Flujo de trabajo de la semana: Aprovechar un sistema de seguimiento de defectos

No es en los momentos de éxito, sino en los de dificultad, donde aprendemos quiénes somos y lo bien que funcionan nuestros equipos. Pero para aprender más sobre nosotros mismos en esos momentos de adversidad, necesitamos tener una visión completa de los retos a los que nos enfrentamos y de los recursos y procesos que necesitamos para abordarlos. 

Cuando un sistema interno no funciona correctamente, el departamento de TI recibe una avalancha de peticiones internas para corregir el error. Y cuando el departamento de TI revisa un sistema antiguo para mejorarlo o responder mejor a las necesidades actuales, a veces se dejan de lado funciones antiguas y personalizadas en un esfuerzo por avanzar. ¿Cuál es el resultado? Los momentos de dificultad antes mencionados. 

El cambio puede ser emocionante, y los responsables de TI disfrutan con la oportunidad de introducir en sus organizaciones procesos y productos estandarizados, elegantes y que ahorran tiempo. Pero los empleados del otro lado del cambio suelen verlo de otra manera. Si estos empleados no disponen de un espacio para comunicar sus problemas al departamento de TI, la frustración aumenta y el cambio efectivo se hace aún más difícil de gestionar. Los responsables de TI deben disponer de un método que les permita conocer el éxito de sus implantaciones y de una forma clara de ver lo que funciona y lo que no. 

Cuando los responsables de TI tienen visibilidad de las respuestas de los empleados, pueden abordar las preocupaciones, enviar mensajes de forma eficaz y resolver los retos empresariales de sus empleados. Una solución común a las frustraciones en silos es un sistema de seguimiento de defectos o un portal de solicitud de nuevas funciones. portal de solicitudes. Cuando los empleados saben dónde registrar sus problemas, los índices de frustración disminuyen drásticamente. Para gestionar el cambio con eficacia, los responsables de TI deben ser capaces de ver a qué tipo de problemas se enfrentan sus usuarios, identificar cuáles son los más acuciantes, cuáles están más extendidos y cuáles pueden resolverse con mayor facilidad. Una forma sencilla de hacerlo es con automatización del flujo de trabajo- utilizando una plataforma sin código para crear un formulario público o interno que permita a los usuarios enviar sus comentarios y registrar sus problemas. Y si su solución permite que el usuario reciba notificaciones a medida que su ticket avanza por las vías, sabrá que se le está escuchando.