Los contratistas y subcontratistas federales de todo Estados Unidos se están preparando para aplicar las normas revisadas emitidas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos en relación con los veteranos protegidos y las personas con discapacidad. Estas normas revisadas se publicaron el 24 de septiembre de 2013. Algunos de los requisitos de estas normas revisadas deben implementarse antes del 24 de marzo de 2014, mientras que otros deben implementarse cuando las empresas actualicen sus planes de acción afirmativa para veteranos y personas con discapacidades.

En este artículo, nos centraremos en las disposiciones de la normativa revisada que deben aplicarse antes del 24 de marzo. Aunque estas disposiciones pueden no ser las más onerosas de la normativa revisada, no ofrecen la misma flexibilidad en cuanto a la fecha de aplicación que otras partes de la normativa revisada.

Subpartes del Reglamento revisado

Las normas revisadas para veteranos protegidos y personas con discapacidad se dividen en cinco partes principales.

• La subparte A contiene cuestiones preliminares y, lo que es más importante, la cláusula de igualdad de oportunidades, que incluye determinadas disposiciones que deben aplicarse antes del 24 de marzo de 2014.
• La subparte B contiene información sobre la discriminación y determinadas acciones que están prohibidas por la normativa. La subparte B también contiene algunas disposiciones que deben aplicarse antes del 24 de marzo.
• La subparte C contiene disposiciones relativas al programa de acción afirmativa de una empresa. La subparte C incluye las métricas de datos, los requisitos de encuesta y muchas otras disposiciones que son de gran interés para los contratistas y subcontratistas federales. Sin embargo, estas son también las disposiciones que no es necesario aplicar hasta que los planes de acción afirmativa de una empresa se actualicen por primera vez después del 24 de marzo de 2014.
• La subparte D contiene información sobre la aplicación de la normativa y los procedimientos de reclamación.
• La subparte E contiene diversas cuestiones auxiliares, incluida información sobre el mantenimiento de registros y el derecho de la OFCCP a acceder a los mismos.

Empresas cubiertas por las subpartes A y B

Algunas empresas que pueden estar cubiertas por las subpartes A, B, D y E de las normas revisadas no están cubiertas por la subparte C de las normas. Las subpartes A y B son las partes de las normas revisadas que contienen disposiciones que deben implementarse antes del 24 de marzo de 2014.

• Para estar cubierta por las subpartes A y B de las regulaciones revisadas relativas a las personas con discapacidad, una empresa debe tener un único contrato o subcontrato federal por valor de 10 000 dólares o más. El umbral más alto de 50 000 dólares para la cobertura solo se aplica a la subparte C de las regulaciones relativas a las personas con discapacidad. Además, el requisito de que una organización debe tener 50 o más empleados es otro umbral asociado únicamente a la subparte C de las regulaciones revisadas.
• Para estar cubierta por las subpartes A y B de las regulaciones revisadas relativas a los veteranos protegidos, una empresa debe tener un único contrato o subcontrato federal por valor de 100 000 dólares o más. Aunque este umbral monetario es el mismo que el de la subparte C de las regulaciones revisadas relativas a los veteranos, no existe el requisito de que las empresas deban tener 50 o más empleados para estar cubiertas por las subpartes A y B.

Debido a los diferentes umbrales asociados con la cobertura en virtud de las regulaciones para veteranos protegidos y personas con discapacidades, no todas las empresas tienen los mismos requisitos en virtud de estas regulaciones. Por ejemplo, una empresa que tiene menos de 50 empleados y un contrato federal de 10 000 dólares no tiene la obligación de desarrollar un plan de acción afirmativa, ni ninguna responsabilidad en virtud de la normativa sobre veteranos, pero debe cumplir los requisitos que figuran en las subpartes A y B de la normativa revisada relativa a las personas con discapacidad. Otro ejemplo: una empresa con menos de 50 empleados y un contrato federal de 100 000 dólares no estaría obligada a desarrollar un plan de acción afirmativa para veteranos o personas con discapacidad, pero sí tendría que cumplir los requisitos establecidos en las subpartes A y B de las normativas revisadas tanto para veteranos protegidos como para personas con discapacidad.

