Operaciones jurídicas en evolución: ¿Por qué ser propietario de sus propios flujos de trabajo?

¿Por qué es importante poder personalizar y estandarizar los flujos de trabajo de las operaciones jurídicas? Hay muchas buenas razones y una solución muy sólida.

Cada departamento jurídico corporativo "posee" sus propios flujos de trabajo, más o menos. Son procesos y vías que han ido creciendo con el tiempo, las rutas por las que un equipo de Operaciones Jurídicas corporativo está acostumbrado a hacer las cosas, ya sea para el simple procesamiento de NDA o tareas más complejas que implican CLM o gestión de asuntos.

Pero, como hemos dicho, los equipos de operaciones jurídicas se están pasando a las herramientas de tecnología jurídica para hacerse cargo del proceso de llevar un proyecto del punto A al punto B. O, más a menudo, al punto Z y a todos los pasos y aprobaciones intermedios.

La automatización de los flujos de trabajo ha sido un regalo del cielo para la gestión y los servicios de operaciones jurídicas gracias a su capacidad para automatizar y estandarizar los procesos rutinarios, acelerarlos y eliminar los errores humanos y todos los quebraderos de cabeza que conllevan. Sin embargo, al adoptar la automatización de los flujos de trabajo de Operaciones Jurídicas, es importante evitar el exceso de inflexibilidad, o los usuarios pueden encontrarse en una situación en la que su calidad de servicio se vea realmente comprometida.

Personalización = servicio al cliente

Cada empresa u organización de servicio público es, hasta cierto punto, idiosincrásica. Así que el departamento corporativo de Operaciones Jurídicas siempre tiene que hacer frente a eso. Los flujos de trabajo de los servicios jurídicos que son adecuados para una empresa petroquímica mundial no lo serán para un laboratorio de investigación farmacéutica de tamaño medio.

Incluso dentro de un segmento específico, o dentro de la misma organización, va a ser necesario personalizar los flujos de trabajo y procesos de Legal Ops para producir resultados que se ajusten exactamente a las necesidades del departamento jurídico. Esa es la esencia misma del servicio al cliente.

Por desgracia, los procesos manuales tradicionales utilizados en los departamentos jurídicos solían estar "personalizados" hasta la saciedad. A veces no había doctrina para un proceso concreto, por lo que los flujos de trabajo de los proyectos eran improvisaciones sobre la marcha o, incluso cuando se seguía un plano, un caldo de cultivo para la falibilidad humana. Además, los directivos tenían que vigilar constantemente esos procesos para evitar que la gente los manipulara en exceso o los esquivara tanto que se perdiera eficacia o cumplimiento.

Tener un proceso estandarizado es algo bueno, siempre y cuando no sea excesivamente rígido. Así que la automatización del flujo de trabajo jurídico, con su promesa de linealidad y estandarización, es automáticamente la forma correcta de conseguirlo... ¿verdad?

¿Quién da servicio a quién?

Julio Verne dijo una vez: "A consecuencia de inventar máquinas, los hombres serán devorados por ellas". Muchos CIO y CTO de operaciones jurídicas han descubierto, al evaluar las aplicaciones de flujo de trabajo de operaciones jurídicas, que existe un dilema: encontrar un producto de software de automatización que ofrezca un nivel de estandarización adecuado para sus operaciones. Si es demasiado rígido e inflexible, la "máquina" acaba dictando su cultura y sus resultados.

Eso es lo que muchas organizaciones, no sólo de operaciones jurídicas, sino de muchos otros sectores, descubrieron al utilizar generaciones anteriores de software de automatización de flujos de trabajo, DTM y BPM. Estas plataformas de software imponían la adhesión a modelos de procesos establecidos, y cualquier personalización era difícil y lenta, salpicada de más de unas cuantas conversaciones agitadas con TI o desarrolladores.

