¿Qué es la gobernanza de la información?
La gobernanza de la información es la forma en que se utiliza y gestiona la información. Es una práctica importante que trata de limitar los riesgos que conlleva la gestión de datos y garantizar su cumplimiento.
El buen gobierno de la información comienza con un examen de cómo se recopila la información y cómo se conservan los datos, tanto en formato digital como en papel. La gobernanza de la información también abarca cómo se almacenan estos datos y las formas en que una empresa pretende utilizarlos. El intercambio de datos también es crucial, sobre todo teniendo en cuenta que las normas y reglamentos relativos al uso de datos son cada vez más estrictos.
Las prácticas de gobernanza de la información a menudo implican el uso de software de gobernanza de la información, que ayuda a las empresas en su intento de gestionar su información de la mejor manera posible, hacer pleno uso de todos los datos disponibles y cumplir toda la normativa vigente sobre datos.
¿Cuáles son algunos de los retos de la gobernanza de la información y los datos?
Los datos y la información son el alma de la empresa moderna. Pero, ¿la cantidad y variedad de ellos que necesitan la gobernanza de la información y la gestión de datos? Crecen a un ritmo exponencial. Se ha convertido en una tarea hercúlea para las empresas. ¿Sólo un par de las complejidades con las que deben lidiar?
Afrontar las Tres V:
Cada vez más empresas dependen de los Big Data, que se definen por tres vectores clave: volumen, variedad y velocidad. Todos ellos crecen rápidamente, y gestionarlos mal puede tener graves consecuencias.
Ya en 2015, la empresa británica de prevención del fraude Semafone y OnePoll revelaron que la inmensa mayoría de los consumidores no haría negocios con una empresa que hubiera sufrido una brecha, especialmente si no había protegido los datos financieros de sus clientes, como los números de sus tarjetas de crédito.
- Más del 86% de los encuestados se mostraron "nada propensos" o "poco propensos" a hacer negocios con una empresa que sufriera una filtración de datos de tarjetas de crédito o débito.
Trabajadores a distancia:
Hoy en día, más empleados, partes interesadas y clientes en más lugares que nunca pueden querer o necesitar acceder a sus archivos y datos. Sobre todo si se trata de una empresa grande o global. Muchos de ellos trabajan ahora a distancia, en una variedad de dispositivos, por lo que una empresa debe garantizar tanto el acceso y mantener la seguridad de los datos:
- Más empleados de empresas estadounidenses trabajan desde casa que nunca, con un aumento del 140% entre 2005 y 2018.
- 4,3 millones trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo.
- Entre 2015 y 2016, la población de teletrabajadores creció un 11,7%, el mayor crecimiento interanual desde 2008.1
¿Cómo contribuye al éxito la gobernanza de la información?
El gobierno de la información es el enfoque estratégico de una empresa para gestionar su información, ya sean datos digitales, documentos o registros de archivo, con el fin de respaldar los resultados empresariales.
Puede implicar una amplia gama de políticas, procedimientos, controles, herramientas y tecnologías interdisciplinares que ayuden a una empresa a cumplir las exigencias normativas, legales y operativas.
Al equilibrar el uso adecuado de los datos y la información con las exigencias normativas y de seguridad, el software de gobernanza de la información puede:
- Maximizar el valor de esos datos para la empresa
- Permitir el cumplimiento de la legislación y la reducción de riesgos
- Aumentar la transparencia operativa
- Reducir la probabilidad, las instancias y los costes del descubrimiento legal y la sanción reglamentaria.
¿Cuál es la diferencia entre gobernanza de la información y gobernanza de los datos?
El gobierno de la información y el gobierno de los datos son áreas complementarias, pero no son exactamente lo mismo. Si conocen mejor cada una de ellas, las empresas pueden mejorar su enfoque de la gestión global de la información.
Como su nombre indica, el gobierno de la información se refiere a la información de una organización en su conjunto, incluidos documentos, registros, ciberseguridad y datos. En otras palabras, el gobierno de los datos es una vía del gobierno de la información.
Las diferencias entre ambos radican principalmente en dónde se llevan a cabo y por quién. El gobierno de los datos es un enfoque de la gestión a nivel de datos y se centra en mantener la integridad de los activos de datos de una empresa. En esencia, el gobierno de la información es mucho más multidisciplinar y se basa más en el liderazgo descendente para garantizar una gestión eficaz y la colaboración entre silos.