Nuevos requisitos que deben implementarse antes del 24 de marzo de 2014

A continuación se presenta un resumen de los principales requisitos nuevos de la normativa revisada que deben implementarse antes del 24 de marzo de 2014. También proporcionaremos una evaluación básica de la dificultad que puede suponer la implementación de estos requisitos para una empresa pequeña con una única sede, la dificultad que puede suponer para una empresa más grande con varias sedes y quiénes pueden necesitar participar en las actividades de implementación. Tenga en cuenta que la dificultad real de implementar cualquier requisito concreto, así como las personas que deben participar en la implementación, variarán de una empresa a otra.

• Las empresas deben publicar un aviso accesible para todos los empleados. – La OFCCP pondrá a disposición de los contratistas y subcontratistas federales un aviso que deberá enviarse a todos los empleados en relación con sus derechos en virtud de las leyes federales de acción afirmativa para veteranos y personas con discapacidades. Este aviso deberá proporcionarse en un formato accesible y comprensible para los empleados con discapacidades. Si una empresa tiene empleados en lugares remotos, el aviso puede publicarse en formato electrónico en determinadas circunstancias. La versión electrónica del aviso puede publicarse en la intranet de la empresa o enviarse por
  Correo electrónico a los empleados. Sin embargo, la empresa debe asegurarse de que todos los empleados tengan acceso al aviso.

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una única sede: relativamente fácil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con múltiples sedes: relativamente difícil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos, TI corporativa
  –NOTA: A fecha de 20 de enero de 2014, esta notificación no ha sido publicada por la OFCCP.

• Las empresas deben publicar un aviso a disposición de los solicitantes. – La OFCCP pondrá a disposición de los solicitantes un aviso sobre sus derechos en virtud de las leyes que protegen a los veteranos y a las personas con discapacidades. Este aviso debe proporcionarse en un formato accesible y comprensible para los solicitantes con discapacidades. Las empresas que utilicen un proceso de solicitud electrónico deberán publicar un aviso electrónico para informar a los solicitantes de sus derechos. Cuando se utilice un aviso electrónico para los solicitantes, dicho aviso deberá estar «almacenado de forma visible junto con la solicitud electrónica o como parte de ella». (Esta cita procede de la normativa federal).

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: bastante difícil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con varias sedes: difícil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos, TI corporativa, proveedor del sistema de seguimiento de candidatos (ATS)
  –NOTA: A fecha de 20 de enero de 2014, la OFCCP no ha publicado este aviso.

• Las empresas deben indicar en todos los anuncios de empleo que se tendrá en cuenta para el puesto a los veteranos protegidos y a las personas con discapacidad que reúnan los requisitos necesarios. – La OFCCP exigirá que todos los anuncios incluyan una declaración del tipo «Empleador que ofrece igualdad de oportunidades a veteranos protegidos y personas con discapacidad». Las empresas NO podrán utilizar declaraciones abreviadas como «EOE-M/F/D/V».

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: relativamente fácil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con varias sedes: relativamente fácil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos (específicamente reclutamiento), proveedores externos utilizados para publicidad

• Nuevos requisitos para publicar ofertas de empleo en las oficinas de los sistemas estatales de prestación de servicios de empleo (ESDS). – Los contratistas y subcontratistas federales deben publicar las vacantes en la oficina correspondiente del Sistema de Prestación de Servicios de Empleo (ESDS). La empresa debe informar a la oficina del ESDS de cada estado en el que tenga establecimientos de su condición de contratista o subcontratista federal y debe solicitar la derivación prioritaria de veteranos protegidos. La información debe proporcionarse a la oficina del ESDS «de cualquier forma y formato que permita» la oficina. Las empresas deben proporcionar el nombre y la ubicación de cada lugar de contratación dentro de un estado, así como el nombre de un «funcionario del contratista» para cada lugar. El «funcionario del contratista» puede ser un contacto de recursos humanos, un contacto de la alta dirección u otro empleado que pueda verificar la información sobre el lugar. Las empresas también deben proporcionar la información de contacto de cualquier «organización externa de búsqueda de empleo» utilizada para «ayudar en la contratación». Las empresas deben proporcionar la información mencionada anteriormente sobre las ubicaciones, los responsables de los contratistas y las organizaciones externas de búsqueda de empleo «simultáneamente con la primera oferta de empleo [del empleador] en cada [ESDS]» después del 24 de marzo de 2014. Por último, las empresas deben actualizar cualquier cambio en la información mencionada anteriormente con la oficina de ESDS correspondiente en el momento de la siguiente oferta de empleo después del cambio.

