Saber cómo proteger los datos de los empleados es difícil porque hay mucha gente que intenta acceder a ellos para ganar dinero, arruinar reputaciones e incluso solo por diversión. Los hackers ya no son los siniestros villanos del pasado, sino amenazas en tiempo real para la seguridad de sus empleados. Entonces, ¿qué puede hacer para proteger los datos de los empleados? Intente seguir estos once consejos prácticos.
Consejos prácticos para la protección de datos de los empleados (en RR. HH.)
Teniendo en cuenta que las leyes de protección de la información personal de los empleados se han promulgado por una razón. Es responsabilidad del departamento de recursos humanos garantizar que todos los planes de protección de los empleados se lleven a cabo, se actualicen y se cumplan. Puede resultar difícil hacerlo mientras se realizan todas las demás tareas necesarias, pero es importante.
Algunas de estas son iniciativas continuas que deberá tener en cuenta, mientras que otras se evalúan caso por caso.
Asegúrese de que todas las herramientas cuenten con la designación SOC 2.
Desarrollado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), «SOC 2» es una designación que se otorga a las empresas que cumplen los criterios para gestionar los datos de los clientes basándose en sus cinco principios de servicio de confianza. Estos principios son:
- Seguridad
- Disponibilidad
- Integridad del procesamiento
- Confidencialidad
- Privacidad
Para obtener la certificación SOC 2, una empresa debe someterse a una auditoría anual.
Cuando sus herramientas cuentan con la certificación SOC 2, puede confiar en que la información de sus empleados está segura. Chris McClave, director de tecnología de Trakstar, afirma : «Trakstar da prioridad a la seguridad y la confidencialidad de los datos de los clientes. Nuestros controles de seguridad y privacidad de datos se someten a una auditoría SOC 2 anual realizada por una empresa de contabilidad pública autorizada, lo que proporciona a nuestros clientes la confianza de que contamos con las herramientas y la formación adecuadas para proteger su información».
Qué puede hacer RR. HH.: Nunca compre software que no tenga la designación SOC 2. Esto expone a sus empleados a peligros y va en contra de la responsabilidad del empleador de proteger la información de los empleados. Antes de comprar una herramienta o solución que almacene cualquier tipo de información de los empleados, asegúrese de comprobar esta certificación. El logotipo tiene este aspecto:
Desarrollar políticas para empleados en materia de seguridad
Cuando incorpore a nuevos empleados (y de forma regular a partir de entonces), debe informarles de la política formalizada en materia de datos de los empleados. Esta puede incluir la protección de los datos de los empleados, la protección de los datos de la empresa y la protección de los datos de los clientes. Asegúrese de seguir estrictamente esta política y de formar a todos sus empleados, independientemente del puesto que ocupen, sobre cuáles son las mejores prácticas y cuáles serán las consecuencias si no siguen la política.
Qué puede hacer RR. HH.: Crear materiales de incorporación sobre la información confidencial que protege su empresa. Indicar claramente qué deben hacer los empleados si descubren que alguien ha infringido estas políticas y qué sucederá si se descubre a alguien haciéndolo. Garantizar el cumplimiento realizando un seguimiento de quiénes completan estos cursos.
Fomente prácticas seguras en materia de contraseñas.
Si sus empleados utilizan ordenadores, cuentas y soluciones que requieren contraseñas, asegúrese de animarles a que sigan las mejores prácticas a la hora de crear dichas contraseñas. Algunos recordatorios sobre cómo generar una contraseña segura incluyen:
- Nunca utilices la misma contraseña para varias cuentas.
- Utilice la autenticación multifactorial (MFA) siempre que sea posible.
- Cuanto más larga sea una contraseña, mejor.
- Mantenga las contraseñas fáciles de recordar.
- Investiga cualquier gestor de contraseñas.
- Incluye números, letras mayúsculas, letras minúsculas y símbolos.
Qué puede hacer RR. HH.: Animar a los empleados a crear contraseñas complejas y actualizarlas periódicamente.
Mantenga los registros a salvo
Hace unas décadas, el departamento de RR. HH. guardaba la información de los empleados en un archivador y eso era suficiente, pero esos días ya han quedado atrás. Hoy en día, la seguridad de los registros y los datos requiere inteligencia tecnológica. Limite el acceso a esos archivos y asegúrese de que todas las personas que acceden a ellos hayan sido investigadas, formadas y comprendan la importancia de la seguridad. Si esa persona deja su puesto, una de las primeras cosas que debe hacer es revocar su acceso.
Qué puede hacer RR. HH.: Utilizar software de cifrado, protección con contraseña y autenticación siempre que sea posible para acceder a los datos de los empleados. Evaluar continuamente quién tiene acceso a esta información.
