Para muchos profesionales del cumplimiento, el concepto de un programa de cumplimiento eficaz no es nuevo. El problema radica en tratar de descifrar qué significa realmente eficaz, qué buscan realmente los reguladores y cómo se puede demostrar que el programa es eficaz.
Muchas personas sostienen que el verdadero objetivo del cumplimiento normativo es crear y aplicar procesos y procedimientos que ayuden a mitigar el riesgo de que se produzca una infracción. Sin embargo, el hecho es que si se produce una infracción, su capacidad para demostrar que su programa de cumplimiento sigue las directrices reglamentarias puede reducir su puntuación de culpabilidad y dar lugar a reducciones significativas en multas y sanciones.
Para aclarar estas cuestiones de ética y cumplimiento, entrevistamos recientemente a Hui Chen, ex consultor de cumplimiento del Departamento de Justicia. Lea la entrevista aquí.
Mientras tanto, iniciamos siete semanas de blogs semanales para explorar cada una de las siete características distintivas de un programa de cumplimiento eficaz. A través del examen de estos sellos, establecidos por las Directrices Federales de Sentencias de las Organizaciones, podemos ayudarle a entender lo que los reguladores están buscando y lo que se necesita para que sus esfuerzos de cumplimiento sean realmente eficaces.
A lo largo de las próximas siete semanas exploraremos las siguientes señas de identidad:
- Políticas y procedimientos escritos
- Supervisión del programa
- Diligencia ética debida
- Formación y comunicación
- Seguimiento y eficacia
- Aplicación de la legislación e investigaciones internas
- Remediación
Hoy examinaremos la primera medida de eficacia: las políticas y procedimientos escritos de una empresa.
Políticas y procedimientos escritos
Las políticas escritas constituyen la base de las expectativas y la conducta de una empresa, mientras que los procedimientos aplican estas normas. Sin embargo, no basta con tener políticas y procedimientos.
Con la publicación en febrero de 2017 de su "Evaluación de un programa de cumplimiento corporativo", el Departamento de Justicia (DOJ) ofreció una visión de su proceso de investigación. La publicación destaca las preguntas más frecuentes y los elementos básicos de investigación que tienen en cuenta la gestión y la revisión, la accesibilidad y la integración operativa.
"El código de conducta de una empresa suele ser la base sobre la que se construye un programa eficaz de cumplimiento", afirma la publicación. El código ayuda a garantizar que las políticas y los procedimientos se gestionan de forma eficaz, son propiedad de los departamentos y personas adecuados y se revisan periódicamente. Estos tres pasos son elementos esenciales de cualquier programa de cumplimiento.
Las organizaciones que no pueden demostrar claramente la génesis y la historia de una política con revisiones periódicas no pueden demostrar el tipo de rigor que buscan los reguladores. Al mantener políticas escritas, las organizaciones tienen la oportunidad de demostrar que su empresa concede un valor significativo a la conducta que se espera de sus empleados.
Una vez implantado, muchas organizaciones no consiguen ofrecer un programa claramente comunicado que sea pertinente y accesible para sus empleados.
Hui Chen reta a las organizaciones a plantearse la finalidad de sus políticas y procedimientos y a preguntarse si se limitan a marcar casillas o influyen realmente en el comportamiento de sus empleados.
"Rara vez he conocido a alguien que cometiera una conducta indebida que honestamente no supiera que lo que hacía estaba mal", afirma Chen. "El problema no es el conocimiento. El problema es el comportamiento. Deberías medir el comportamiento".
La atención que presta una organización a la accesibilidad demuestra a los reguladores que está haciendo todo lo posible para educar mejor a sus empleados y garantizar que éstos dispongan de la información que necesitan, relevante para su función, para llevar a cabo sus actividades de forma ética y conforme a la normativa.
Tras asegurarse de que las políticas y los procedimientos se gestionan, revisan, hacen accesibles y son pertinentes, las organizaciones deben centrarse en su aplicación operativa. Deben ser capaces de demostrar que las políticas funcionan y que los empleados las comprenden mediante mediciones continuas.
En su entrevista, Chen mencionó que las organizaciones deben reflexionar continuamente sobre el funcionamiento de su sistema. La adaptación de las políticas y los procedimientos es un componente fundamental de la corrección, que trataremos más a fondo en la entrada del blog correspondiente al séptimo sello distintivo.
Aunque las políticas y los procedimientos son sólo una de las siete características distintivas de un programa de cumplimiento eficaz, son los cimientos sobre los que se construyen estos programas. No se puede tener un programa de cumplimiento sólido y eficaz sin esta base.
Vuelva la semana que viene cuando cubramos el segundo sello distintivo: la supervisión del programa. Hasta entonces, visite nuestro sitio web para obtener información sobre cómo Mitratech puede ayudarle a implementar un programa de cumplimiento eficaz.