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: moderadamente difícil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con múltiples sedes: muy difícil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos (especialmente reclutadores), TI corporativa, proveedores externos utilizados para el reclutamiento, proveedores externos utilizados para publicar puestos vacantes.

• Las empresas deben incluir una cláusula específica sobre igualdad de oportunidades en el empleo en todos los subcontratos y órdenes de compra. – Los contratistas y subcontratistas federales deben incluir un párrafo relativo a los veteranos Y un párrafo relativo a las personas con discapacidad en los subcontratos y órdenes de compra. La cláusula relativa a los veteranos protegidos debe citar el artículo 41 CFR 60-300.5(a) y debe estar en BOLD texto, y debe leerse, sin modificaciones, de la siguiente manera:
  • Este contratista y subcontratista deberán cumplir con los requisitos establecidos en 41 CFR 60–300.5(a). Esta normativa prohíbe la discriminación contra los veteranos protegidos cualificados y exige que los contratistas principales y subcontratistas cubiertos por la misma adopten medidas de acción afirmativa para contratar y promover en el empleo a veteranos protegidos cualificados.

  La cláusula para personas con discapacidad debe citar el artículo 41 CFR 60-741.5(a), debe estar en negrita y debe decir, sin modificaciones, lo siguiente:

  • Este contratista y subcontratista deberán cumplir con los requisitos establecidos en 41 CFR 60-741.5(a). Esta normativa prohíbe la discriminación contra personas cualificadas por motivos de discapacidad y exige que los contratistas principales y subcontratistas afectados adopten medidas positivas para contratar y promover en el empleo a personas cualificadas con discapacidad.

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: moderadamente difícil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con múltiples sedes: moderadamente difícil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos, compras, ventas

• Las empresas deben garantizar que sus sistemas de solicitud en línea sean accesibles para las personas con discapacidad. – Las empresas deben proporcionar a las personas con discapacidad que no puedan utilizar sus sistemas de solicitud en línea una adaptación razonable para solicitar puestos vacantes.

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: moderadamente difícil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con múltiples sedes: moderadamente difícil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos, proveedores externos utilizados para publicidad

• Notificación sindical – Un contratista o subcontratista federal debe notificar a los grupos de empleados con los que tiene un convenio colectivo que la empresa está sujeta a las leyes federales de acción afirmativa que protegen a determinadas clases de veteranos, y que la empresa tomará medidas de acción afirmativa y evitará la discriminación contra los veteranos protegidos.

  -Dificultad de implementación para empresas pequeñas con una sola sede: fácil
  -Dificultad de implementación para empresas más grandes con múltiples sedes: bastante fácil
  -Quiénes pueden participar en la implementación: recursos humanos (especialmente relaciones laborales), asesoría jurídica

Los contratistas y subcontratistas federales deben consultar el sitio web de la OFCCP en http://www.dol.gov/ofccp para saber cuándo estará disponible el aviso para los empleados y solicitantes descrito anteriormente. Las empresas que estén sujetas a todos los requisitos anteriores deben comenzar a planificar ahora mismo cómo van a implementar estos diversos requisitos. Durante las revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa que comenzarán a finales de marzo, los responsables de cumplimiento de la OFCCP tendrán derecho a solicitar documentación que demuestre que se han cumplido estos requisitos.

Para más información sobre la normativa revisada de la OFCCP relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.