Es vital que cualquier solución tecnológica de flujo de trabajo de Operaciones Jurídicas esté al servicio de los seres humanos implicados, y no al revés. Alcanzar ese equilibrio es la razón por la que los CIO y los CTO buscan herramientas de automatización de flujos de trabajo que incorporen flexibilidad y personalización, al tiempo que garantizan la estandarización, el cumplimiento y la gobernanza.

¿Por qué ser propietario?

Algunas de las principales razones por las que los equipos internos de operaciones jurídicas necesitan una solución de automatización de flujos de trabajo que les permita diseñar, publicar y almacenar sus propios flujos de trabajo personalizados:

• Optimizar la eficiencia y la velocidad: Los departamentos de operaciones jurídicas de las empresas sólo podrán alcanzar los objetivos financieros y de servicio que muchos de ellos se han fijado si son capaces de crear flujos de trabajo de operaciones jurídicas diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar los problemas. Para ello, es necesario que la plataforma de software elegida ofrezca flexibilidad para ajustar la optimización.
• Para maximizar la agilidad en caso de necesidad repentina. Por ejemplo, un equipo o departamento de operaciones jurídicas puede querer diseñar y almacenar flujos de trabajo diseñados para contingencias improbables o poco frecuentes propias de su línea de negocio concreta, o para hacer frente a retos normativos u otras emergencias.
• Potenciar la colaboración, que debe incluir cada vez más al ecosistema jurídico más amplio y a personas que no pertenezcan al equipo inmediato de operaciones jurídicas. Puede haber diferentes departamentos, clientes y partes interesadas que participen en diferentes proyectos, incluidos los abogados corporativos externos, y puede haber docenas de proyectos (¡como mínimo!) activos a la vez. Por lo tanto, es esencial personalizar los flujos de trabajo jurídicos para las diferentes configuraciones de los equipos.
• Garantizar una estandarización positiva: Una vez que un flujo de trabajo se ajusta perfectamente a un proceso rutinario específico, puede guardarse como plantilla y utilizarse una y otra vez. Las personas que lo utilizan pueden estar tranquilas sabiendo que "estandarización" significa que es específico de la tarea, probado y libre de angustias, e incorpora las mejores prácticas y normas propias de un departamento de operaciones jurídicas.
• Mejorar la moral. La satisfacción en el trabajo es mayor, sobre todo para los profesionales del Derecho, cuando pueden ejercer su inteligencia, experiencia y creatividad en un marco que refleja y aprovecha su conocimiento y competencia únicos, de modo que puedan hacer el mejor trabajo posible.

Pero, ¿cuál es la principal razón para exigir personalización y flexibilidad a la automatización del flujo de trabajo jurídico o a cualquier otra tecnología de procesos destinada a ayudar a evolucionar los flujos de trabajo de Operaciones Jurídicas y todo el ecosistema de Operaciones Jurídicas? Muy sencillo: El proceso nunca debe comprometer al profesional.

Evolución de las operaciones jurídicas: con tecnología, pero dando poder a las personas

El departamento de operaciones jurídicas se encuentra inmerso en un intenso periodo de evolución e innovación, en el que los responsables de TI tratan de decidir qué nuevas herramientas adoptar y cómo utilizarlas. Hay muchas preguntas pendientes sobre a dónde nos llevará esta evolución y cómo afectará a los departamentos jurídicos internos y a las empresas a las que sirven.

Para comprender mejor estas complejidades, es valioso escuchar los puntos de vista informados de cada lado de la situación: tecnólogos, analistas, responsables de operaciones jurídicas y otras personas con experiencia práctica en la aplicación de nuevas y brillantes herramientas de tecnología jurídica, como soluciones de automatización para los flujos de trabajo de operaciones jurídicas, a los retos que se avecinan.

Por eso hemos grabado un seminario web gratuito en línea, MISIÓN: IMPERATIVO - Cómo la tecnología está evolucionando el papel de Operaciones Legalesen el que participarán algunos de los expertos más respetados en tecnología de operaciones jurídicas. [ACTUALIZACIÓN: Echa un vistazo a la webinar grabada a través de la caja de abajo].