Il existe pas moins dequatre domaines majeursdans lesquels l'automatisation des flux de travail juridiques peut révolutionner les opérations juridiques. Découvrons-les dans cet extrait de notrenouvel ebook détaillé.
L'automatisation juridique offre de nombreux avantages
L'automatisation des flux de travail peut apporter d'énormes avantages à toute entreprise. Mais elle est particulièrement avantageuse pour les services juridiques.
Comment ? En les aidant à relever toute une série de défis :
- Les entreprises exigent davantage de services juridiques, plus rapidement, tout en limitant (voire en réduisant) les coûts.
- Les contraintes liées à la conformité réglementaire et légale des entreprises, avec des sanctions en cas d'erreurs et de retards.
- Les dangers des processus manuels répétitifs, à haute fréquence et comportant plusieurs étapes, qui génèrent des erreurs.
- La demande de transparence, de centralisation et de collaboration, en particulier à mesure que l'organisation se développe.
L'automatisation des workflows juridiques ne permet pas seulement de surmonter tous ces défis. Elle offre également toute une série d'avantages.
Pour mieux comprendre tous les avantages qu'une solution SaaS d'automatisation des processus juridiques peut apporter aux opérations juridiques et à l'entreprise dans son ensemble, classons-les en quatre catégories distinctes.
Nous avons représenté ces domaines dans le graphique à droite. Mais lorsque l'on examine les détails, la liste devient longue et impressionnante.
Avantages opérationnels :
- Une adoption rapide permet d'obtenir des résultats rapides,en particulier avec les plateformes SaaS basées sur un navigateur, dotées d'une expérience utilisateur intuitive, d'outils de conception par glisser-déposer et d'une courbe d'apprentissage courte.
- La vitesse et l'efficacité du flux de travail augmententdésormais, car les utilisateurs suivent toujours un chemin de travail prédéfini.
- Réduction significative des coûts opérationnelsgrâce à des économies de temps, de main-d'œuvre et même de matériaux.
- Le retour sur investissement immédiat de la WFAest courant, car les économies réalisées permettent un amortissement rapide de l'investissement dans la plateforme.
- Évolutivité, car si un flux de travail est correctement automatisé une fois, il peut être exécuté mille fois avec la même efficacité.
- Exécution vérifiablede chaque processus, avec une transparence quasi totale sur tous les flux de travail.
- Taux d'achèvement plus élevés(réussite du processus) pour tous les flux de travail.
- Remplissage précis des formulaires et des documents grâce à l'utilisation de formulaires dynamiques et de modèles de documents dotés d'une intelligence intégrée qui guide l'utilisateur pour un remplissage et une soumission précis.
- Élimination des erreurs de processus grâce à la standardisation et à l'automatisation des tâches répétitives (et sujettes aux erreurs) telles que le routage, l'archivage et les notifications.
- Une saisie des données plus précise, car la source la plus fiable est souvent la personne concernée par le flux de travail ou l'employé le plus proche du processus, dont les performances sont jugées en fonction des résultats obtenus. Leur donner un accès en libre-service au flux de travail améliore la précision des données saisies.
- Augmentation de la productivité grâce au libre-service. L'utilisation de notifications automatisées pour éviter d'avoir à solliciter ses collègues afin d'obtenir des autorisations ou des informations permet d'augmenter considérablement la productivité.
- Réduction au minimum du recours coûteux à des avocatspour des tâches banales/répétitives.
- Assistance complète tout au long du processus, car nous compensons les connaissances limitées que chaque participant de la chaîne peut (ou non !) posséder.
- Une intégration fluide à moindre coût: en tant que plateforme SaaS d'automatisation des flux de travail la plus performante de sa catégorie, elle fonctionne parfaitement avec les systèmes existants et les produits tiers, éliminant ainsi le besoin d'une installation coûteuse ou de consulter des informaticiens et des développeurs.
- Un travail de meilleure qualité.Une étude réalisée en 2006 auprès de prestataires de soins de santé ayant mis en place un système d'automatisation des flux de travail a révélé que non seulement les avantages escomptés, tels que le gain de temps, la réduction du stress du personnel et l'amélioration du moral, avaient été atteints, mais que la qualité réelle des soins prodigués aux patients s'était également améliorée.
