aplica a todos los empleadores, empleados, lugares de trabajo y viviendas proporcionadas por el empleador". La ley establece exenciones específicas en la subsección (b)(2). Los empresarios y empleados exentos se limitan a los siguientes:

• Determinados centros sanitarios;
• Determinados cuerpos y fuerzas de seguridad;
• Empleados a distancia (cuando la ubicación no está bajo el control del empresario) y
• Lugares de trabajo con menos de diez empleados trabajando en un momento dado.

La ley se aplica ampliamente, y la mayoría de los empresarios deben formular y aplicar un plan para prevenir la violencia en el lugar de trabajo. Además, debe impartir formación sobre el plan (así como sobre otros elementos exigidos por la ley).

4. ¿Cuáles son los elementos obligatorios del plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo?

La ley obliga a los empresarios a "establecer, aplicar y mantener" un plan "eficaz" de prevención de la violencia en el lugar de trabajo. El plan debe incluir todos los elementos siguientes:

• Nombres (y cargos) de la(s) persona(s) responsable(s) de la aplicación del plan;
• Procedimientos para que empresarios (y trabajadores):
  • Implicar activamente a los empleados en la revisión y el desarrollo del plan.;
  • Aceptar y responder a las denuncias de violencia en el lugar de trabajo.
  • Comunique a los empleados cómo notificar incidentes, cómo llevar a cabo investigaciones, cómo se informará a los empleados de los resultados y de cualquier medida correctiva;
  • Responder a emergencias "reales o potenciales" de violencia en el lugar de trabajo;
  • Identificar los riesgos del lugar de trabajo;
  • Crear un procedimiento de respuesta e investigación posterior al incidente, y
  • Dé a los empleados la oportunidad de revisar la eficacia del plan.

Muchos de los elementos del plan contendrán información para los empleados relacionada con los programas existentes de educación sobre la violencia en el lugar de trabajo (incluido el curso de Syntrio sobre el tema). Recomendamos encarecidamente tomar el curso sobre violencia en el lugar de trabajo de Syntrio como repaso de estos temas mientras su organización considera qué incluir en el plan escrito antes de proporcionarlo a su plantilla.

5. ¿Qué es un registro de incidentes violentos?

En virtud de la ley SB 553, los empresarios deben "consignar información en un registro de incidentes violentos" sobre cada incidente, respuesta e investigación realizados en el marco de su plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo. La información que debe figurar en el registro debe incluir:

• La fecha, el lugar y la hora del incidente;
• Tipo de violencia en el lugar de trabajo
• Una descripción detallada del incidente;
• Clasificación de quién cometió la violencia (según el tipo descrito en la ley);
• Consecuencias del incidente:
• Información sobre la persona que cumplimenta el registro.

El registro de incidentes violentos debe conservarse durante un mínimo de 5 años y debe ponerse a disposición de los empleados para su copia gratuita.

6. ¿Cuáles son las obligaciones de formación impuestas al empresario?

Las empresas cubiertas deben impartir formación anual a los empleados, tanto cuando se establece el plan por primera vez como anualmente después. La subsección (e)(2) muestra los requisitos de formación y establece que la formación debe incluir todos los elementos siguientes:

• Las definiciones y requisitos de la Sección 6401.9 del Código Laboral ;
• El plan de la empresa, incluido cómo obtener una copia sin coste alguno y cómo participar en su desarrollo y aplicación;
• El registro de incidentes violentos y su contenido y procedimiento requeridos;
• Cómo denunciar incidentes al empresario sin temor a represalias;
• Riesgos de violencia laboral específicos de los puestos de trabajo de los empleados;

Debe existir la posibilidad de formular preguntas interactivas con alguien que conozca el plan de la empresa. Debe impartirse una nueva formación si se descubre algún peligro nuevo (o no reconocido previamente) (o cuando se introduzcan cambios en el plan). Esta formación única puede limitarse a abordar el nuevo peligro o las modificaciones del plan.

7. ¿Qué registros debe llevar el empresario?

• Los registros de identificación, evaluación y corrección de los riesgos de violencia en el lugar de trabajo deben crearse y conservarse durante al menos cinco años.
• Deben crearse y mantenerse registros de formación para un año e incluirá:
  • Fechas de la formación;
  • Contenido o resumen de la sesión de formación;
  • Nombres y cualificaciones de las personas que imparten la formación;
  • Nombres y cargos de las personas que asisten a las sesiones de formación.
• Los registros de incidentes violentos se conservarán durante un mínimo de cinco años.
• Los registros de las investigaciones sobre violencia en el lugar de trabajo se conservarán durante al menos cinco años.

8. ¿Cuál es la sanción por incumplimiento del artículo 6401.9 del Código Laboral ?

La nueva ley prevé expresamente la emisión de una citación y sanciones civiles en virtud del Código del Trabajo 6317 si los empresarios incumplen este artículo. En virtud del artículo 6317, los empresarios que reciban una citación disponen de un "plazo razonable" para reducir la presunta infracción. Por lo tanto, aunque se impongan sanciones, los infractores de las nuevas normas pueden tener la oportunidad de rectificar sus errores tras una investigación y la emisión de una citación. Aun así, Syntrio recomienda el cumplimiento anticipado como una cuestión de buenas prácticas.

9. ¿Cómo aborda Syntrio la nueva ley de California?

Syntrio lleva décadas ofreciendo cursos sobre violencia en el lugar de trabajo líderes en el sector. Como líder en este ámbito, apreciamos los esfuerzos realizados por la legislatura de California para ofrecer esta práctica a todos los empleadores como una cuestión de seguridad. Syntrio ha elaborado un curso que cumple los requisitos de la Sección 6401.9 del Código Laboral y que se puede adaptar tanto al plan del empresario como al sector. A medida que se produzcan nuevos desarrollos y regulaciones, Syntrio actualizará su curso como lo hace con todo el material. Debido a que existe un requisito de formación anual, Syntrio modificará y actualizará regularmente este curso para garantizar que esté al día y actualizado.

Nos complace tener la oportunidad de ser su socio en el compromiso con la seguridad de su mano de obra. Syntrio recomienda ponerse en contacto con un miembro de nuestro personal hoy mismo para ver cómo podemos ayudarle ahora y en el futuro, no solo cumpliendo con las obligaciones de la ley de California, sino también ayudándole a proteger la seguridad de su plantilla, esté donde esté.

[1] La nueva sección del Código Laboral establece que Cal/OSHA propondrá reglamentos de aplicación de esta ley (y proporcionará claridad en cuanto a sus requisitos) antes del 31 de diciembre de 2025 (que se adoptarán antes del 31 de diciembre de 2026), por lo que existe cierta ambigüedad en cuanto a cuándo debe completarse la formación, pero dado que la ley entra en vigor el 1 de julio de 2024, Cal/OSHA ciertamente podría hacerla cumplir en ese momento. Por lo tanto, se anima a los empleadores a utilizar la información de la ley y asociarse con un proveedor en un programa de educación para la prevención de la violencia en el lugar de trabajo antes del 1 de julio de 2024, para garantizar el cumplimiento.