Hay al menoscuatro áreas principalesen las que la automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede revolucionar las operaciones legales. Explorémoslas en este extracto de nuestronuevo y detalladolibro electrónico.
La automatización jurídica genera una amplia gama de beneficios.
La automatización del flujo de trabajo puede aportar enormes beneficios a cualquier empresa. Pero resulta especialmente ventajosa para los departamentos de operaciones jurídicas.
¿Cómo? Ayudándoles a abordar una serie de retos:
- Las empresas exigen prestar más servicios jurídicos con mayor rapidez, pero al tiempo que se limitan (o incluso se recortan) los costes.
- Las cargas que suponen el cumplimiento normativo, reglamentario y corporativo, con sanciones por errores y retrasos.
- Los peligros de los procesos manuales repetitivos y de alta frecuencia con múltiples pasos, que generan errores.
- La demanda de transparencia, centralización y colaboración, especialmente a medida que crece una organización.
La automatización de los flujos de trabajo de las operaciones jurídicas no solo ayuda a superar todos estos retos. Al hacerlo, genera toda una serie de beneficios.
Para comprender todas las ventajas que una solución de automatización de flujos de trabajo jurídicos basada en SaaS puede aportar a las operaciones jurídicas y a la empresa en su conjunto, vamos a dividirlas en cuatro «categorías de beneficios» diferentes.
Hemos mostrado esas áreas en el gráfico de la derecha. Pero cuando se profundiza en los detalles, la lista se vuelve extensa e impresionante.
Ventajas operativas:
- La rápida adopción impulsa resultados rápidos,especialmente con plataformas SaaS basadas en navegador con una experiencia de usuario intuitiva, herramientas de diseño de arrastrar y soltar y curvas de aprendizaje cortas.
- La velocidad y la eficiencia del flujo de trabajo aumentanahora que los usuarios siguen siempre una ruta de trabajo predefinida.
- Reducción significativa de los costes operativosgracias al ahorro de tiempo, mano de obra e incluso materiales.
- El retorno inmediato de la inversión en WFAes habitual, ya que el ahorro de costes equivale a una rápida amortización de la inversión en la plataforma.
- Escalabilidad, ya que si un flujo de trabajo se automatiza correctamente una vez, puede ejecutarse mil veces con la misma eficacia.
- Ejecución verificablede cada proceso, con una transparencia casi total en cualquier flujo de trabajo.
- Mayores tasas de finalización(éxito del proceso) para todos los flujos de trabajo.
- Cumplimentación precisa de formularios y documentos, gracias al uso de formularios dinámicos y plantillas de documentos con inteligencia integrada que guían la cumplimentación y el envío correctos.
- Eliminación de errores en los procesos, gracias a la estandarización y la automatización de tareas repetitivas (y propensas a errores) como el enrutamiento, el archivo y las notificaciones.
- Captura de datos más precisa, ya que la fuente más exacta suele ser la persona a la que se dirige el flujo de trabajo o el empleado más cercano al proceso, cuyo rendimiento se juzga por sus resultados; darles acceso autoservicio al flujo de trabajo aumenta la precisión de los datos introducidos.
- Aumento de la productividad del autoservicio. El uso de notificaciones automáticas para eliminar las tareas de perseguir a los compañeros de trabajo para obtener aprobaciones o información genera importantes aumentos de la productividad.
- Minimización de la costosa contratación de abogadospara tareas rutinarias y repetitivas.
- Apoyo integral al proceso, ya que sustituimos los conocimientos limitados que cada participante de la cadena puede (¡o no!) tener sobre el proceso.
- La integración sin fricciones y a un menor coste, como la mejor plataforma SaaS de automatización de flujos de trabajo de su clase, funcionará a la perfección con los sistemas heredados y los productos de terceros, eliminando la necesidad de costosas instalaciones de sustitución o de consultar a expertos en TI y desarrolladores.
- Trabajo de mayor calidad.Una revisión realizada en 2006 sobre los proveedores de atención sanitaria que habían instalado la automatización del flujo de trabajo reveló que no solo se habían obtenido los beneficios esperados, como ahorro de tiempo, reducción del estrés del personal y mejora de la moral, sino que también había mejorado la calidad real de la atención prestada a los pacientes.
