Visión general
Los bufetes de abogados son empresas que requieren un gran número de personas. Steptoe & Johnson LLP, con sede en Washington D.C., cuenta con unos 1.100 empleados repartidos en nueve oficinas de nueve ciudades diferentes y cuatro países, por lo que se preocupa especialmente por la seguridad de su plantilla y la preparación ante emergencias. Steptoe & Johnson LLP es un bufete de abogados de gran prestigio que ha experimentado un importante crecimiento en la última década. Con más de 1.100 empleados, Steptoe ha sido un recurso fiable y un firme defensor de sus clientes en todo el mundo.
Con la amenaza de interrupciones en la continuidad del negocio creciendo cada año, el equipo ejecutivo sabía que necesitaba un proceso para proteger su ventaja más importante y estratégica: su plantilla. La idea de que una crisis o emergencia interrumpiera el excelente servicio de Steptoe era impensable. Steptoe eligió Preparis Alerts y confió en el portal web para obtener información, formación y herramientas de preparación. La empresa cuenta ahora con estrategias prácticas y una mayor confianza en toda la organización, especialmente entre los más de 100 miembros de su equipo de crisis.
El desafío
Una aparente escalada de amenazas globales de desastres naturales, terrorismo, pandemias y violencia en el lugar de trabajo urgió a Steptoe a asegurarse de que estaba haciendo todo lo posible para garantizar que sus empleados estuvieran preparados ante cualquier emergencia. Hacía años que se planificaba la continuidad de las operaciones de la empresa, y los equipos de operaciones y consultores habían trabajado diligentemente en la actualización de los planes de continuidad de las operaciones y de recuperación en caso de catástrofe. Al pasar del papel a los sistemas digitales, Steptoe se dio cuenta de que debía haber una forma mejor. Margaret Cameron Loukas, directora sénior de recursos humanos de Steptoe & Johnson LLP, se preocupa constantemente por la seguridad de los empleados de Steptoe.
Desde el año 2000, hemos experimentado un rápido crecimiento. Cada una de nuestras oficinas necesitaba un plan de emergencia que abordara sus problemas de seguridad particulares. Por ejemplo, nuestras oficinas de Los Ángeles están en una zona sísmica, mientras que las de Nueva York se encuentran en un gran rascacielos con múltiples problemas internos y externos. El momento era crítico, con varias amenazas en aumento.
Margaret Cameron Loukas, Directora Senior de Recursos Humanos, Steptoe & Johnson LLP
El equipo quería consolidar los esfuerzos anteriores, aprovechando lo que ya había aprendido y utilizando al mismo tiempo las nuevas tecnologías. "Realmente queríamos convertirnos a una plataforma más sofisticada que ofreciera formación en profundidad a nuestros más de 100 miembros del equipo de crisis".
La Sra. Cameron Loukas y el director de operaciones de la empresa identificaron varias características deseadas:
- Un sistema completo y fácil de usar
- Una solución alojada para un acceso global
- Información actualizada sobre una amplia variedad de amenazas, desde la violencia en el lugar de trabajo hasta las catástrofes naturales y las pandemias.
- Acceso a expertos para resolver problemas específicos
- Herramientas de comunicación por SMS y correo electrónico
- Fácil administración
La solución
Cameron Loukas encontró una nueva solución basada en un portal llamada Preparis Alerts. Preparis Alerts no requería mantenimiento de software porque es una solución alojada de software como servicio. Permitió a Steptoe establecer un portal único y personalizado al que podían acceder los más de 1.100 empleados para recibir formación e información sobre las respuestas adecuadas en caso de emergencia.
Al proporcionar a nuestra plantilla las mejores herramientas y formación de un recurso de confianza como Agility Alerts (Preparis), esperamos mejorar significativamente su capacidad para navegar virtualmente a través de cualquier amenaza o catástrofe.
Cameron Loukas Director de Operaciones, Steptoe & Johnson
"Preparis encajaba muy bien", continúa Cameron Loukas, "especialmente la función de mensajes de texto... aprendimos que no siempre es posible confiar en la comunicación por teléfono móvil para llegar a todos tus empleados."
El despliegue de las alertas se hizo por etapas, encabezadas por Katie Santoro, de recursos humanos. Katie cree que un equipo de crisis bien formado puede marcar una gran diferencia en lo bien preparado que se está para hacer frente a una amenaza. "Preparis nos ha animado a tener un plan integral que garantice que todos nuestros empleados están informados y preparados para las emergencias".
Resultados
El objetivo de esta formación continua y de la difusión de información es que los empleados de Steptoe tengan la confianza y la comprensión necesarias para responder adecuadamente en caso de emergencia. Ya consideran que están cumpliendo ese objetivo.
"De hecho, hemos recibido elogios por nuestra preparación", afirma Cameron Loukas. "Cuando recibes un premio de la dirección del edificio más alto de Los Ángeles por sus excelentes procedimientos de evacuación en caso de incendio, sabes que estás haciendo algo bien". Steptoe dice que agradece las actualizaciones por correo electrónico del equipo de expertos de Preparis.
Las Alertas Preparis cubrieron una pandemia en pleno susto, proporcionaron información sobre las precauciones de viaje durante un atentado terrorista, añadieron comprensión durante los grandes terremotos e infundieron confianza general en el programa a toda la plantilla de Steptoe.
"La seguridad nunca puede garantizarse al 100%", afirma Cameron Loukas. "Pero al proporcionar a nuestra fuerza de trabajo las mejores herramientas y la formación de un recurso de confianza como Preparis Alerts, esperamos mejorar significativamente su capacidad para navegar a través de prácticamente cualquier amenaza o desastre. Nuestros empleados significan el mundo para nosotros, y una plantilla global presenta retos que Preparis ayuda a superar."
Puntos clave de esta historia de éxito
- Disponga de un programa de continuidad de la actividad que tenga en cuenta las múltiples oficinas o ubicaciones que pueda tener y cómo todas ellas trabajan juntas para que la empresa funcione.
- En lugar de colocar tus planes en una carpeta en un estante para que cojan polvo, tenlos a disposición de todos y accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Tener acceso a una base de conocimientos sobre una amplia variedad de posibles amenazas reducirá la cantidad de tiempo que tendrá que dedicar a investigar una crisis cuando se produzca.
- Un sistema de mensajería de emergencia bidireccional que pueda enviar un correo electrónico, SMS y mensajes de voz y recibir y registrar los mensajes devueltos por los destinatarios originales es ideal para la mensajería de emergencia procesable.
- Debe disponer de una forma sencilla de gestionar su programa de continuidad de negocio que le permita contabilizar qué empleados han recibido formación específica y cuáles no, analizar informes sobre incidentes pasados, etc.
- Forme y pruebe periódicamente sus planes y mensajes de emergencia.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
