Hay muchas razones por las que se podría rescindir una relación con un proveedor externo. En ese caso, los datos almacenados por su proveedor podrían quedar expuestos.
Los requisitos de servicio de su empresa a menudo deben continuar, pero existe el riesgo de que usuarios no autorizados puedan acceder a los datos tras la rescisión del contrato. ¿Otro temor? Que los proveedores puedan eliminar de forma inadecuada documentos que contienen información confidencial de los clientes, lo que dejaría esos datos expuestos al riesgo de ser localizados y robados.
En caso de rescisión del contrato, es importante recuperar inmediatamente los datos de su empresa. Sin embargo, para ello, es necesario contar con los mecanismos de seguridad adecuados antes de la rescisión del contrato.
Crea un plan para recibir tus datos.
Para planificar cualquier contingencia, siga estas ocho prácticas recomendadas para proteger sus datos:
- Sepa exactamente dónde se encuentran sus datos y dónde están ubicados los sitios de respaldo.
- Defina qué es y qué no es información confidencial.
- Incluya un contrato de servicio con una cláusula de salida que le permita recuperar sus datos en cualquier momento.
- Planifica cómo recuperarás tus datos, ya sea a través de una interfaz web para descargarlos o en un formato físico.
- Cree un calendario para recuperar sus datos, incluyendo cuánto tiempo deben conservarse los datos después de que expire el servicio del proveedor.
- Solicite que se destruyan los datos digitales y físicos o que se le envíen directamente a usted.
- Si se devuelven datos, debe tener un plan sobre dónde almacenar o archivar esta información.
- Realizar auditorías periódicas, mensuales o trimestrales, para evaluar dónde se almacenan los datos, ya que el proveedor podría cambiar la ubicación.
Gestione sus datos a lo largo del ciclo de relación con los proveedores.
En esta era fundamentalmente digital, es vital realizar un seguimiento, supervisar y proteger sus datos en caso de que tenga que poner fin a una relación con un proveedor externo que antes era de confianza. En última instancia, hay que planificar con antelación el peor de los casos, por si no se puede salvar la relación con el proveedor.
Incluso si se trata de una relación con un proveedor de extrema confianza y sin indicios de problemas en el horizonte (por ejemplo, si el proveedor es un querido miembro de la familia y nunca tendrías una discusión con él), deberías seguir haciendo un seguimiento de los datos que tiene en su poder... por si acaso.
Es esencial contar con una herramienta eficaz, proporcionada por un proveedor que comprenda todo lo relacionado con la gestión de proveedores y pueda orientarle sobre cómo planificar la rescisión de contratos. Utilice una solución de gestión de riesgos de proveedores que gestione sus datos a lo largo de todo el ciclo de vida de la relación con el proveedor.
Si es necesario poner fin a una relación con un proveedor, una solución VRM puede proporcionarle un archivo de documentos y registros. Además, se beneficiará de la posibilidad de conservar y documentar sus actividades de gestión de riesgos, por si se produce una auditoría.
Defiéndase contra los riesgos de proveedores y empresas
Conozca nuestras soluciones VRM/ERM, las mejores de su categoría.
