Consejos para revisar el plan de pandemia de su proveedor
La planificación tradicional de la continuidad del negocio y la pandemia requiere que la dirección siga un proceso periódico de planificación, preparación, respuesta y recuperación.
Según la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA), "Con el 85% de las infraestructuras críticas de la nación en manos del sector privado, el plan de continuidad de la actividad empresarial desempeña un papel vital para garantizar la preparación y respuesta nacionales ante una pandemia".
Sin embargo, existen diferencias claras entre la planificación de la continuidad del negocio y la de la pandemia. La Planificación de la Continuidad de Negocio y la Recuperación de Desastres (BCP/DR), a menudo denominadas Resiliencia y Recuperación respectivamente, tienen en cuenta los efectos de diversos acontecimientos como desastres naturales o provocados por el hombre, interrupciones técnicas y violaciones de la ciberseguridad. Estos sucesos pueden diferir en cuanto a su gravedad, pero suelen ser de menor duración o de alcance limitado.
La planificación de una pandemia se define por un conjunto único de obstáculos, dado que el impacto es mucho más difícil de determinar debido a la diferencia de escala y a la duración desconocida. Como resultado, el Plan Pandémico debe ser lo suficientemente flexible como para responder a una gama extrema de posibles efectos que podrían resultar de una pandemia. Lo más importante es que la Planificación para Pandemias debe reflejar el tamaño, la complejidad y las actividades comerciales de la institución.
Por qué debería importarte
Ningún individuo u organización es inmune a los efectos adversos que podrían derivarse de un acontecimiento pandémico. La economía mundial debe prepararse y adaptarse a los efectos de una catástrofe pandémica que será generalizada y amenazará no sólo a una región o zona geográfica limitada, sino potencialmente a todos los continentes. Además, es esencial planificar múltiples oleadas de brotes que podrían durar de dos a tres meses y producirse a lo largo de un año o más.
Las pandemias pondrán a prueba la preparación y la respuesta de todos los departamentos, desde los de gestión de riesgos, RRHH y C-Suite hasta los de seguridad, mantenimiento y conserjería. Una planificación y una preparación previas poco rigurosas pueden desencadenar una cascada de fallos, como la insuficiencia de recursos y procedimientos y la formación inadecuada de los trabajadores esenciales.
La planificación ante una pandemia es un riesgo operativo, pero también incluye riesgos estratégicos y de reputación. Garantizar que los proveedores disponen de un plan adecuado contra la pandemia minimiza las interrupciones de los procesos y retrasos operativos, la pérdida de datos y mantiene la confianza de sus clientes.
En qué fijarse
Lo más probable es que su organización ya cuente con un plan para pandemias. Pero, ¿y sus proveedores? La gestión integral del riesgo de pandemia abarca la interdependencia crítica, lo que significa que un fallo en uno de sus proveedores es también un fallo en su organización.
5 factores principales a tener en cuenta al revisar el plan de pandemia de su proveedor:
- Programa preventivo
Reduce la probabilidad de que las operaciones de un proveedor se vean gravemente afectadas por un evento pandémico. Un Programa Preventivo debe incluir: vigilancia de posibles brotes, educación de los empleados, comunicación y coordinación con proveedores de servicios críticos y proveedores, así como proporcionar formación y herramientas de higiene adecuadas a los empleados.
- Estrategia documentada
Escala los esfuerzos pandémicos del proveedor para que sean consistentes con los efectos de una etapa particular de un brote pandémico. Una estrategia documentada implica definir parámetros de actuación basados en diferentes supuestos, es decir, primer caso en el extranjero, primer caso en Estados Unidos, primer caso dentro del propio proveedor. Asegúrese de que la estrategia esboza planes adicionales sobre cómo se recuperará ese proveedor de una oleada pandémica y los preparativos adecuados para cualquier oleada u oleadas siguientes.
- Marco global de instalaciones, sistemas o procedimientos
Proporciona al proveedor la capacidad de continuar sus operaciones críticas en caso de que gran parte del personal no esté disponible durante periodos prolongados. Los procedimientos incluyen medidas de distanciamiento social, como el trabajo a distancia y el redireccionamiento de los clientes a servicios en línea, así como actuaciones de los funcionarios de salud pública y de la administración.
- Programas de pruebas
Validar que las prácticas y capacidades de planificación para pandemias del proveedor son eficaces y permitirán que continúen las operaciones críticas.
- Programas de supervisión
Confirme que el proveedor implementa un monitoreo continuo con revisiones y actualizaciones constantes del plan pandémico para que las políticas, normas y procedimientos incluyan la información más actualizada y relevante.
Una solución VRM puede ayudar
La validación y revisión del plan de preparación y respuesta ante pandemias de un proveedor requiere una solución de gestión de riesgos de proveedores (VRM) configurable y escalable. Reaccione rápidamente ante una pandemia inesperada con herramientas y funciones automatizadas que refuerzan los sistemas existentes en lugar de desarrollar otros nuevos. Las características ideales de VRM incluyen:
Evaluación de la preparación ante una pandemia
La base de un plan pandémico es una evaluación de riesgos de los efectos potenciales de una pandemia sobre la capacidad de mantener o ampliar las operaciones. Una evaluación de la preparación ante una pandemia debe incluir cuestionarios que informen sobre componentes vitales ajenos al proveedor, como la resistencia de las cadenas de suministro de bienes y servicios esenciales.
Concentración del riesgo geográfico del vendedor
En casos normales de BCP/DR, la actividad maliciosa, las interrupciones técnicas y los desastres naturales/provocados por el hombre normalmente sólo afectarán a un área geográfica, instalación o sistema específico. En el caso de una pandemia, podría haber una o varias oleadas de impactos que podrían afectar a regiones de forma diferente en términos de momento, gravedad y duración.
Las soluciones de VRM robustas tienen mapas de concentración de riesgos geográficos que rastrean los datos de ubicación de sus proveedores, proporcionando información sobre la dependencia excesiva de una organización de un único proveedor tercero o cuarto y/o región geográfica. Por ejemplo, es posible que desee determinar cuántos de los centros de llamadas de sus proveedores se verán más afectados por un elevado absentismo debido a una enfermedad o un desastre natural.
No se puede minimizar ninguna parte de su negocio cuando se considera la preparación ante una pandemia. Asegúrese de que su organización, y sus proveedores externos e internos, cuentan con un plan integral para pandemias. Incluso con planificación, durante y después de una pandemia siempre pensará que no planificó lo suficiente. Necesita una potente solución de gestión de riesgos de proveedores que pueda reducir su carga de trabajo y garantizar una preparación de calidad ante una pandemia.
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