Uno de los ámbitos en los que los despachos pueden beneficiarse más de la tecnología es en la gestión del ciclo de vida de los documentos; al fin y al cabo, los documentos son el alma de la práctica jurídica. Sin embargo, para gestionar plenamente el ciclo de vida de los documentos, los despachos necesitan adoptar dos tecnologías claramente diferenciadas: la automatización de documentos y la gestión de documentos.
Aunque estas soluciones sirven para fines distintos, pueden trabajar juntas para permitir a las empresas aportar eficacia a todo el proceso documental, desde la creación hasta la colaboración y el almacenamiento.
Automatización de documentos frente a gestión de documentos
El ciclo de vida de un documento empieza con su creación, y aquí es donde entran en juego las herramientas de automatización de documentos. Una de las herramientas de automatización de documentos más populares del mercado actual es HotDocs. HotDocs permite a los equipos maximizar la eficiencia, minimizar los riesgos, mejorar el cumplimiento y mejorar la calidad de los documentos.
Con HotDocs, puede generar y montar nuevos documentos en una fracción del tiempo que ha tardado tradicionalmente, gracias a plantillas racionalizadas y a la automatización. HotDocs ayuda a detectar errores e imprecisiones que de otro modo podrían pasarse por alto. Las plantillas son personalizables, lo que significa que puedes asegurarte de que cumplen las normas empresariales internas y la marca interna de tu empresa.
Las herramientas de gestión de documentos, por su parte, permiten a las empresas almacenar y colaborar en esos documentos una vez creados. En la mayoría de los casos, las herramientas de gestión de documentos adoptan la forma de repositorios en línea o basados en la nube a los que pueden acceder fácilmente todos los empleados de una empresa. Estas herramientas proporcionan una organización integrada para todos los documentos de la empresa. Los sistemas de gestión de documentos más populares hoy en día son iManage y NetDocuments.
Disponer sólo de una herramienta de automatización de documentos o sólo de una herramienta de gestión de documentos es insuficiente para controlar por completo todo el proceso documental. Para gestionar mejor todo el ciclo de vida de los documentos, sobre todo en tiempos de trabajo a distancia, se necesitan soluciones de automatización y gestión de documentos que se integren y funcionen conjuntamente.
Ventajas de la integración
Cuando integra su solución de automatización de documentos y su solución de gestión de documentos, crea un ciclo de vida de los documentos más fluido que el que tendría con soluciones independientes. Aunque ninguno de los dos tipos de solución requiere integración para funcionar, ambos son más potentes cuando funcionan juntos.
La integración de la automatización y la gestión de documentos tiene una serie de ventajas significativas, entre las que se incluyen:
- Maximizar la potencia global de sus sistemas empresariales disponiendo de una tecnología que funcione a la perfección para crear el mejor resultado posible.
- Aumentar tanto la eficacia del proceso documental como la productividad de sus empleados al eliminar la necesidad de hacer malabarismos con varios sistemas.
- Aumento de la capacidad de control de la producción de documentos al poder gestionar todos los documentos en un único lugar de principio a fin.
- Aumentar su capacidad de gestión de riesgos aplicando la automatización a todo un repositorio centralizado de documentos.
- Eliminación de la duplicación de tareas relacionadas con los documentos, aumentando así su precisión
- Acelerar el crecimiento de la empresa creando una funcionalidad sin fisuras que permita a sus empleados realizar su mejor trabajo posible.
Para saber más sobre cómo otras empresas están conquistando el ciclo de vida de los documentos con la ayuda de HotDocs, puede leer estudios de casos aquí y aquí.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
