Si es usted empresario o profesional de RRHH, es probable que haya oído hablar de este importante aspecto de la contratación y la incorporación. Pero, ¿qué es exactamente el cumplimiento del I-9? ¿Y por qué es crucial para su empresa?
En un mundo en el que las leyes de inmigración evolucionan constantemente, mantenerse al día sobre las normativas de verificación de la elegibilidad para el empleo puede ser todo un reto. Ahí es donde resulta útil comprender los procesos de cumplimiento del I-9. Dominar estos procedimientos garantizará la tranquilidad jurídica y fomentará un entorno de trabajo positivo para todos los empleados.
¿Qué es el cumplimiento del I-9?
¿Qué es el cumplimiento del I-9? En términos sencillos, el cumplimiento del I-9 se refiere a la verificación de la elegibilidad de un empleado para trabajar en Estados Unidos.
El formulario I-9 desempeña un papel crucial en este proceso por diversas razones. Requiere que el empleador y el empleado proporcionen información y documentación específica y verificada para establecer la identidad y la autorización de empleo. El formulario debe cumplimentarse en un plazo de tres días desde que el empleado empieza a trabajar, aunque todos los centros de trabajo tendrán sus propios plazos en esos tres días.
Para garantizar el correcto cumplimiento del I-9, es esencial comprender los aspectos básicos del propio formulario.
- La sección 1 se centra en la información personal facilitada por el trabajador.
- La sección 2 requiere la verificación por parte del empresario mediante el examen de los justificantes.
El proceso I-9 puede parecer desalentador a primera vista, pero se hace más manejable con una cuidadosa atención a los detalles y la comprensión de sus requisitos. Los empresarios deben familiarizarse con los documentos aceptables a efectos de verificación. Fa falta de cumplimentación o conservación correcta de los formularios puede acarrear sanciones o problemas legales.
Entender lo que implica el cumplimiento del I-9 es esencial tanto para los empresarios como para los empleados. Siguiendo los procedimientos adecuados, evitando los errores más comunes y manteniéndose informado sobre cualquier actualización o cambio en la normativa, las empresas pueden mantener un proceso de contratación fluido y conforme a la normativa, al tiempo que garantizan que su plantilla sigue siendo apta para el empleo.
Conceptos básicos del formulario I-9
Los aspectos básicos del formulario I-9 son cruciales para cualquier empleador en Estados Unidos, aunque cualquiera que haya trabajado con ellos le dirá que son cualquier cosa menos básicos.
El formulario I-9 consta de tres secciones. La primera sección requiere que el empleado proporcione información personal como su nombre, dirección y fecha de nacimiento. También debe indicar su situación de autorización de empleo marcando una de las varias casillas previstas.
Esta información debe ser fácil de recibir por parte del empleado.
En la segunda sección, los empleadores son responsables de revisar y verificar los documentos presentados por el empleado como prueba de identidad y elegibilidad para el empleo. Entre estos documentos pueden figurar el pasaporte estadounidense, el permiso de conducir o la tarjeta de la seguridad social, por citar algunos.
En la tercera sección (si procede), los empleadores deben actualizar y volver a verificar cierta información cuando caduque la autorización de trabajo de un empleado o si se le vuelve a contratar en un plazo de tres años desde la finalización anterior. Esto no es algo que todos los empleadores tengan que hacer, e incluso si tienen que hacerlo, no lo harán con regularidad. Si no lo hace con frecuencia, podría olvidar partes importantes y ponerse a sí mismo y a su organización en peligro.
Tanto los empleados como los empresarios deben cumplimentar este formulario con exactitud y puntualidad para garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración. No hacerlo puede acarrear graves consecuencias, incluidas multas o cargos penales.
Errores más comunes: Los errores más comunes cometidos por los empleadores al completar el formulario I-9 incluyen la falta de información, fechas incorrectas, no firmar y fechar el formulario, y no completar el formulario dentro del plazo requerido. Es importante revisar y validar cuidadosamente toda la información proporcionada en el formulario para evitar posibles problemas.
El proceso I-9
El proceso I-9 es crucial para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos de inmigración. Consiste en verificar la identidad y la elegibilidad para el empleo de todos los empleados contratados en Estados Unidos.
Desglosemos este proceso en sus componentes clave.
