¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (GLC)?
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es un término sencillo: Según la definición de Gartner, las soluciones de CLM gestionan los ciclos de vida de los contratos y acuerdos que afectan a una organización.
Pueden incluir acuerdos contractuales internos o con terceros, como subcontratación, confidencialidad, propiedad intelectual (PI), empleo y otras licencias.
CLM agiliza y automatiza los procesos asociados al ciclo de vida de estos contratos, desde la solicitud inicial hasta la negociación, aprobación, ejecución, almacenamiento, gestión del cumplimiento, modificaciones, gestión de disputas, informes, archivo, etc.
No gestionar adecuadamente sus contratos puede exponer a su empresa a riesgos y posibles pérdidas financieras. Una solución de gestión de contratos eficaz proporcionará una gestión integral e información práctica en cada fase del proceso, eliminando los cuellos de botella, minimizando el riesgo y reduciendo la posibilidad de errores. Ayuda a simplificar el proceso, servir a sus clientes e impulsar el valor de su organización.
Etapas de la gestión del ciclo de vida de los contratos
El ciclo de vida de un contrato consta de muchas tareas, desde su creación (que puede variar desde un simple acuerdo de una sola página hasta una larga lista de especificaciones), pasando por el proceso de negociación y el proceso de aprobación. Tras el proceso de aprobación, está la administración del contrato, la aplicación de los términos acordados y la elaboración de informes y la gestión.
La mayoría de los flujos de trabajo de gestión de contratos constan de cinco etapas:
Creación
El departamento jurídico suele encargarse de la creación de contratos, pero es un proceso que puede llevar semanas. Es crucial que se redacte con precisión, sin lagunas ni cláusulas perdidas.
El potencial de error es alto, pero una oferta de software CLM puede reducir la cantidad de tiempo dedicado a la creación de contratos con el montaje automatizado de documentos adaptados a cada compromiso. Esto agiliza el proceso, reduciendo el tiempo hasta la obtención de ingresos y los gastos asociados, al tiempo que minimiza los riesgos financieros, legales y de contratación. También ayuda a mantener la integridad del contrato a medida que pasa por múltiples partes.
Negociación
El periodo de negociación puede implicar varias rondas de revisiones, algunas de las cuales pueden requerir comparar versiones anteriores de los documentos con las actuales. Las largas negociaciones alargan el ciclo de vida de los contratos, lo que reduce su valor.
El software CLM almacena y gestiona todos los contratos en un único lugar, lo que le permite acceder de forma clara y sencilla a registros precisos de ediciones y modificaciones anteriores. Los análisis avanzados, las técnicas de procesamiento del lenguaje natural (PLN) y la información basada en datos pueden ayudar a su equipo a llegar a un acuerdo más rápidamente.
Aprobación
En esta fase, los contratos aún pueden venirse abajo: cuando los documentos físicos cambian de manos varias veces, es mucho más probable que se produzcan retrasos o, peor aún, que se realicen cambios o aprobaciones sin una pista de auditoría.
Una buena solución de CLM configura los flujos de trabajo y automatiza partes de este proceso de aprobación; las partes interesadas pueden recibir notificaciones automáticas cuando un documento está listo para su revisión, y se mantienen registros de todas las aprobaciones y cambios.
Finalización
Esta es la fase en la que los contratos aprobados se firman y entran en vigor. La firma electrónica es habitual, y estos contratos se almacenan en un repositorio central unificado. La solución CLM adecuada garantiza un acceso rápido y seguro a estos archivos en el futuro.
Gestión
Ahora que el contrato ha sido aprobado y ejecutado, hay varias facetas para gestionarlo:
- Los plazos y los objetivos de rendimiento deben controlarse y cumplirse.
- Se debe supervisar el cumplimiento de las políticas reguladoras y las condiciones contractuales (el riesgo causado por el incumplimiento puede ser una brecha financiera o de confianza y afectar a la relación).
- Deben controlarse los hitos, como las renovaciones y modificaciones (no renovar los contratos en el momento oportuno podría causar pérdidas).
- Es necesario recopilar y analizar los datos del proceso
No hacerlo con éxito suele traducirse en una pérdida de ingresos y un aumento del riesgo.
El software CLM le permite controlar todos los aspectos relacionados con la administración de contratos a través de una única plataforma. El progreso puede seguirse a lo largo de todo el ciclo, y los cuadros de mando e informes de alto nivel permiten acceder fácilmente a los resultados del rendimiento.
La centralización y la visibilidad son ventajas clave del CLM: puede notificar automáticamente a las partes interesadas cuando se alcancen hitos, realizar un seguimiento de las obligaciones de ambas partes del contrato para enviar recordatorios cuando sea necesario y prepararse para cualquier actividad de cobro.
La integración de datos permite una visión holística del ciclo de vida del contrato, lo que ayuda a identificar y evaluar cualquier ineficiencia, adaptarse a los cambios con mayor rapidez, realizar correcciones beneficiosas basadas en datos anteriores y reducir los costes administrativos.
Las completas herramientas de análisis de datos le permiten perfeccionar continuamente el proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos y mejorar su valor.
La solución de CLM adecuada para su organización
La mejor solución de gestión de contratos debe aprovechar los análisis para ayudar a acelerar las decisiones empresariales, obtener ingresos más rápidamente, optimizar los ahorros, identificar y reducir los riesgos e impulsar la eficiencia. Los complejos ciclos de vida de los contratos deben transformarse en activos que optimicen los beneficios, y todo ello debe estar a su alcance desde un único centro centralizado que le permita supervisar y gestionar todos los contratos desde su creación hasta su revisión y aprobación.
¿Otro requisito imprescindible? La solución debe poder integrarse a la perfección en sus actuales pilas de tecnología jurídica y funcionar con plataformas heredadas. Pero, al mismo tiempo, debe ser una parte clave de la pila integral de una sola fuente hacia la que evolucione con el tiempo. Una solución diseñada en función de sus necesidades específicas, como la flexibilidad, escalabilidad y resistencia futuras.
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Aunque la guía de Gartner es un buen punto de partida, la solución de CLM adecuada debe ajustarse a sus necesidades específicas y a su futuro.
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