Las emergencias ocurren sin previo aviso. Desde desastres climáticos nacionales hasta amenazas cibernéticas, cualquier cosa puede interrumpir las operaciones comerciales en un instante; por eso es fundamental que su organización cuente con un sistema avanzado de alerta de emergencias y un plan de continuidad del negocio (BCP).
Los sistemas de alerta de emergencias, también conocidos como software de continuidad empresarial o herramientas de gestión de incidentes, son la piedra angular de la continuidad empresarial. Según la FEMA,el 40 % de las pequeñas empresas estadounidensesnunca se recuperan de los desastres nacionales. Estas pérdidas perjudican a los propietarios de las empresas, a los consumidores y a la economía en general.
Peor aún, el 34 % de los empleadores no contaba con un plan de preparación para emergencias antes de la reciente pandemia. Las empresas que intentan recuperarse sin una gestión de emergencias se enfrentan a una ardua tarea. La recuperación es costosa y algunas empresas quiebran durante el primer año tras una emergencia grave.
El software actual de sistemas de alerta de emergencias va más allá de las notificaciones masivas a los empleados. Toma medidas adicionales para proteger el bienestar de los empleados, mejorar la comunicación entre departamentos y prevenir pérdidas económicas.
Echemos un vistazo a las nueve características que definen el mejor softwarede sistemas de alerta de emergencias.
1. Respuesta rápida para la continuidad del negocio: plantillas rápidas y geolocalización
El software de planificación de la continuidad del negocio mejora el proceso actual de planificación de la continuidad del negocio (BCP) de una empresa. La continuidad del negocio aprovecha las herramientas de formación, pruebas e informes para proteger los activos de la empresa, la seguridad de los empleados, las operaciones y los datos empresariales.
Los sistemas de alerta de emergenciasson fundamentales para la gestión de riesgos, pero es esencial responder con rapidez. Las tasas de quiebra empresarial tras un desastre son elevadas para las empresas que renuncian a las soluciones EAS.
Los propietarios no pueden permitirse perder ni un segundo cuando se produce un desastre. No basta con alertar a los gerentes y supervisores. Los sistemas de alerta de emergencias incluyen herramientas integradas para la personalización, la geolocalización y la entrega de dispositivos, de modo que todos los directivos y empleados puedan responder rápidamente, independientemente del departamento y la ubicación.
Los equipos de gestión de riesgos pueden personalizar los mensajes de alerta para cada departamento y función con el fin de optimizar las evacuaciones, las copias de seguridad y la recuperación de datos, las copias de seguridad de los sistemas informáticos, los procedimientos de seguridad operativa, la seguridad eléctrica y otros protocolos de emergencia.
2. Comunicación multicanal: mensajería bidireccional
La comunicación es un proceso bidireccional. En caso de emergencia, un sistema de respuesta bidireccional agiliza el proceso de notificación, lo que le permite mantenerse en contacto con su equipo de crisis y ofrece ventajas que pueden salvar vidas. La mensajería bidireccional también se conoce como comunicación bidireccional, lo que significa que los empleados pueden responder a los mensajes. Por ejemplo, las empresas pueden solicitar a los empleados que confirmen la recepción de la alerta enviando un mensaje de texto con «c» para confirmar o «y» para indicar que sí. Esta función ayuda a los equipos de gestión de riesgos a medir el rendimiento del EAS. Con un sistema de comunicación bidireccional, no solo puede enviar notificaciones push, mensajes de texto, correos electrónicos y mensajes de voz desde su ordenador, tableta o smartphone, sino que también puede recibir una respuesta inmediata y ver quién está bien y quién necesita ayuda, y priorizar los recursos en consecuencia.
Tener la opción de enviar un mensaje de voz, un SMS, un correo electrónico, una notificación push o una notificación de escritorio al mismo tiempo para comunicarte con tu equipo aumenta las posibilidades de que reciban una actualización a tiempo.
Utilice una estrategia centrada en los dispositivos móviles para las notificaciones de emergencia y la gestión de incidentes, de modo que los empleados puedan responder rápidamente a los mensajes y usted pueda proteger a su plantilla, independientemente de dónde se encuentren. Personalice los mensajes y los informes, y notifique rápidamente a los empleados en función de su ubicación, departamento, grupo o función.
