En otro post titulado "¿Cuánto cuesta HotDocs?" hice un breve resumen de cada uno de nuestros productos y de la distinta función que desempeña cada uno. Como escribí sobre nuestro nuevo producto SaaS HotDocs Document Servicesme di cuenta de que una de sus funciones más interesantes, las Entrevistas con clientes, es tan revolucionaria que merecía un artículo propio. La función Entrevistas con clientes permite enviar entrevistas de HotDocs a otros usuarios de HotDocs o a personas ajenas a la organización por correo electrónico o publicando enlaces en el sitio web.
¿Qué es una entrevista HotDocs?
Una entrevista HotDocs es una herramienta de preguntas y respuestas que se utiliza para recopilar la información que desea combinar en su plantilla. Por ejemplo, si estuviera confeccionando un formulario de solicitud de préstamo, podría utilizar una Entrevista HotDocs para introducir el nombre, la puntuación crediticia, el importe del préstamo, etc. de cada solicitante. Estas entrevistas pueden recopilar toda la información que necesite para elaborar un documento y garantizar que éste se cumplimenta correctamente, lo que le ahorrará mucho tiempo. Además, puede guardar las respuestas que haya utilizado anteriormente y reutilizarlas cada vez que elabore un documento para un caso similar (por ejemplo, si la solicitud de préstamo de nuestro ejemplo anterior fuera aprobada, podría utilizar la información que ya recopiló para el contrato de préstamo en un borrador para una hipoteca). En pocas palabras, las Entrevistas HotDocs son la clave para una producción de documentos rápida y precisa.
¿Qué son las entrevistas con clientes?
Las entrevistas a clientes son una nueva función que permite a los usuarios de Document Services desplegar entrevistas HotDocs a través de la web. Antes, las entrevistas debían rellenarse en la aplicación de escritorio de HotDocs. Sin embargo, con las Entrevistas con clientes, ahora puede enviar una entrevista a un compañero de trabajo que disponga de datos específicos que sólo él pueda proporcionar o puede enviar un enlace a la entrevista directamente a un cliente.
¿Por qué utilizar las entrevistas con clientes?
Antes de que aparecieran los Document Services, el proceso de elaboración de un documento automatizado era más o menos así: Usted se reúne con el cliente y obtiene los datos pertinentes (por ejemplo, nombre, fecha de nacimiento, número de hijos, etc.) escribiéndolos en papel o en un ordenador. A continuación, usted u otra persona de su organización toma la información recopilada, la introduce en una entrevista HotDocs y elabora el documento.
Por otro lado, con la función Entrevistas con clientes de Document Services, puede ahorrar aún más tiempo al eliminar el segundo paso de hacer que alguien transfiera los datos de su bloc de notas u ordenador a HotDocs. Ahora puedes enviar por correo electrónico a tu cliente un enlace a la entrevista. El cliente, que obviamente es un experto en su información personal, introduce algunos o todos los datos que necesitas directamente en una entrevista HotDocs y te la envía de vuelta, con lo que la producción final del documento es pan comido. También puedes poner enlaces a las entrevistas directamente en tu sitio web en lugar de enviarles el enlace por correo electrónico. Esta nueva función ya está permitiendo a muchas organizaciones agilizar aún más su proceso de creación de documentos HotDocs.
En resumen, las entrevistas con clientes le permiten preocuparse menos por el proceso de producción de documentos y centrarse más en su negocio. Elimina el molesto paso, a veces propenso a errores, de introducir la información del cliente en una entrevista.
Espero que esto te ayude a entender un poco mejor las Entrevistas HotDocs y las Entrevistas con clientes. No dudes en dejar tus comentarios a continuación:
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
