La gestión de asuntos, o gestión de asuntos legales, implica gestionar todas las actividades relacionadas con la práctica jurídica corporativa, es decir, llevar un registro de los detalles de los casos, los documentos y las facturas que forman parte integral de las operaciones jurídicas diarias de su departamento.
Adoptar un enfoque tradicional y manual para la gestión de asuntos ya no es una opción si se quiere hacer frente a la presión de hacer más con menos y ofrecer la capacidad de respuesta y la precisión que sus clientes merecen y exigen. Es importante evolucionar las operaciones jurídicas corporativas y, aunque la gestión de asuntos es y siempre ha sido especialmente importante para su departamento de operaciones jurídicas, ahora es más importante que nunca hacer dos cosas:
- Respira hondo, relájate y despídete (y alégrate) del 2020 (hemos esperado unos meses, solo para asegurarnos de que realmente había terminado).
- Adopte un enfoque centralizado y optimizado para la gestión de asuntos a medida que avanzamos en 2021 y comenzamos a recuperarnos de la interrupción imprevista causada por la pandemia de COVID-19.
Es el El momento perfecto para la gestión de la materia.
Es el El momento perfecto para la gestión de la materia.A medida que las organizaciones de todos los sectores recuperan la normalidad, la eficiencia y la capacidad de respuesta han adquirido una nueva importancia. La pandemia ha provocado cambios que nadie podía prever, por lo que es fundamental examinar las operaciones y soluciones cotidianas y analizar y evaluar cada una de ellas.
Una solución eficaz para la gestión de asuntos debe ser compatible con todos los tipos de asuntos legales corporativos, lo que puede incluir una variedad de tareas, como contratos y transacciones, reclamaciones, gobernanza y cumplimiento normativo, propiedad intelectual y mucho más.
La vuelta al trabajo y a la oficina requiere una mayor atención a sus soluciones y estrategias. A medida que sus empleados se adaptan a un nuevo entorno laboral que combina los espacios tradicionales de la oficina con las posibilidades del teletrabajo, surgen nuevos retos que afrontar para garantizar la continuidad del negocio. Los antiguos obstáculos, como el uso de sistemas desconectados, deberían ser una mancha que se va desvaneciendo en su retrovisor.
Un centro de gestión de asuntos centralizado es más importante que nunca.
Un centro de gestión de asuntos centralizado es más importante que nunca.Su sistema de gestión de asuntos debe ser el centro neurálgico de todos los asuntos legales de su organización.
¿Su equipo trabaja en espacios remotos y en la oficina, o en variantes híbridas? Debe asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso inmediato e igualitario a los materiales, documentos, actualizaciones de estado y detalles de los casos pertinentes. Contar con un conjunto de sistemas desconectados para la recuperación de información puede hacer que su equipo tenga que navegar por una compleja red de datos dispersos, lo que supone una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.
Cuando los empleados utilizan aplicaciones independientes y descoordinadas, así como software externo, también pueden surgir problemas como la duplicación del trabajo. Esto ya suponía un problema incluso cuando la mayoría de los empleados trabajaban en la misma oficina física, y ahora solo se agravará. En un momento en el que la eficiencia es clave, se pueden perder horas valiosas rehaciendo trabajo que ya se ha completado. Elimine esta posibilidad y dedique ese tiempo a tareas más valiosas.
Los empleados necesitan sentirse valorados y valiosos.
Los empleados necesitan sentirse valorados y valiosos.La pandemia y los confinamientos relacionados con ella han dejado a la mayoría de las personas en todo el mundo en un estado mental frágil, o al menos inusual. Desde lidiar con la incertidumbre laboral hasta compaginar el teletrabajo y la educación en casa, han surgido nuevos retos que pueden poner a prueba incluso a las personas más seguras y comprometidas. No solo es considerado, sino crucial, tener esto en cuenta cuando se piensa en factores como la moral de los empleados.
Desperdiciar el tiempo de sus empleados puede tener otro efecto que, en el mejor de los casos, resulta desagradable: un aumento de la frustración de los empleados. Aparte de la duplicación del trabajo, los procesos de gestión de asuntos desorganizados pueden hacer que sus empleados se vean atados a tareas manuales tediosas y repetitivas que podrían haberse automatizado fácilmente, o que tengan que realizar complicadas soluciones alternativas que requieren horas de esfuerzo innecesario. Esto, a su vez, conduce a una falta de compromiso e incluso a dificultades para retener al personal con talento.
Reducir el error humano
Reducir el error humanoAunque esto no está relacionado exclusivamente con 2021, es cierto que los procesos de gestión de asuntos manuales y en papel dejan mucho más margen para el error. Sin embargo, esto sí que está relacionado con el punto anterior: un empleado frustrado o aburrido es más propenso a cometer errores que uno que está activamente comprometido con sus tareas. Plazos incumplidos, ineficiencias... Quizás sean comprensibles, pero se pueden evitar fácilmente. Evite por completo los costosos errores automatizando estos procesos, incluyendo el mantenimiento de documentos y la aplicación de las directrices de facturación, por ejemplo.
Si tenemos en cuenta los posibles costes de este tipo de errores humanos, los acontecimientos del año pasado y la necesidad de una mayor precisión en las operaciones jurídicas hacen que esto sea relevante para 2021 y años posteriores: ¿puede su organización permitirse el tipo de errores en la gestión de asuntos que antes podría haber ignorado?
Ya deberías estar allí.
Ya deberías estar allí.Como dijimos al principio, si aún no cuenta con una solución de gestión de asuntos, está jugando con fuego. ¿La respuesta más sencilla a por qué debería tener una? Ayuda a la salud financiera de su empresa y la protege de riesgos, pero como puede ver, los beneficios van mucho más allá. Necesita una visibilidad y un control completos sobre todo el ciclo de vida de los asuntos.
Se puede argumentar que se trata tanto de una cuestión ética como comercial: ¿realmente estás ofreciendo a tus clientes el mejor servicio posible si no utilizas las mejores herramientas disponibles?
Mientras se enfrenta a los nuevos retos que le ha planteado el año 2020, probablemente tenga suficientes motivos de preocupación. Una gestión eficaz, optimizada y transparente de los asuntos no debería ser uno de ellos.
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