¿Debería el abogado interno controlar las partidas y supervisar la revisión de la factura legal de su empresa, o debería subcontratarla?
Facturas legales: no se puede vivir con ellas, no se puede ganar dinero sin ellas. Cuando los bufetes de abogados facturan su tiempo y sus gastos, es fundamental estar al tanto de lo que se paga (y cuándo) para controlar el gasto legal externo y garantizar el cumplimiento. Las partidas incorrectas, las descripciones imprecisas, las infracciones de las directrices o la facturación en bloque deben señalarse y recibir la respuesta adecuada, pero ¿debería recaer todo esto en los ocupados revisores internos?
Con la actual demanda de rapidez y eficacia, el tiempo de un departamento interno podría emplearse mejor en otra cosa, por lo que muchos equipos con visión de futuro están estudiando la posibilidad de la revisión externa de facturas legales. Profundicemos en los entresijos del proceso de revisión de facturas, incluyendo cómo evaluar si la externalización es el paso adecuado para su empresa.
Un breve resumen: ¿Qué es la revisión de facturas legales y quién la supervisa?
Revisar las facturas legales línea por línea y destacar cualquier infracción de las directrices o actividad no conforme -lo que se conoce como revisión de facturas legales- tradicionalmente recae en los equipos legales internos o en personal especializado. La revisión de facturas legales exige transparencia; con ella, se cumplen las directrices de facturación y las condiciones de contratación, y se realizan los ajustes necesarios en las facturas.
Más allá de capturar y ayudar a reducir el gasto legal, la revisión de facturas legales (cuando se hace correctamente) puede ayudar a impulsar decisiones más basadas en datos, cumplir con los plazos y garantizar que un bufete de abogados cumpla con las políticas, directrices y normas éticas. Pero también puede ser un proceso que consuma mucho tiempo, y cuando se hace manualmente, la revisión de facturas legales se convierte en una pesadilla presupuestaria y de cumplimiento.
¿Debería externalizar la revisión de su factura legal?
La revisión de las facturas legales suele delegarse en los abogados y el personal de apoyo jurídico del departamento jurídico de la empresa porque tienen un conocimiento innato de los objetivos legales de la empresa, una visión de cada caso y una relación con el abogado externo que debería deberían poder decirles si se les está facturando a tiempo y con exactitud. Pero, ¿es siempre así? He aquí cinco preguntas que hay que plantearse a la hora de evaluar si su equipo debería justificar la externalización de la revisión de facturas legales:
¿Su personal jurídico interno está demasiado disperso o agotado?
Según una encuesta de Juro y Wilson Sonsiniel 67% de los abogados se sienten atrapados en tareas de poco valor, como buscar manualmente en plantillas, responder a consultas básicas y revisar facturas legales. Descargar el proceso de revisión de facturas no sólo agiliza las aprobaciones y los pagos, sino que también deja más tiempo al personal interno para centrarse en el trabajo importante y de alto valor. Esto también sienta las bases para que los empleados se sientan más comprometidos y realizados, lo que mejora el bienestar general y ayuda a reducir la rotación.
¿Existe la posibilidad de un conflicto de intereses en las relaciones de su empresa?
La objetividad es esencial en la gestión de las relaciones con los bufetes. Si su equipo interno de revisión tiene una estrecha colaboración con sus bufetes de abogados -o incluso proceden de los propios bufetes externos-, podría haber dudas a la hora de hacer cumplir las directrices de facturación o de mantener las conversaciones difíciles sobre gastos, lo que llevaría a incurrir en costes adicionales o incluso a incumplimientos. Un socio de facturación legal de confianza, en cambio, ofrece una gestión objetiva de las directrices de facturación, expertos dedicados para responder puntualmente a las consultas de los asesores externos y un proceso de apelación rápido y eficaz para resolver las dudas de forma oportuna y coherente. Esto garantiza que la relación entre el departamento jurídico de la empresa y los asesores externos permanezca intacta, al tiempo que se respetan todos los acuerdos de facturación.
¿Es el número de empleados un reto?
Muchos departamentos jurídicos de empresa resuelven la carga administrativa de su equipo interno contratando personal adicional específicamente para la revisión de facturas legales. Desgraciadamente, es casi imposible anticiparse a los constantes cambios en la carga de trabajo: ¿cómo contratar a la cantidad "adecuada" de personas cuando un mes es lento y el siguiente es abrumador? Además, hay que tener en cuenta la importante cantidad de formación que supone para un asociado interno, que podría aumentar si se incrementa la rotación (y hoy en día hay una gran demanda de revisores de facturas jurídicos competentes). Para evitar absorber gastos generales cuando hay exceso de personal o un rendimiento insuficiente cuando aumenta la carga de trabajo, un equipo subcontratado ofrece una forma cómoda y coherente de garantizar que se utiliza la cantidad adecuada de recursos, siempre.
¿Está recopilando los datos analíticos adecuados?
Incluso si su equipo interno está al día con sus facturas legales, ¿están recopilando información que podría conducir a una mejor toma de decisiones y coherencia en el futuro? Por ejemplo, ¿puede analizar y clasificar sus gastos por zona geográfica, tipo de asunto, empleado, etc., para identificar las tendencias de rendimiento y asignar los gastos a las empresas con mejores resultados? Algunas de las mejores plataformas de revisión de facturas legales ofrecen datos basados en la tecnología para respaldar el análisis de los honorarios y gastos de abogados de su equipo, ayudándole a optimizar sus gastos y previsiones.
IA + experiencia humana de terceros: La clave para optimizar la revisión de facturas legales
Si la externalización de la revisión de facturas legales parece ser el paso adecuado para su equipo, merece la pena encontrar una plataforma integrada que combine la revisión de facturas mediante IA con la revisión humana por terceros. Esto no solo reduce la carga de la revisión de facturas, sino que también ofrece datos de gastos más precisos, procesables y fiables que puedes aprovechar. El enfoque es doble:
- En profundidad análisis de IA / ML identifica automáticamente artículos no conformes, errores, facturación bloqueada y mucho más. El aprendizaje automático puede ayudar a su equipo a mejorar la precisión de los datos de facturación en más de un 70 %.
- Los expertos en revisión jurídica intervienen con un enfoque manual para captar incluso las partidas de facturas matizadas y no conformes, ofreciéndole una imagen completa de sus gastos jurídicos con contexto.
Todos salen ganando: usted mejora la eficacia de su equipo interno y aumenta la previsibilidad de los pagos para los abogados externos.
