Avance de CLOC 2020: Cómo preparar su pila jurídica para el futuro
Como es habitual, el CLOC Global Institute 2020 contará este año con un contenido excepcional. Y, como es habitual, Mitratech estará presente para aportar su granito de arena.
Este año, en forma de sesión dedicada a Construir una pila de tecnología jurídica a prueba de futuro. Es un tema que ha resonado entre nuestros clientes de Operaciones Jurídicas y otros departamentos jurídicos este año, ya que COVID-19 ha obligado a muchos de ellos a realizar importantes inversiones en tecnología jurídica. Pero como decimos en la descripción de la sesión, "la madurez digital ya no es una cuestión de cuándo llega - ahora se trata de la rapidez con que puede actualizar e integrar su pila de tecnología para mantener la continuidad del negocio y generar valor en el futuro".
George Chiu, Director de Desarrollo de Sistemas de Prudential Financial, Brian McGovern, Director General de Soluciones de Flujo de Trabajo de Mitratech, y Yuka Tzavaras, Directora Senior de Operaciones Jurídicas de Electronic Arts, serán los panelistas destacados. ¿Qué temas tratarán?
Por qué una estrategia de datos es un primer paso necesario
Los departamentos jurídicos poseen, a veces para su sorpresa, una enorme cantidad de datos útiles. La tecnología les ayuda a obtener valor de esos datos. Pero primero, necesitan desarrollar una estrategia de datos integral que se alinee con los objetivos empresariales. De ese modo, los departamentos jurídicos pueden elaborar métricas jurídicas significativas que impulsen la toma de decisiones basada en datos.
Esa estrategia debe ir de la mano de la estrategia de negocio de la empresa, o de la estrategia general del departamento para alcanzar los objetivos de la organización. Al comprenderlas, así como los procesos que las sustentan, los responsables del departamento jurídico pueden decidir qué datos son los más importantes a la hora de crear KPI significativos para medir el éxito.
Algunas de las preguntas a las que responde una estrategia de datos bien concebida?
- Qué trabajo debe permanecer en la empresa y qué debe subcontratarse.
- ¿Qué trabajo requiere la atención del personal jurídico?
- ¿Cuáles son las tecnologías que necesito incorporar (o poner al sol)?
La estrategia de datos es la base tanto del ROI actual como del aumento del valor futuro. A medida que un departamento jurídico madure en sus capacidades de recopilación y análisis de datos, la importancia del departamento para el conjunto de la organización no hará sino crecer.
¿Qué significa "integrar la tecnología con un propósito"?
Para la mayoría de los departamentos jurídicos, su pila tecnológica se construye en torno a un sistema de gestión jurídica empresarial (ELM). Por lo tanto, las integraciones con otros componentes de la pila tecnológica deben girar en torno al ELM. Deben hacerse con el objetivo de mejorar su funcionalidad y eficacia.
Un ejemplo: La integración con Microsoft® Office permite al personal jurídico gestionar los asuntos desde las aplicaciones que más utilizan, como Outlook, para cargar fácilmente correos electrónicos y archivos adjuntos. Esto ahorra tiempo y garantiza que los expedientes estén completos.
Cuantos más sistemas puedan integrarse con el ELM como fuente central de verdad, dice Brian McGovern, "más posibilidades hay de generar algún valor ahí". La integración de un ELM u otra solución de gestión jurídica con la automatización de procesos puede crear valor al garantizar que la información y la documentación correctas se dirigen a las personas adecuadas en el momento oportuno, lo que enriquece la colaboración al tiempo que reduce los costes, el tiempo de ejecución y los errores.
Incorporar a los mejores pioneros para lograr el éxito a largo plazo
Si consigue que los adoptantes internos se muestren entusiastas con la nueva tecnología, se preparará para afrontar mejor los primeros problemas de adopción y progresar de forma constante. ¿Contratando a personas con experiencia en procesos ajustados, como Six Sigma? Aún mejor. Juntos, forman lo que Brian McGovern denomina una "oficina de transformación", capaz de examinar los procesos actuales y encontrar dónde pueden introducirse mejoras. También constituyen un útil grupo de evangelizadores que, con el tiempo, pueden influir en otras personas de la organización.
Para las empresas que están empezando a crear una pila de tecnología jurídica, no es práctico esperar tener a mano recursos de big data que ayuden a optimizar los procesos. En su lugar, hay otras tácticas que se pueden utilizar para permitir un lanzamiento tecnológico fluido y centrado en el usuario:
- Haga que su equipo salga del departamento jurídico para recurrir a consultores, proveedores y colegas que hayan tenido experiencias en transformaciones similares. Recoge sus recomendaciones y mejores prácticas para que te ayuden a dar forma a las decisiones de tu equipo.
- Cree circuitos de retroalimentación para conocer mejor los puntos débiles de los usuarios o las resistencias a una nueva tecnología. Escuchar activamente sus preocupaciones puede tener el sorprendente efecto de hacerles sentir que participan en la transición.
- Priorice los entregables basándose en las aportaciones de los usuarios; utilice tablas de puntuación para clasificar sus requisitos y poder abordar primero los más importantes, porque sencillamente no podrá ser todo para todos los usuarios en el lanzamiento.
- Garantice la flexibilidad de sus soluciones y procesos, que le permitirán satisfacer sus necesidades futuras y crecer con ellos, no imponerles limitaciones.
- Comuníquese en exceso utilizando todos los canales que tenga a su disposición, como correos electrónicos, páginas web, seminarios web, demostraciones, sesiones individuales virtuales, vídeos, etc.
Estos son solo algunos de los puntos que nuestro panel de expertos en operaciones jurídicas abordará durante la sesión. Si aún no se ha inscrito en CLOC 2020, considérelo. O si ya lo ha hecho, ¡asegúrese de hacernos partícipes de su experiencia virtual!
Vea por qué TeamConnect es el líder en ELM
Descubra por qué es la elección probada de los departamentos jurídicos de todo el mundo.
