BPM y bancos: las cuatro ventajas principales de la automatización de procesos

Los bancos y las cooperativas de crédito de todos los tamaños están adoptando la tecnología BPM, y hay cuatro razones principales para ello: codificación de procesos, aumento de la eficiencia, cumplimiento normativo y mitigación de pérdidas.

Hace poco hablé con el vicepresidente de un banco que me contó una historia terrible sobre la generación de documentación para préstamos comerciales. El banco tenía un proceso de aprobación de préstamos muy poco estructurado, lo que quizá era su mayor problema. Pero una vez aprobado el préstamo, cada agente de préstamos se lanzaba a sus propios procesos oscuros para generar la documentación del préstamo. Para este banco en concreto, codificar el proceso, es decir, conseguir que todo el mundo hiciera las cosas de la misma manera estructurada, era un objetivo fundamental.

Para muchos bancos, el proceso de generación de documentación transaccional es ineficiente y, por lo tanto, excesivamente costoso. Gran parte de esta ineficiencia puede atribuirse a procesos no codificados, es decir, procesos oscuros, que a menudo implican un enfoque improvisado para la producción de documentos (por ejemplo, plantillas de Word, campos combinados y quizás un poco de VBA).

La automatización de la generación de documentación transaccional es posiblemente el tipo de modelado de procesos empresariales más rentable para los bancos, ya que aumenta considerablemente la eficiencia. Muchos bancos afirman haber reducido el tiempo necesario para generar la documentación de los préstamos de «días a horas» o, en algunos casos, a minutos.

En muchos tipos de organizaciones, el modelado de procesos tiene como objetivo principal la eficiencia. Sin embargo, en el caso de los bancos, los procesos oscuros (procesos no modelados ni supervisados) pueden dar lugar a incumplimientos, tanto de las leyes vigentes como de las políticas internas establecidas para garantizar prácticas crediticias seguras. Cualquiera de estos dos tipos de incumplimiento puede dar lugar a riesgos legales, préstamos peligrosos y pérdidas de beneficios.

La automatización del proceso de generación de préstamos puede reducir, y probablemente eliminar, el incumplimiento. Los gestores de relaciones, los agentes de préstamos y los empleados administrativos se canalizan hacia el mismo proceso codificado y automatizado, lo que se traduce no solo en una mayor eficiencia, sino también en una mayor seguridad.

Confiar en la interacción humana en procesos complejos y difíciles es, como mínimo, arriesgado. Un contrato de préstamo comercial puede tener cien páginas, mil variables, requerir una lógica empresarial muy compleja para incluir o excluir bloques de texto, implicar múltiples niveles de texto repetido, etc. Con este nivel de complejidad, por mucho que se revise, siempre existe la posibilidad de que se pase algo por alto y que eso pueda costarle al banco millones de dólares.

Para una institución crediticia, transformar sus documentos transaccionales en una aplicación de procesos con una lógica empresarial precisa y completa y una secuencia de recopilación de datos estructurada y altamente interactiva puede eliminar prácticamente los errores humanos y, con ello, una parte significativa de la exposición legal.

Aunque los bancos pueden necesitar muchos tipos de automatización de procesos, la solución para la generación de documentos es una implementación de HotDocs en toda la empresa, ya sea en las instalaciones con HotDocs Server o en la nube con HotDocs Core Services. La automatización del proceso de generación de préstamos mejorará drásticamente la eficiencia, al tiempo que mejorará el cumplimiento normativo y reducirá el riesgo.