Los equipos de gestión de riesgos envían alertas de emergencia a través de los siguientes canales.
- Notificaciones en el escritorio del ordenador
- Mensajes de voz por teléfono (y buzón de voz)
- Alertas por correo electrónico
- Notificaciones push
- Mensajes de texto
Aprovechar todas estas vías de comunicación maximizará la transmisión de mensajes y mejorará los tiempos de respuesta.
Las empresas pueden llevar los mensajes masivos bidireccionales un paso más allá con actualizaciones al minuto. También hay disponibles funciones de anuncios por llamada para los empleados que deseen ponerse en contacto con la empresa para obtener información de emergencia.
3. Optimizar los procesos de gestión de incidentes y la presentación de informes.
El objetivo de la gestión de incidentes es resolverlos de forma rápida y eficaz para evitar en la medida de lo posible pérdidas operativas. Una solución de continuidad del negocio que no permita acceder a ella en cualquier momento y lugar también es vulnerable a la pérdida de datos e ingresos.
Todo plan de gestión de incidentes (IMP) necesita una solución de alerta de emergencias para desastres locales, públicos y nacionales. El software BCP incluye herramientas de gestión de incidentes que ayudan a las empresas a supervisar, detectar, analizar y prevenir futuras pérdidas derivadas dedesastres previstos.
4. Integración y comunicación
Las plataformas IMP todo en uno integran la planificación de continuidad del negocio, la respuesta rápida ante incidentes y emergencias, y la preparación para emergencias en una potente herramienta. Esto ayuda a las empresas a ahorrar dinero y tiempo en la recuperación del negocio, especialmente a aquellas que sufren interrupciones prolongadas.
Los sistemas integrados de alerta de emergencias son fundamentales para las empresas que se expanden a nivel nacional y mundial. Y es todo un reto conseguir que toda la organización se implique y se sume a todos los procesos de continuidad del negocio. Estas empresas necesitan soluciones versátiles de gestión de incidentes que respondan y resuelvan los incidentes en cualquier ubicación de la empresa, ya sea en California o en Singapur. A medida que más empresas introducen el trabajo a distancia, las soluciones versátiles serán cruciales para adaptarse a los nuevos entornos de trabajo, comportamientos y ubicaciones geográficas.
5. Mejorar la colaboración
La gestión de incidentes es un esfuerzo colaborativo. Los profesionales de TI trabajan con equipos y gerentes de gestión de riesgos para identificar, resolver y prevenir problemas futuros. Depender de múltiples herramientas puede interrumpir el flujo de trabajo, la colaboración y los tiempos de respuesta, lo que aumenta el riesgo de pérdidas para la empresa durante situaciones de emergencia.
Los sistemas de alerta de emergencia todo en uno reúnen a todos los miembros del equipo en la misma mesa digital. Los miembros del equipo pueden comunicarse, compartir y editar documentos, acceder a informes de rendimiento, analizar el historial de incidentes y delegar proyectos desde una única plataforma, lo que garantiza que los equipos de continuidad del negocio y de respuesta a incidentes estén en sintonía.
La colaboración es fundamental para mitigar posibles desastres en la empresa. El software de alerta de emergencias permite a los miembros del equipo iniciar conferencias telefónicas dentro de la plataforma; esta función es esencial para la planificación futura y las reuniones urgentes durante situaciones de desastre.
6. Formación integral de la plantilla
Proporcionar formación a sus empleados equivale a invertir en la resolución satisfactoria de cualquier emergencia. Las pruebas y la formación son las formas más definitivas de comprender la reacción adecuada ante un incidente y saber qué debe hacer su equipo para protegerse a sí mismo y a quienes le rodean.
Entre los muchos tipos diferentes de formación se incluyenejercicios de simulación, seminarios web, listas de verificación y formación en línea sobre diversos escenarios.
Los equipos de gestión de riesgos, los departamentos de gestión de incidentes, los responsables de TI y los directivos de la empresa no son los únicos que deben estar al tanto de todo. Todos los empleados deben estar preparados para actuar dentro de sus posibilidades cuando se produzca un desastre. Los empleados deben comprender las responsabilidades y los parámetros de sus funciones en situaciones de emergencia.