Restringir el acceso tan pronto como alguien abandone su puesto
Tan pronto como alguien abandone su puesto, ya sea por renuncia, despido o simplemente porque se traslada a otro puesto dentro de la empresa, debes restringir su acceso. Siempre puedes volver a concedérselo más adelante. Aunque esa información siga estando segura, si no necesitan tener acceso a ella, no deberían tenerlo.
Qué puede hacer RR. HH.: Establecer un sistema para gestionar los casos en los que alguien cambia de puesto o consigue un nuevo trabajo. Asegurarse de que este plan incluye restricciones de acceso a la información confidencial.
Conozca las leyes estatales, federales y locales
Cada estado tiene su propio conjunto de leyes relativas a la privacidad, el mantenimiento de registros y protección de la información personal de los empleados. Los países, los condados e incluso las ciudades pueden tener sus propias leyes también. Es mucho lo que hay que tener en cuenta, pero es importante que lo haga.
Qué puede hacer RR. HH.: El departamento de RR. HH. debe mantenerse al día sobre la legislación, por lo que conviene suscribirse a boletines informativos sobre RR. HH. para estar al tanto de cualquier cambio.
Mantenga un registro de acceso
Si es posible, el departamento de RR. HH. y su equipo de TI deberían poder crear un registro de quién accede a los expedientes de los empleados y a otra información confidencial. Este registro debería indicar la fecha de acceso, el motivo y la duración.
Qué puede hacer RR. HH.: Una vez implementados estos sistemas, asegúrese de realizar pruebas y auditorías periódicas para garantizar que nadie pueda burlarlos. Intente engañar al sistema con ventanas de incógnito, navegación privada, acceso móvil y otras funciones.
Enviar recordatorios ocasionales
Si observa que sus empleados, o incluso usted mismo, están descuidando sus esfuerzos por mantener la seguridad y la privacidad de los datos de los empleados, tal vez sea el momento de hacer un recordatorio. Esto podría ser tan sencillo como enviar un correo electrónico a toda la plantilla para recordarles que actualicen sus contraseñas o comprueben sus accesos, o podría ser un «consejo técnico» semanal en un correo electrónico resumen que hable de algunos consejos de seguridad en Internet.
Qué puede hacer RR. HH.: Encontrar una forma única de situar la seguridad de la información de los empleados en primer plano en todas las conversaciones.
No guardes información que no necesitas.
Si está recopilando información que realmente no necesita, lo mejor es dejar de recopilarla o eliminarla una vez que ya no la necesite. Existe la tendencia a conservar los datos por si alguna vez los necesitamos, pero los empleados prefieren volver a proporcionarle esos datos antes que arriesgarse a que se filtren.
Lo que puede hacer RR. HH.: Audite todos los datos que recopila y compruebe si son realmente necesarios. Si no lo son, elimínelos.
Investigar problemas
A menudo, cuando alguien detecta un problema con el almacenamiento de datos de sus empleados, simplemente lo soluciona y sigue adelante, con la esperanza de que no vuelva a ocurrir. Esto no es suficiente. Si se descubre que alguien, de alguna manera, ha accedido a datos o registros de empleados sin autorización, aunque haya sido por error, es necesario investigarlo.
Qué puede hacer RR. HH.: Asegúrese de comprender lo que debe hacer si se divulgan los datos privados de sus empleados. Es posible que deba tomar ciertas medidas y, si no lo hace, podría provocar daños aún mayores.
Modelo de buen comportamiento
Lo más importante es que RR. HH. debe dar ejemplo en lo que respecta al buen comportamiento en materia de datos personales y privacidad. Asegúrese de que sus empleados tengan a alguien a quien acudir en lo que respecta a los datos personales y la forma en que los maneja. Si ven que usted incumple las normas, es más probable que ellos también lo hagan.
Qué puede hacer RR. HH.: Hacer que la seguridad en Internet y en el lugar de trabajo sea su prioridad. Tratar la información de todos con cuidado y respeto.
Trakstar: tu plataforma integral de recursos humanos
Debe confiar en que sus herramientas le ayudarán con sus empleados, sin perjudicar su relación con ellos ni su reputación. Para obtener ayuda con todas las tareas de RR. HH., desde las más pequeñas hasta las más grandes, la plataforma Trakstar es la mejor solución para sus necesidades de RR. HH. Solicite una demostración hoy mismo para ver cómo le ayudará a establecer conexiones, automatizar las tareas más laboriosas y eliminar el ruido para tener un impacto positivo en su plantilla.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
