Un proveedor nacional de servicios a empresas se enfrentaba a un difícil reto en su generación de contratos. El problema se debía a que los representantes de ventas independientes utilizaban inadvertidamente un formulario de contrato obsoleto o, en algunos casos, elegían el formulario equivocado. Además, la empresa descubrió que sus representantes distribuidos por todo el país modificaban los contratos ad hoc para cerrar acuerdos. Como señaló un representante de la empresa, esta práctica era "estupenda para las relaciones con los clientes", pero "devastadora para el control de los contratos".
Para resolver el problema, la empresa eligió el software de generación de documentos HotDocs. En primer lugar, la empresa transformó sus contratos de gran complejidad (docenas de páginas y cientos de puntos de datos) en una aplicación de procesos. Utilizando HotDocs Developer, los trabajadores del conocimiento fusionaron variables simples y calculadas en los documentos, y se definieron reglas que controlaban la inclusión/exclusión de cláusulas individuales. Por último, se creó una sofisticada entrevista (secuencia de formularios interactivos de recogida de datos).
Esta entrevista, que guiaba a los representantes a lo largo de todo el proceso de recopilación de datos, validaba las respuestas numéricas y de fecha por rango y proporcionaba recursos de ayuda específicos para cada pregunta, obligaba a los representantes a cumplir las propias políticas de contratación de la empresa. En palabras de un representante de la empresa, la entrevista "no dejaba margen de error".
Además de resolver el problema de cumplimiento de la empresa, HotDocs aportó otras ventajas. La formación del personal de ventas en el proceso de contratación es fácil y eficaz. La generación de contratos es mucho más eficiente y prácticamente se ha eliminado el riesgo derivado de la redacción de contratos ad hoc.
"Como resultado directo de la implantación de HotDocs, tenemos menos problemas contractuales y un presupuesto legal menor en proporción a los ingresos", declaró el portavoz de la empresa. "También hemos liberado tiempo de nuestros ejecutivos de ventas y aumentado nuestra protección jurídica: tenemos un presupuesto nulo para costes de litigios".
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