Avantages en matière de conformité et de sécurité :
- Les taux de conformité augmentent et les responsabilités sont minimisées.Un exemple simple : un flux de travail automatisé n'oubliera pas une échéance, ce qui permet de réduire ou d'éliminer les pénalités de retard.
- Amélioration de l'audità un niveau suffisant à des fins probatoires.
- La clarté, la visibilité et la possibilité de générer des rapportssont garanties pour chaque flux de travail.
- Archivage et protection contre les sinistres garantisgrâce au stockage automatique des flux de travail et des ressources dans le cloud (ou sur site ou dans des configurations hybrides).
- Sécurité renforcée :si votre plateforme WFA est équipée pour répondre aux normes de certification de sécurité les plus strictes et offre la meilleure intégration de signature électronique, la confirmation d'identité par vidéo et même le stockage de pistes d'audit de flux de travail basé sur la blockchain.
Avantages en matière de gouvernance et de collaboration :
- Amélioration de la gouvernance, grâce à la centralisation et à la standardisation des processus qui fonctionnent désormais main dans la main, fournissant un cadre pour le contrôle et le suivi des opérations juridiques ainsi qu'un cadre cohérent de gestion des risques.
- Alignement des données fondamentales à partir d'une source unique et fiable, ce qui permet aux employés, où qu'ils se trouvent, de localiser, gérer, partager et rendre compte beaucoup plus facilement des dossiers traités.
- L'accessibilité mobile et à distanceaméliore la productivité et l'engagement.
- Collaboration améliorée, en particulier si une plateforme juridique WFA propose des outils de collaboration flexibles et des fonctionnalités d'invitation/notification des participants.
Les équipes juridiques qui adoptent le WFA sont plus réactives aux besoins de l'entreprise et peuvent même être considérées comme des « agents du changement » positifs, capables de stimuler l'amélioration des processus dans d'autres services de l'organisation.
Avantages pour les entreprises et la culture :
Tous les avantages énumérés ci-dessus génèrent d'autres avantages « macro » significatifs pour les opérations juridiques :
- Amélioration des services aux entreprises et aux parties prenantes,grâce à une agilité, une réactivité, une précision et une sécurité accrues, entre autres avantages.
- Renforcement des liens et du partenariat avec les entreprises clientes :Legal Ops peut renforcer ses liens avec la clientèle interne une fois que les tâches répétitives ont été automatisées, allégeant ainsi la charge de travail de toutes les personnes concernées.
- Réputation renforcée au sein de l'entreprise :les équipes juridiques qui adoptent le WFA sont plus réactives aux besoins de l'entreprise et peuvent même être considérées comme des « agents du changement » positifs, capables de stimuler l'amélioration des processus dans d'autres services de l'organisation.
- Morale positive :les cabinets juridiques qui ont déployé l'automatisation des flux de travail ont constaté que leurs employés, en particulier les milléniaux, avaient une vision plus positive de l'organisation ; les jeunes avocats se sentent soutenus par leur cabinet et intégrés à une équipe collaborative.
- Création d'emplois :les services juridiques ont internalisé les emplois à forte composante technologique afin d'accélérer le développement et le déploiement d'outils technologiques personnalisés visant à favoriser une meilleure collaboration avec les clients, les employés et les utilisateurs finaux.
Guide pour une planification proactive des technologies juridiques
Avec autant d'avantages potentiels, il est essentiel de franchir le pas vers les technologies Legal Ops telles que l'automatisation des flux de travail. De plus en plus de cabinets et d'entreprises font exactement cela.
Qu'est-ce qui est tout aussi important ? Faire les bons choix en termes de préparation à l'adoption légale du WFA et choisir la bonne plateforme d'automatisation des flux de travail juridiques. Nous avons abordé tous les aspects de l'adoption de l'automatisation des flux de travail des opérations juridiques dans notre nouvel ebook complet,Pourquoi vos opérations juridiques ont besoin d'une plateforme d'automatisation des flux de travail de pointe.
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