Für viele Compliance-Experten ist das Konzept eines wirksamen Compliance-Programms nicht neu. Das Problem besteht darin, zu entschlüsseln, was effektiv wirklich bedeutet, worauf die Aufsichtsbehörden tatsächlich achten und wie Sie nachweisen können, dass Ihr Programm effektiv ist.

Viele Menschen argumentieren, dass das eigentliche Ziel der Einhaltung von Vorschriften darin besteht, Prozesse und Verfahren zu schaffen und umzusetzen, die das Risiko eines Verstoßes gegen die Vorschriften verringern helfen. Tatsache ist jedoch, dass Sie im Falle eines Verstoßes nachweisen können, dass Ihr Compliance-Programm die gesetzlichen Richtlinien einhält, was zu einer Verringerung der Schuldquote und zu einer erheblichen Reduzierung von Geldbußen und Strafen führen kann.

Um Klarheit in diese Ethik- und Compliance-Fragen zu bringen, haben wir kürzlich den ehemaligen Compliance-Berater des Justizministeriums, Hui Chen, interviewt. Lesen Sie das Interview hier. 

In der Zwischenzeit starten wir sieben Wochen lang wöchentliche Blogs, in denen wir jedes der sieben Merkmale eines wirksamen Compliance-Programms untersuchen. Durch die Untersuchung dieser Merkmale, die in den Federal Sentencing Guidelines of Organizations festgelegt sind, können wir Ihnen helfen zu verstehen, worauf die Aufsichtsbehörden achten und was nötig ist, damit Ihre Compliance-Bemühungen wirklich effektiv sind.

In den nächsten sieben Wochen werden wir uns mit den folgenden Merkmalen befassen:

  1. Schriftliche Richtlinien und Verfahren
  2. Aufsicht über das Programm
  3. Ethische Sorgfaltspflicht
  4. Ausbildung und Kommunikation
  5. Überwachung und Wirksamkeit
  6. Durchsetzung und interne Untersuchungen
  7. Sanierung

Heute werfen wir einen Blick auf den ersten Maßstab für die Wirksamkeit - die schriftlichen Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens.

Schriftliche Richtlinien und Verfahren

Schriftliche Richtlinien bilden die Grundlage für die Erwartungen und das Verhalten eines Unternehmens, während Verfahren diese Standards umsetzen. Es reicht jedoch nicht aus, nur über Richtlinien und Verfahren zu verfügen.

Mit der im Februar 2017 veröffentlichten "Evaluation of a Corporate Compliance Program" gab das Department of Justice (DOJ) einen Einblick in seinen Untersuchungsprozess. In der Veröffentlichung werden häufig gestellte Fragen und die Kernelemente der Untersuchung hervorgehoben, die Management und Überprüfung, Zugänglichkeit und operative Integration berücksichtigen.

"Der Verhaltenskodex eines Unternehmens ist oft die Grundlage für ein wirksames Compliance-Programm", heißt es in der Veröffentlichung. Der Kodex trägt dazu bei, dass die Richtlinien und Verfahren effektiv verwaltet, von den zuständigen Abteilungen und Personen getragen und regelmäßig überprüft werden. Diese drei Schritte sind wesentliche Elemente eines jeden Compliance-Programms.

Organisationen, die nicht in der Lage sind, die Entstehung und Geschichte einer Richtlinie durch regelmäßige Überprüfungen eindeutig nachzuweisen, können nicht die Art von Strenge demonstrieren, die die Aufsichtsbehörden erwarten. Durch die Beibehaltung schriftlicher Richtlinien haben Organisationen die Möglichkeit zu beweisen, dass ihr Unternehmen großen Wert auf das von ihren Mitarbeitern erwartete Verhalten legt.

Nach der Einführung versäumen es viele Unternehmen, ein klar kommuniziertes Programm anzubieten, das für ihre Mitarbeiter relevant und zugänglich ist.

Hui Chen fordert die Unternehmen auf, den Zweck ihrer Richtlinien und Verfahren zu überdenken und sich zu fragen, ob sie nur eine Abhak-Übung sind oder tatsächlich das Verhalten ihrer Mitarbeiter beeinflussen.

"Ich habe selten jemanden getroffen, der ein Fehlverhalten begangen hat, von dem er wirklich nicht wusste, dass es falsch war", so Chen. "Das Problem liegt nicht im Wissen. Das Problem liegt im Verhalten. Man sollte das Verhalten messen."

Wenn ein Unternehmen auf Barrierefreiheit achtet, beweist es den Aufsichtsbehörden, dass es alles in seiner Macht Stehende tut, um seine Mitarbeiter bestmöglich zu schulen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie für ihre Rolle benötigen, um ihre Geschäfte in ethischer und gesetzeskonformer Weise zu führen.

Nachdem sichergestellt ist, dass die Richtlinien und Verfahren konsequent verwaltet, überprüft, zugänglich und relevant sind, sollten sich die Unternehmen auf die operative Umsetzung konzentrieren. Sie sollten in der Lage sein, nachzuweisen, dass die Richtlinien tatsächlich funktionieren und das Verständnis der Mitarbeiter durch laufende Messungen belegen.

In ihrem Interview wies Chen darauf hin, dass Unternehmen die Funktionsweise ihres Systems kontinuierlich reflektieren sollten. Die Anpassung von Richtlinien und Verfahren ist eine wichtige Komponente für Abhilfemaßnahmen, auf die wir im Blogbeitrag zum siebten Merkmal näher eingehen werden.

Richtlinien und Verfahren sind zwar nur eines von sieben Merkmalen eines wirksamen Compliance-Programms, aber sie bilden das Fundament, auf dem diese Programme aufgebaut sind. Ohne diese Grundlage ist ein solides und wirksames Compliance-Programm nicht möglich.

 

Schauen Sie nächste Woche wieder vorbei, wenn wir das zweite Merkmal behandeln - die Programmaufsicht. Bis dahin besuchen Sie bitte unsere Website, um zu erfahren, wie Mitratech Sie bei der Umsetzung eines wirksamen Compliance-Programms unterstützen kann.