Es la época de dar. Es decir, de echar una mirada crítica a tu tecnología jurídica, ahora que un año difícil está llegando a su fin y, tal vez, tu año fiscal también. ¿Podemos sugerirte algo? Es un buen momento para invertir cualquier presupuesto sobrante en mejorar esa tecnología o en otras buenas formas de despedir el año fiscal 2020.
La sola idea alegra el corazón, ¿no es así? Y aunque probablemente haya tantas ideas sobre cómo gastar ese dinero como pasteles de frutas viejos acumulando polvo en las despensas —es decir, muchas—, aquí hay doce sugerencias brillantes sobre cómo regalarte a ti mismo y a tu organización algo especial para comenzar el nuevo año (fiscal).
Reserva tus asientos ahora mismo, ¿por qué esperar?
Sabes que hay muchas posibilidades de que, a mediados de 2021, te digas a ti mismo: «¡Ojalá hubiera comprado más licencias por puesto a finales de 2020, cuando había buenas ofertas disponibles!». Los proveedores también quieren cerrar el año con buen pie.
Publicar un flujo de trabajo de regalos y entretenimiento
Mantenga a sus ejecutivos y empleados fuera de problemas durante estas fiestas y más allá adoptando un flujo de trabajo automatizado que les facilite informar sobre actividades de obsequios y entretenimiento, y evitar así aparecer en la lista «mala» de Compliance Santa. ¿O es Santa Compliance? ¿Compliance Claus?
El regalo perfecto para las fiestas: ¡LegalHold!
Es posible que haya un profesional de operaciones legales en su vida que se pregunte con nostalgia cómo puede controlar las retenciones legales que se multiplican más rápido que las películas navideñas del canal Hallmark. ¿Qué le gustaría recibir esta temporada? ¿Qué tal una solución fácil de usar que agilice y simplifique la gestión integral de todas esas retenciones legales? ¡Sería un detalle muy considerado por su parte!
Ah, y un suéter también estaría bien. Pero no el que compró este tipo.
Realizar una auditoría del rendimiento de la pila tecnológica.
¿Está aplicando herramientas tecnológicas a las necesidades legales, de gestión de riesgos o de recursos humanos? Es una buena idea realizar una evaluación exhaustiva de lo que funciona actualmente y lo que necesita mejorar en su infraestructura tecnológica. ¿Sus soluciones heredadas siguen dando buenos resultados? ¿Las incorporaciones recientes se integran de forma productiva con ellas? ¿Puede confiar en que su infraestructura actual le aportará valor durante el próximo año, o prevé que tendrá que realizar muchos parches y retoques para mantenerla operativa? Evalúe su rendimiento ahora para estar mejor preparado para el punto n.º 5...
Elabora ahora tu presupuesto y tu hoja de ruta tecnológica jurídica para el próximo año.
Si ya lo ha hecho, ¡nos quitamos el sombrero ante usted! Si aún no lo ha hecho, o todavía está perfeccionándolo, no olvide pensar en su hoja de ruta tecnológica en términos de cómo debe prepararla para el futuro, de modo que se convierta en un regalo que siga dando frutos —en términos de retorno de la inversión, eficiencia y mejores resultados— durante muchos años.
Audite su TI en la sombra
Los activos de TI en la sombra y de informática para usuarios finales (EUC), como las hojas de cálculo, probablemente estén repartidos por toda su organización como el oropel que queda después de la fiesta de Navidad de la empresa. ¿Después de la pandemia y el giro hacia el teletrabajo de tantas empresas? Es posible que se hayan multiplicado. Por lo tanto, tal vez sea el momento de hacer una revisión para ver cuál es realmente la situación, ¡y así evitar sorpresas desagradables en Año Nuevo!
Planifica tu vuelta a la oficina
Todos tuvimos que pasar al modo de trabajo desde casa con una rapidez inesperada, y las empresas han aprendido algunas lecciones valiosas que les serán muy útiles en 2021. ¿Hay algo para lo que debamos estar preparados? El hecho de que muchos trabajadores puedan volver a la oficina una vez que la pandemia haya remitido. Eso significará revisar las políticas y procedimientos que hayas modificado para adaptarte al cambio al teletrabajo, por lo que quizá te interese invertir en una solución que pueda optimizar la gestión de políticas para adaptarse a cualquier cambio que se avecine.
Date un día de spa (en casa)
Es cierto que no deberías intentar incluir esto en tu presupuesto tecnológico. Pero, a título personal, después del año que hemos pasado todos, ¿qué es lo más importante?
Invierte en algunos fondos divertidos para Zoom.
¡Alegra esas videollamadas de conferencias! A menos, claro está, que todos hayan pasado ya por esa etapa y se hayan aburrido de los fondos divertidos de Zoom y ahora solo lo pongan en «desenfocado». Idea alternativa: añade algunas camisetas nuevas de Zoom a tu vestuario para la cámara.
Asegúrese de que sus procesos de cumplimiento del formulario I-9 estén automatizados.
Vagar por el reino de la ineficiencia y la gestión manual del proceso I-9 es como estar varado en la Isla de los Juguetes Desajustados, sin saber qué puede pasar a continuación: ICE puede aparecer por tu chimenea en cualquier momento si no cumples con la normativa. Adoptar una solución probada que ha mantenido a sus usuarios libres de multas durante dos décadas ayudará a evitar que los Grinches y Bumbles reguladores penalicen a tu organización.
Averigua qué proveedores se han portado bien o mal.
Si aún no ha invertido en una solución de gestión de riesgos de proveedores externos, es un buen momento para considerarlo de cara a 2021. ¿Sabe si sus proveedores terceros e incluso cuartos le están exponiendo a riesgos indebidos? Eso sería un gran problema para cualquiera. Pero hoy en día las redes de proveedores tienden a expandirse, no a contraerse, ya que los contratistas utilizan subcontratistas que a su vez utilizan sub-subcontratistas... y a medida que la red se expande, también lo hace la posibilidad de riesgos perjudiciales.
Organiza una «Fiesta de despedida del 2020»
Dedique una pequeña parte de su presupuesto a celebrar el fin de año y las posibilidades más prometedoras (esperemos) que ofrece el nuevo año. Queme salvia para ahuyentar los malos espíritus, brinde por el éxito de su equipo (aunque solo sea a través de una fiesta navideña en línea) y, quizás lo más importante, queme todos los calendarios de 2020 que tenga a su alcance.
Por un 2021 más feliz y seguro.
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