Ventajas en materia de cumplimiento normativo y seguridad:
- Las tasas de cumplimiento aumentan y las responsabilidades se minimizan.Un ejemplo sencillo: un flujo de trabajo automatizado no olvidará una fecha límite, por lo que se pueden reducir o eliminar las sanciones por retraso.
- Mejora de la auditoríaa un nivel suficiente para fines probatorios.
- Se garantiza la claridad, la visibilidad y la capacidad de generar informespara cada flujo de trabajo.
- Archivo garantizado y protección contra desastres, ya que los flujos de trabajo y los activos se almacenan automáticamente en la nube (o en instalaciones locales o en configuraciones híbridas).
- Mayor seguridad,si su plataforma WFA está equipada para cumplir con los estándares de certificación de seguridad de primer nivel y proporcionar la mejor integración de firma electrónica, confirmación de identidad por vídeo e incluso almacenamiento de registros de auditoría de flujos de trabajo basados en blockchain.
Ventajas en materia de gobernanza y colaboración:
- Mejora de la gobernanza, ya que la centralización y la estandarización de procesos ahora funcionan de manera conjunta, proporcionando un marco para el control y el seguimiento de las operaciones legales y un marco coherente de gestión de riesgos.
- Alineación de datos básicos desde una única fuente fiable, lo que facilita enormemente a los empleados de cualquier lugar localizar, gestionar, compartir e informar sobre los casos.
- La accesibilidad móvil y remotamejora la productividad y el compromiso.
- Colaboración mejorada, especialmente si una plataforma Legal WFA cuenta con herramientas de colaboración flexibles y funciones de invitación/notificación a los participantes.
Los equipos de operaciones jurídicas que adoptan el WFA responden mejor a las necesidades corporativas e incluso pueden considerarse «agentes de cambio» positivos para impulsar mejoras en los procesos en otras áreas de la organización.
Beneficios corporativos y culturales:
Todas las ventajas mencionadas anteriormente generan otras ventajas «macro» significativas para las operaciones jurídicas:
- Mejora de los servicios corporativos y para las partes interesadas,gracias a una mayor agilidad, capacidad de respuesta, precisión, seguridad y otras ventajas.
- Vínculos y colaboración más sólidos con los clientes corporativos:Legal Ops puede fortalecer los vínculos con la clientela interna una vez que se hayan automatizado las tareas repetitivas, lo que aliviará la carga de trabajo de todos los involucrados.
- Mayor reputación dentro de la empresa:los equipos de operaciones jurídicas que adoptan el WFA responden mejor a las necesidades corporativas e incluso pueden considerarse «agentes de cambio» positivos para impulsar mejoras en los procesos en otras áreas de la organización.
- Moral positiva:los bufetes de abogados que han implementado la automatización de los flujos de trabajo han observado que los empleados, especialmente los millennials, han adquirido una visión más positiva de la organización; los abogados más jóvenes sienten que cuentan con el apoyo de sus bufetes y que forman parte de un equipo colaborativo.
- Creación de empleo:los departamentos de operaciones jurídicas han trasladado los puestos de trabajo con un alto componente tecnológico a la empresa para acelerar el desarrollo y la implementación de herramientas tecnológicas personalizadas que fomenten una mejor colaboración con los clientes, los empleados y los usuarios finales.
Guía para la planificación proactiva de la tecnología de operaciones jurídicas
Con tantos beneficios potenciales, es fundamental dar el paso hacia tecnologías de operaciones legales como la automatización de flujos de trabajo. Cada vez son más los despachos y empresas que lo están haciendo.
¿Qué es igual de importante? Tomar las decisiones correctas en cuanto a la preparación para la adopción legal de la WFA y elegir la plataforma de automatización de flujos de trabajo legales adecuada. Hemos cubierto todos los facetas de la adopción de la automatización del flujo de trabajo de Legal Ops en nuestro nuevo y completo libro electrónico:«Por qué su departamento de operaciones legales necesita una plataforma de automatización de flujos de trabajo de vanguardia».
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