En primer lugar, las empresas deben proporcionar a los nuevos empleados el formulario I-9 en un plazo de tres días a partir de la fecha de su incorporación. Este formulario requiere que los empleados presenten documentos específicos que establezcan su identidad y autorización de trabajo, como el pasaporte o el permiso de conducir y la tarjeta de la Seguridad Social.
Una vez que el trabajador ha cumplimentado la sección 1 del formulario, corresponde al empresario examinar y verificar la autenticidad de estos documentos cumplimentando la sección 2. Los empresarios deben asegurarse de revisar los documentos originales: las fotocopias o los faxes son inaceptables. Esto es más difícil en el caso de los trabajadores a distancia, por lo que RRHH debe disponer de tiempo suficiente.
Los empresarios deben recordar que no pueden especificar qué documentos concretos puede presentar un empleado de la lista que figura en el formulario I-9. Se aceptará cualquier documento. Se aceptará cualquier documento, siempre que un empleado presente documentación válida de la Lista A (que establece tanto la identidad como la autorización de trabajo) o una combinación de la Lista B (identidad) y la Lista C (autorización de trabajo), habrá cumplido con su obligación en virtud de este proceso.
Después de revisar y verificar estos documentos, los empleadores deben registrar con precisión la información pertinente en la Sección 2 del Formulario I-9. Los errores cometidos durante este paso pueden dar lugar a sanciones si se descubren durante una auditoría realizada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE).
Los empresarios también deben recordar que es necesario conservar los Formularios I-9 cumplimentados para mantener el cumplimiento. Estos formularios deben mantenerse separados de los archivos de personal, pero fácilmente accesibles para su inspección si así lo requieren las agencias gubernamentales. También es importante conservar estos documentos de forma segura, ya que el robo de datos de los empleados puede causar graves problemas.
Evitar errores comunes en el cumplimiento del I-9
Cuando se trata del cumplimiento de la normativa I-9, cometer errores puede salir caro. El incumplimiento de la normativa de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) puede acarrear cuantiosas multas y sanciones para las empresas.
Un error común es no cumplimentar correctamente la Sección 1 del formulario I-9. Los empleados deben facilitar su nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección y la información requerida. Los empleados deben proporcionar su nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección y otra información requerida. Los datos incompletos o inexactos pueden dar lugar a discrepancias que pueden levantar banderas rojas durante una auditoría.
Otro escollo es aceptar documentos no válidos como prueba de identidad o autorización de trabajo. Es esencial familiarizarse con las formas aceptables de identificación descritas por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS). Aceptar documentos caducados o que no figuren en el formulario I-9 puede acarrearle problemas.
Además, los empresarios a veces se olvidan de volver a verificar la elegibilidad para el empleo cuando es necesario. Si la autorización de trabajo de un empleado expira, haga un seguimiento antes de que caduque para mantener el cumplimiento. Si tiende a olvidar este tipo de cosas, el software de verificación I-9 puede ayudarle a recordárselo.
Además, el almacenamiento y la conservación inadecuados de los formularios I-9 también pueden dar lugar a problemas años después de la contratación de un empleado. Estos formularios deben mantenerse separados de los archivos de personal y almacenados de forma segura durante al menos tres años después de la contratación o un año después de la terminación - lo que ocurra más tarde.
Descuidar las autoauditorías periódicas aumenta las posibilidades de que se descubran incumplimientos durante las auditorías externas. Si realiza revisiones internas periódicas, podrá detectar posibles errores en una fase temprana y adoptar medidas correctoras con prontitud.
Todas las organizaciones deben seguir un proceso I-9 de calidad
Comprender y navegar por las complejidades de los procesos de cumplimiento del I-9 es esencial para cualquier organización que emplee trabajadores en Estados Unidos. Familiarizándose con los conceptos básicos del formulario I-9 y aplicando un enfoque exhaustivo y sistemático al proceso I-9, puede asegurarse de que su empresa sigue cumpliendo la normativa federal.
Si da prioridad a la formación adecuada del personal de RR.HH. implicado en la cumplimentación del formulario I-9, realiza auditorías internas periódicas y establece procedimientos claros para la conservación de registros, podrá minimizar el riesgo y mantener una cultura de cumplimiento dentro de su organización.
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