Los últimos 4 años no han sido amables con la comunidad inmigrante en EE.UU. Y no sólo para los propios inmigrantes. Un número récord de empresas de todo el país han sentido el escalofrío del ICE llamando a sus puertas.
Una notificación de inspección (NOI) del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) puede ser una bofetada en la cara -y en el bolsillo- para cualquier empresa que no esté debidamente preparada.
Las auditorías I-9 aumentaron un 375% en 2018 y, en general, 5X en los últimos cuatro años. Las normas y reglamentos para el cumplimiento del I-9 seguirán evolucionando, especialmente a medida que la nueva Administración de la Casa Blanca introduzca multitud de cambios bienvenidos en el sistema de inmigración.
Algunas otras cifras que deberían poner a su organización en alerta máxima:
- Casi 6.000 empleadores fueron auditados I-9 en 2018, y algunos esperan que ese número se agite más cerca de 10.000 cuando las cifras lleguen en 2020.
- En 2019 se emitieron multas por valor de 14 millones de dólares por infracciones del formulario I-9.
- La sanción media por un solo I-9 no conforme es de 1.862 dólares.
- El 76% de los formularios I-9 en papel tienen al menos un error (y un porcentaje similar se pierden o están incompletos).
¿Cómo se verá afectada su organización en caso de una auditoría del I-9? Sin los recursos y herramientas adecuados, podrían producirse grandes multas y sanciones, caos administrativo, interrupción de las operaciones comerciales e incluso detenciones. Una empresa californiana muy popular desde hace tiempo se vio obligada a cerrar sus puertas en 2020 debido a los resultados de una auditoría del ICE.
"Es una pérdida desgarradora", declaró la empresa en su página de Facebook. "El descubrimiento de un gran número de trabajadores no autorizados ha perturbado tanto las operaciones que no hemos tenido más remedio que cerrar".
La mayor sanción jamás impuesta por el ICE ascendió a la friolera de 95 millones de dólares contra una empresa que aceptó a sabiendas documentos falsificados de inmigrantes ilegales.
Las dificultades del cumplimiento del I-9
Pero una organización no tiene que engañar intencionadamente al gobierno para que se le impongan multas y sanciones en una auditoría del I-9. Con más de 1.200 normas y reglamentos, un manual de más de 100 páginas y 15 páginas de instrucciones, rellenar correctamente el formulario I-9 puede ser una tarea tediosa y compleja.
Y al igual que ha ocurrido con tantas facetas de la vida, la pandemia del COVID-19 ha dificultado aún más el proceso de cumplimentación del I-9. Con una mano de obra remota en pleno efecto, la incorporación es un procedimiento más exigente que en el pasado; es probable que su propio personal de RRHH trabaje desde casa, por lo que también está más alejado del proceso que antes.
Con todas estas complejidades, la mera mención de un Aviso de Investigación del ICE es suficiente para que incluso la organización mejor intencionada entre en pánico. Ahí es donde entra en juego Mitratech, su socio en el cumplimiento de las normas de inmigración.
Cómo preparar su auditoría I-9 con las mejores prácticas - un estudio de caso
Con un conjunto completo de herramientas de cumplimiento I-9, Mitratech trabaja con su equipo para garantizar la eficiencia operativa, la seguridad y el cumplimiento de todas sus necesidades de seguimiento I-9. Las herramientas automatizadas y basadas en la nube eliminan gran parte del estrés de una auditoría I-9.
Abercrombie & Fitch aprendió algunas lecciones importantes después de su auditoría, y posteriormente decidió cambiar a una solución de cumplimiento I-9 de Mitratech. ¿Las mejores prácticas que aprendieron de Mitratech?
- Desarrollar y aplicar un proceso de auditoría periódica:
- Revise periódicamente su sistema electrónico I-9, tanto los procesos electrónicos como los formularios finales cumplimentados.
- Hágalo a prueba de fallos: tenga protección contra errores integrada:
- Las protecciones incluyen: El I-9 no se puede presentar electrónicamente si los campos se rellenan incorrectamente o se dejan en blanco; no se pueden introducir documentos caducados.
- Quédatelo simple:
- Las instrucciones deben ser claras y concisas para los gestores locales responsables de crear el formulario I-9
- Asegúrese de que es un solución integrada:
- Asegúrese de que su software I-9 puede integrarse con cualquier sistema de seguimiento de solicitantes ya existente, garantizando que el formulario se cumplimenta en el momento de la contratación.
- Activar autenticación portátil:
- El programa informático I-9 debe permitir automáticamente el acceso a los gestores de un lugar determinado, aunque sean temporales.
La relajación de las restricciones a la inmigración bajo la Administración Biden supondrá más visados de trabajo y un camino más fácil hacia la ciudadanía (y el empleo) para muchos de los que ya están en el país.
También significa muchos más cambios en las normas y reglamentos. La necesidad de una solución de cumplimiento integral y automatizada nunca ha sido mayor. Obtenga más información sobre lo que el equipo de Cumplimiento I-9 de Mitratech puede hacer por usted.