Sin embargo, al garantizar una gobernanza eficaz de los datos, una organización puede mejorar su gobernanza general de la información. Ambos enfoques son vitales para mitigar los riesgos y maximizar el valor de la información. Ambos se entrecruzan de forma natural en el software de gobierno de la información, que incluye herramientas de gestión y análisis de datos.
¿Qué se entiende por gobernanza de la información?
Existen múltiples elementos para el éxito de cualquier programa corporativo de gobierno de la información, y estos son algunos de los pilares fundamentales:
Acceso a la gobernanza
La práctica de gestionar y reducir los riesgos causados por el acceso innecesario a los datos. Los empleados pueden tener acceso a datos no necesarios para su función o trabajo, por ejemplo, o pueden intentar acceder a datos a través de canales no seguros. Su aplicación es a menudo una cuestión de cumplimiento de la normativa, especialmente en sectores como la sanidad, los servicios financieros o la industria legal.
Gestión de contenidos empresariales
ECM es la estrategia y la práctica de capturar, gestionar, almacenar y entregar datos y contenidos mediante el uso de herramientas tecnológicas. La ECM permite a una empresa gestionar su información no estructurada, dondequiera que residan los datos en toda la organización.
Registros de auditoría
Las pistas de auditoría (o registros de auditoría) son registros cronológicos que proporcionan pruebas documentales de la secuencia de actividades implicadas en un programa, operaciones, flujo de trabajo o evento específico. El software de gobernanza de la información los captura y conserva, junto con los activos asociados como documentos, mensajes, registros de reuniones, etc., es fundamental para satisfacer tanto las revisiones internas como la supervisión reglamentaria; la falta de un registro de auditoría detallado puede resultar desastrosa, especialmente en sectores muy regulados.
Conozca a su cliente (KYC)
KYC es el proceso de verificar la identidad de sus clientes o consumidores, y evaluar cualquier riesgo, especialmente legal o criminal, posible en esa relación comercial. KYC es un término que también se aplica específicamente a la normativa bancaria y contra el blanqueo de capitales que rige dichas actividades.
Gestión del ciclo de vida de la información
ILM se refiere a las estrategias y políticas para administrar sistemas de almacenamiento digital, y abarca infraestructuras de centros de datos y seguridad, copias de seguridad y protección de datos, recuperación ante desastres, archivado y retención a largo plazo, replicación de datos y gestión cotidiana de la arquitectura de almacenamiento.
Fuente única de la verdad
SSOT es la práctica de estructurar los modelos y arquitecturas de datos de forma que cada elemento de datos se almacene una sola vez, normalmente en un repositorio de gestión de datos d digital centralizado, para evitar versiones duplicadas o desnormalizadas. De este modo, todos los miembros de una organización tienen acceso a los mismos datos fidedignos.
Gestión de archivos
Se trata de una función dedicada a la gestión de datos o información a lo largo de su ciclo de vida, desde su captura hasta su eliminación. Consiste en identificar, clasificar, almacenar, asegurar, recuperar, rastrear y conservar o destruir permanentemente esos registros.
Gestión del conocimiento
El gobierno de la información permite crear, compartir, utilizar y gestionar el conocimiento y la información que posee una empresa para alcanzar los objetivos corporativos haciendo un uso óptimo de ese conocimiento.
Descubrimiento electrónico
Se refiere al proceso de descubrimiento en procedimientos legales como litigios, investigaciones gubernamentales o solicitudes de la Ley de Libertad de Información, donde los datos o la documentación que se buscan están en formato de Información Almacenada Electrónicamente (ESI).
Software de gobernanza de la información
Cada vez son más las empresas que adoptan herramientas de gobierno de la información, como software de gestión de datos y soluciones ECM, para hacer frente a las exigencias del gobierno de datos. Evaluar, adoptar e implantar estas herramientas puede ser una responsabilidad clave para los profesionales del gobierno de la información.
Automatización de procesos y flujos de trabajo
Las soluciones de software de automatización de procesos y flujos de trabajo se utilizan cada vez más para digitalizar y automatizar los aspectos mundanos y repetitivos de los procesos relacionados con el gobierno de la información. Esto mejora enormemente la velocidad y la precisión de estos procesos, al tiempo que reduce los errores y los costes.
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