Ventajas de la automatización de documentos en las cadenas de suministro y la logística

Las cadenas de suministro, y la logística que las acompaña, han sido un quebradero de cabeza en los últimos años. Una pandemia mundial, el mal tiempo en Texas y unos precios del combustible por las nubes son sólo algunos de los obstáculos que se han sumado al reciente problema de la cadena de suministro en todo el mundo.

Cada buque portacontenedores parado o cada flota de camiones sin conductor de los que se oye hablar requiere una gran cantidad de datos que hay que clasificar y procesar. Incluso durante los años en los que la cadena de suministro fluye sin problemas, sigue siendo necesario procesar grandes cantidades de datos. De hecho, hay aún más datos volando cuando la mercancía está realmente en movimiento. Aquí es donde entra en juego la necesidad de automatizar los documentos en la cadena de suministro y la logística. 

En el transporte se mueven tanto datos como productos.

La "cadena de suministro y logística" solía conocerse simplemente como "transporte marítimo". Las empresas individuales se especializaban en cosas como el transporte por camión, ferrocarril, buques oceánicos reales, etc. En el mundo actual del transporte intermodal, en el que las empresas mueven mercancías de múltiples maneras por todo el mundo, las cosas se han complicado mucho más. De ahí que haya surgido un nombre más elegante y descriptivo, y una infraestructura alucinante para controlarlo todo. 

Parte de esa infraestructura pasa por incorporar la automatización de documentos a la cadena de suministro y la logística. Usted ha visto una versión de la automatización cuando un repartidor le entrega un aparatito y le pide que haga una aproximación de su firma en una pantalla diminuta. En otros tiempos, firmabas en una pequeña pila de papel con hojas de carbón entre las páginas y guardabas una de ellas para tus archivos. Hoy, firmas en la pantalla y aparece un registro de la entrega en tu correo electrónico antes incluso de que el camión de reparto se ponga en marcha.

No todas las empresas son grandes corporaciones intermodales con aparatos sofisticados que rastrean los envíos y las entregas. Incluso las grandes empresas contratan a veces a compañías de baja tecnología que utilizan documentos en papel de la vieja escuela para mantenerse organizadas desde el proveedor hasta el almacén, desde el vehículo de entrega hasta el destino final y cualquier otro punto del camino. Éstas son las que más necesitan aprender sobre la automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística.

Incluso con la tecnología, sigue habiendo un rastro de papel.

En el mundo de la cadena de suministro y la logística hay todo un rastro de papel -facturas, conocimientos de embarque, formularios de aceptación de entrega, por nombrar sólo algunos hitos- y es necesario que fluya sin problemas si queremos que ese artículo que pedimos llegue del Punto A al Punto B en un tiempo razonable (sin llegar, en cambio, al Punto C). 

Algunos documentos están directamente relacionados con el comprador, pero otros, como los documentos legales, están estrictamente destinados a facilitar el comercio interestatal y/o internacional. Viajar entre un punto A y un punto B puede implicar cruzar varias fronteras, y no está garantizado que el siguiente cruce de fronteras sea igual que el anterior. Las normativas internacionales e interestatales pueden variar en muchos aspectos, excepto en uno: todas exigen una estricta adhesión y cumplimiento antes de que lo que sea que esté trasladando pueda ir a ninguna parte. Los documentos requeridos deben cumplimentarse con el máximo cuidado; la información incorrecta provoca retrasos en los envíos, pérdidas de dinero y clientes descontentos.

Considere la automatización de documentos para la cadena de suministro y la logística.

Lo que todo esto significa es que hay un barco cargado (o un camión cargado, o un tren cargado) de información que viaja con un artículo que se envía. En un mundo manual, eso se traduce en cientos e incluso miles de documentos que pasan por muchas manos y lugares a medida que las mercancías recorren el país y el mundo.

Los documentos en papel no tienen nada de malo, siempre que se puedan encontrar y que los bordes rasgados, las manchas de café o la letra atroz no los hayan dejado inservibles. Un pequeño error puede provocar grandes retrasos y costar mucho dinero a una empresa, por no hablar de la pérdida de reputación. 

Cuando sólo hay una copia de un documento en un lugar determinado en un momento dado, la pérdida de ese documento puede causar muchos problemas. La automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística permite almacenar datos en una fuente central y recuperarlos en un momento dado en distintos puntos de la cadena de suministro, utilizando plantillas electrónicas que permiten recuperar documentos, volver a emitirlos e incluso imprimirlos en papel. Y como el sistema de automatización de documentos está diseñado para ser minucioso, puede estar seguro de que cualquier documento generado cumplirá al 100% todas las normas relativas al envío. 

Los datos centralizados y bien actualizados también eliminan el riesgo de que se modifiquen accidentalmente los precios, se identifiquen erróneamente los destinos o se produzca cualquier cantidad de errores costosos. He aquí otras cosas que la automatización puede ayudar a evitar a las empresas:

• Mercancías amontonadas en un puerto o muelle de carga porque no se pueden realizar las firmas correctas.
• Producto sentado en un paso fronterizo porque "Sus papeles no están en regla"
• Cobrar tasas por documentación incompleta o multas por dejar los envíos en un lugar más tiempo del contratado.
• Pagar a los empleados para que pierdan el tiempo rectificando errores evitables

Todos los trabajos conllevan quebraderos de cabeza, pero la aplicación de la automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística puede ayudar a que los dolores de cabeza del transporte intermodal sean pocos y distantes entre sí.