El software de automatización de RRHH, también conocido como software de automatización de recursos humanos o, para algunos, como HRMS (Human Resources Management System), se refiere a soluciones tecnológicas diseñadas para agilizar y automatizar varios procesos de RRHH dentro de una organización. Proporciona una plataforma centralizada para gestionar y organizar las tareas, los datos y los flujos de trabajo relacionados con los recursos humanos.
El software de automatización de RR.HH. suele utilizar cuadros de mando y aplicaciones para ayudar a agilizar las tareas repetitivas y facilitar las funciones de RR.HH.. En muchos casos, fomentan el autoservicio de los empleados, incluso para los nuevos, para reducir los costes de gestión asociados a las tareas administrativas y los procesos manuales.
¿Qué valor aporta el software de automatización de RRHH?
El software de automatización de RR.HH. proporciona varios valores clave a las organizaciones, a los profesionales de RR.HH. y a los empleados. Éstos son algunos de los beneficios:
Mayor eficacia
El software de automatización de RRHH agiliza y automatiza las tareas manuales que consumen mucho tiempo, como la introducción de datos, la tramitación de papeleo y los procesos administrativos repetitivos. Esto permite a los profesionales de RRHH centrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido, aumentando en última instancia la eficiencia global.
Cumplimiento reforzado
El software de automatización de RR.HH. ayuda a las organizaciones a cumplir las distintas leyes y normativas laborales mediante procesos y documentación estandarizados. Ayuda a realizar el seguimiento y la gestión de los registros de empleados, certificaciones, licencias y formación, garantizando que la organización cumpla los requisitos legales.
Mayor precisión
Al eliminar la introducción manual de datos y reducir los errores humanos, el software de automatización de RR.HH. garantiza una mayor precisión en la gestión de la información de los empleados, los cálculos de nóminas, el seguimiento del tiempo y las tareas relacionadas con el cumplimiento normativo. Esto reduce el número de errores, mejora la integridad de los datos y disminuye el riesgo de cometer errores costosos.
Ahorro de costes
Al reducir las tareas manuales, el software de automatización de RR.HH. ahorra un tiempo valioso a los profesionales de RR.HH., lo que puede traducirse en un ahorro de costes para la organización. Además, los procesos automatizados ayudan a reducir errores y evitar sanciones, ahorrando costes asociados al incumplimiento.
Mejora de la experiencia de los empleados
El software de automatización de RR.HH. suele incluir portales de autoservicio que permiten a los empleados acceder a su información personal y actualizarla, solicitar tiempo libre, acceder a materiales de formación y consultar los recibos de sueldo. Esto empodera a los empleados, mejora la comunicación y mejora la experiencia general del empleado.
Mejor toma de decisiones
El software de automatización de RR.HH. proporciona informes y análisis exhaustivos sobre diversas métricas de RR.HH., lo que permite a los profesionales de RR.HH. y a la dirección tomar decisiones basadas en datos. El acceso a los datos en tiempo real ayuda a identificar tendencias, patrones y áreas de mejora, lo que en última instancia conduce a una mejor toma de decisiones estratégicas.
Comunicación optimizada
El software de automatización de RR.HH. suele incluir funciones como notificaciones automáticas por correo electrónico, recordatorios y plataformas de comunicación centralizadas. Esto facilita una comunicación fluida entre RRHH, los empleados y la dirección, mejorando la colaboración y aumentando la eficacia general de la comunicación.
Escalabilidad y flexibilidad
A medida que las organizaciones crecen, el software de automatización de RR.HH. puede ampliarse y adaptarse fácilmente a las necesidades cambiantes. Permite añadir nuevos módulos, funcionalidades e integración con otros sistemas, garantizando que los procesos de RR.HH. sigan siendo eficientes y eficaces.
En general, el software de automatización de RR.HH. proporciona valor al reducir la carga administrativa, mejorar la precisión, el cumplimiento y la toma de decisiones, mejorar la experiencia de los empleados y, en última instancia, impulsar el éxito general de la organización.
¿Cómo puede utilizar RRHH el software de automatización?
