Es gibt viele Gründe, warum eine Beziehung zu einem Drittanbieter beendet werden kann. In diesem Fall könnten Ihre beim Anbieter gespeicherten Daten angreifbar sein.
Die Serviceanforderungen Ihres Unternehmens müssen oft weiter erfüllt werden, aber es besteht die Gefahr, dass nach Vertragsende unbefugte Nutzer auf die Daten zugreifen können. Eine weitere Befürchtung? Dass Anbieter Dokumente, die vertrauliche Informationen eines Kunden enthalten , unsachgemäß entsorgen, so dass die Gefahr besteht, dass diese Daten gefunden und gestohlen werden.
Im Falle einer Vertragskündigung ist es wichtig, dass die Daten Ihres Unternehmens sofort wiederhergestellt werden. Dazu müssen Sie jedoch vor der Vertragskündigung die richtigen Ausfallsicherheiten einrichten.
Erstellen Sie einen Plan für den Erhalt Ihrer Daten
Um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, sollten Sie diese acht bewährten Verfahren zum Schutz Ihrer Daten befolgen:
- Sie sollten genau wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind und wo sich die Backup-Standorte befinden.
- Definieren Sie, was vertrauliche Informationen sind und was nicht.
- Schließen Sie einen Dienstleistungsvertrag mit einer Ausstiegsklausel ab, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt abzurufen.
- Planen Sie, wie Sie Ihre Daten abrufen wollen, entweder über eine Webschnittstelle, die Sie herunterladen können, oder in einem physischen Format.
- Erstellen Sie einen Zeitplan für den Abruf Ihrer Daten, einschließlich der Frage, wie lange die Daten aufbewahrt werden sollen, nachdem der Dienst des Anbieters abgelaufen ist.
- Verlangen Sie, dass sowohl digitale als auch physische Daten vernichtet oder direkt an Sie geschickt werden.
- Wenn Daten zurückgegeben werden, sollten Sie einen Plan haben, wo diese Informationen gespeichert oder archiviert werden sollen.
- Führen Sie regelmäßig (monatlich oder vierteljährlich) Audits durch, um zu prüfen, wo die Daten gespeichert sind, da der Anbieter den Speicherort ändern könnte.
Verwalten Sie Ihre Daten über den gesamten Zyklus einer Lieferantenbeziehung
In diesem grundlegend digitalen Zeitalter ist es unerlässlich, Ihre Daten zu verfolgen, zu überwachen und zu schützen, falls eine einst vertrauenswürdige Beziehung zu einem Drittanbieter beendet werden muss. Letztendlich müssen Sie im Voraus für den schlimmsten Fall planen, wenn eine Lieferantenbeziehung nicht gerettet werden kann.
Selbst wenn es sich um eine äußerst vertrauenswürdige Lieferantenbeziehung handelt, bei der es keine Anzeichen für Probleme gibt (z. B. wenn ein geliebtes Familienmitglied der Lieferant ist und Sie sich nie streiten würden!), sollten Sie die Daten, die sich in seinen Händen befinden, dennoch überwachen - nur für den Fall.
Es ist wichtig, ein leistungsfähiges Tool von einem Anbieter zu haben, der sich mit dem Lieferantenmanagement auskennt und Sie bei der Planung der Vertragskündigung unterstützen kann. Nutzen Sie eine Lösung für das Lieferantenrisikomanagement die Ihre Daten während des gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung verwaltet.
Wenn eine Lieferantenbeziehung beendet werden muss, können Sie mit einer VRM-Lösung ein Archiv für Dokumente und Unterlagen einrichten. Und Sie profitieren von der Möglichkeit, Ihre Risikomanagement-Aktivitäten auch für den Fall einer Prüfung aufzubewahren und zu dokumentieren.
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