Los riesgos provocados por los acontecimientos recientes han renovado el interés del sector por las exposiciones asociadas apandemias, perturbaciones meteorológicas yla resiliencia de la cadena de suministro. Aquí es donde entran en juego los componentes de planificación y formación del software. Esta funcionalidad garantiza que los empleados sepan exactamente cómo responder en caso de emergencia, y que la dirección pueda asegurarse de que todo está listo para afrontar con éxito el próximo incidente.
La formación integral abarca las siguientes áreas:
- Concienciación sobre ciberseguridad para empleados
- Prevención de la violencia en el lugar de trabajo
- Respuesta ante la pandemia y protocolos de seguridad
- Desastres climáticos
- Normas de cumplimiento
- Preparación para emergencias
- Mejores prácticas para viajar con seguridad
Estas formaciones se presentan como cursos interactivos. Las empresas pueden impartir ellas mismas sesiones de formación en directo o contar con la ayuda de expertos con experiencia en BC.
7. Supervisar incidentes y elaborar informes
Para minimizar las pérdidas operativas y de datos, es necesario realizar un seguimiento y elaborar informes en tiempo real. Es fundamental identificar patrones en situaciones de emergencia, soluciones exitosas y comportamientos de respuesta para evitar pérdidas económicas aún mayores en el futuro.
El software de alerta de emergencias incluye supervisión automatizada, por lo que los equipos de gestión de incidentes pueden resolver los problemas rápidamente y mantener a la empresa informada sobre los avances. Las funciones de supervisión permiten a varios miembros del equipo seguir de cerca las emergencias en tiempo real para poder actuar cuando más importa.
La notificación de incidentes también es fundamental para la prevención de pérdidas. Las empresas deben conocer el número de informes registrados durante determinados periodos de tiempo; identificar estos patrones es fundamental para establecer los KPI o indicadores clave de rendimiento de la gestión de incidentes.
El cumplimiento de los objetivos de los KPI mejora la respuesta ante emergencias y los tiempos de resolución, el cumplimiento normativo de la empresa, los problemas recurrentes y los retrasos en los informes de incidentes que colapsan el sistema.
8. Soluciones rentables
El software EAS también es una solución rentable. Es posible que las operaciones comerciales se hayan reducido, pero eso no significa que una empresa no esté incurriendo en gastos de alquiler, gastos generales, pérdida de ventas, pérdida de clientes y recuperación ante desastres. Estos gastos se acumulan rápidamente.
Las empresas se enfrentan a más amenazas que nunca. Además de los grandes desastres climáticos y los ataques a la ciberseguridad, las empresas pueden verse obligadas a cerrar durante las cuarentenas impuestas por el Estado o sufrir daños materiales; estas situaciones pueden tener consecuencias devastadoras para las pequeñas empresas. La planificación a largo plazo es fundamental en un mundo post-COVID.
A medida que aumenta la probabilidad de que se produzcan emergencias, las empresas pueden actualizar sus protocolos de continuidad del negocio con tecnología avanzada para mitigar riesgos futuros. Esto es fundamental si las empresas desean crecer durante las crisis económicas.
9. Servicio al cliente y asistencia técnica
Un servicio de atención al cliente y una asistencia técnica excepcionales son dos características distintivas del software de sistemas de alerta de emergencias. Las empresas no pueden permitirse las consecuencias de una asistencia técnica poco fiable, especialmente en situaciones de emergencia. Las amplias bases de conocimientos deben ir acompañadas de soluciones de asistencia en directo con experiencia.
El soporte en vivo está disponible para ayudar a los clientes de software con la recuperación de datos perdidos durante fenómenos meteorológicos, la protección de datos confidenciales frente a ciberataques y otras emergencias. Los servicios de soporte también deben estar disponibles para la incorporación de usuarios; la incorporación forma y da soporte a los administradores de software desde el principio para que no se pierdan en la base de conocimientos cuando se produce un desastre.
Descubra las ventajas de los sistemas de alerta de emergencias
No pague el precio de no estar preparado. Descubra las ventajas económicas y la tranquilidad que ofrece un sistema de alerta de emergencias. Consulte esta guía a medida que integra su nuevo sistema de alerta en su plan de continuidad del negocio.
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Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