Los equipos de RR.HH. pueden utilizar el software de automatización en una variedad de flujos de trabajo, incluyendo durante la incorporación y la salida de los empleados, la búsqueda de nuevas contrataciones, durante las revisiones de rendimiento, mientras se fomenta el compromiso de los empleados, la gestión de los datos de los empleados, y mucho más. Los sistemas de RRHH se crean a menudo pieza a pieza con diferentes sistemas y soluciones de RRHH. Esto permite a la dirección de RRHH personalizar realmente sus plantillas y tareas.
Algunas de las tareas de RRHH que más se benefician del software de gestión de RRHH y de la automatización son:
Verificación de antecedentes
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Integración con proveedores de servicios de comprobación de antecedentes: El software de automatización de RRHH puede integrarse con proveedores externos especializados en la comprobación de antecedentes. Esta integración permite transferir sin problemas la información de los solicitantes y automatizar el proceso de selección, incluidas las comprobaciones de antecedentes penales, las verificaciones de empleo y las comprobaciones de referencias.
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Alertas y notificaciones automáticas: El software puede enviar automáticamente alertas y notificaciones a los profesionales de RRHH cuando estén disponibles los resultados de la investigación de antecedentes, lo que agiliza el proceso de toma de decisiones.
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Gestión del cumplimiento: El software de automatización de RRHH ayuda a garantizar el cumplimiento mediante el seguimiento y la documentación de cada paso del proceso de investigación de antecedentes, el mantenimiento de los registros necesarios y el almacenamiento seguro de los formularios de consentimiento.
Seguimiento de solicitantes y contratación
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Ofertas de empleo en línea: El software de automatización de RRHH permite a los profesionales de RRHH crear y publicar anuncios de empleo en múltiples bolsas de trabajo y sitios web de empresas, llegando así a un mayor número de candidatos.
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Análisis sintáctico de currículos y selección de candidatos: El software puede analizar los currículos y extraer la información pertinente, rellenando automáticamente los perfiles de los candidatos. También puede utilizar criterios predefinidos para seleccionar y clasificar a los candidatos en función de sus cualificaciones, competencias y experiencia.
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Automatización del flujo de trabajo: El software de automatización de RRHH agiliza el proceso de contratación automatizando tareas como la programación de entrevistas, el envío de recordatorios de entrevistas y la recopilación de comentarios de los entrevistadores.
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Integración de la incorporación: Una vez que se contrata a un candidato, el software puede transferir sin problemas la información del candidato al módulo de incorporación, lo que simplifica la transición de candidato a empleado.
Gestión del rendimiento
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Establecimiento y seguimiento de objetivos: el software de automatización de RR.HH. facilita la creación de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y sujetos a plazos), realiza un seguimiento del progreso y proporciona visibilidad sobre la consecución de los objetivos tanto para los empleados como para los directivos.
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Feedback continuo y revisiones del rendimiento: El software permite a directivos y empleados proporcionar feedback continuo, documentar los logros y realizar revisiones del rendimiento a intervalos regulares.
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Análisis del rendimiento: El software genera informes y análisis de rendimiento, lo que permite a los profesionales y directivos de RRHH identificar tendencias de rendimiento, áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
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Feedback de 360 grados: El software de automatización de RRHH puede facilitar la recopilación de opiniones de múltiples fuentes, incluidos compañeros, subordinados y partes interesadas externas, proporcionando una visión más completa del rendimiento de un empleado.
Verificación I-9
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Formulario I-9 electrónico: el software de automatización de RRHH permite a los empleados cumplimentar el formulario I-9 electrónicamente, lo que reduce el papeleo y garantiza el cumplimiento de los requisitos del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS).
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Integración con E-Verify: Algunos software de automatización de RRHH se integran con el sistema E-Verify, lo que permite a las empresas verificar electrónicamente la elegibilidad laboral de los empleados recién contratados.
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Registros de auditoría y almacenamiento de documentos: El software mantiene un registro digital de los Formularios I-9 cumplimentados, junto con cualquier documento justificativo, lo que proporciona una pista de auditoría en caso de inspecciones o auditorías.
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