La gestión de políticas es el epicentro de las operaciones comerciales.
Miles de acuerdos corporativos, interminables contratos con proveedores, control de versiones y auditorías rigurosas: es una tarea ardua y no alcanzar los objetivos empresariales puede dejar a las organizaciones en una situación vulnerable. ¿Cómo puede la tecnología de gestión de políticas aportar una mayor eficiencia a los procesos? ¿Puede una buena gestión de políticas ayudar a los responsables a configurar el futuro de sus organizaciones?
Una gestión eficaz de las políticas no solo es la base fundamental para crear una cultura corporativa, sino también para alcanzar el éxito operativo.
En este artículo, analizamos en detalle la gestión de políticas en 2022 y la enorme ventaja comercial que supone elegir al socio tecnológico adecuado. Acompañe esta lectura escuchando: El podcast de The RegTech Report: La importancia de la gestión de políticas.
El mundo está en constante cambio y la COVID-19 ha alterado para siempre nuestra forma de trabajar. En la era del trabajo híbrido, las políticas son fundamentales para definir la cultura de una organización, establecer las obligaciones de todos los miembros del equipo y garantizar el cumplimiento de las diferentes leyes y normativas.
¿Cómo puede una organización crear un programa ágil de gestión de políticas?
Estructura de la política
Hay dos aspectos que deben tenerse en cuenta para lograr una estructura óptima de gestión de políticas:
- Gestión de pólizas Back Office: Asegúrese de que las pólizas se mantengan actualizadas, redactadas, aprobadas, mantenidas y supervisadas.
- Gestión de políticas Front Office: Garantiza el compromiso de los empleados y un fácil acceso a las políticas a través de un portal específico.
Colaboración
Crear un entorno que permita la redacción colaborativa de políticas, en el que varias personas puedan trabajar en una misma política al mismo tiempo.
En la actualidad, cada día laborable se producen cientos de cambios, por lo que dotar a su organización de tecnología colaborativa que permita revisar los procesos de forma ágil y en tiempo real, en lugar de seguir una secuencia lineal, es fundamental para mantener las políticas actualizadas.
Comunicación de políticas
La forma en que se redactan las políticas es importante, evite a toda costa una redacción descuidada. Asegúrese de utilizar la voz activa en lugar de la pasiva. Sea concreto, no cree párrafos excesivamente complejos que resulten confusos y difíciles de entender.
Exhibición de políticas
No solo importa lo que se escribe, sino también la forma en que se presentan las políticas al equipo. Asegúrate de crear documentos de políticas atractivos que inviten a las personas a leerlos, analizarlos y asimilarlos.
Compromiso
Tener un documento normativo perfectamente elaborado no tiene ningún valor si no se comunica, supervisa y aplica con el objetivo de lograr el máximo compromiso por parte del equipo.
Equilibrio
Las políticas ayudan a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. El equilibrio adecuado en las políticas es fundamental para garantizar la coherencia en los procesos empresariales y tiene un impacto directo en la consecución de los objetivos y el aumento del rendimiento.
Identificación de riesgos
Recuerde que las políticas son documentos de riesgo. El mero hecho de que exista un documento de política significa que alguien dentro de la organización identificó un riesgo potencial.
Conformidad
Los documentos normativos también son documentos de cumplimiento. Ayudan a definir cuáles son los límites del comportamiento, cómo cumplimos y damos forma a la integridad y la reputación de la organización. Además, dan forma a la cultura de la organización.
Arquitectura
El problema con muchos programas de gestión de políticas es que carecen de un diseño claro, un portal común de gestión de políticas, una plantilla de documentos de políticas y un administrador de políticas. Defina una arquitectura clara que solucione estos problemas.
Terceros
Recuerde que sus proveedores externos forman parte del ecosistema corporativo de su organización. Asegúrese de que todos ellos se sometan al mismo nivel de detalle en la gestión de políticas que su equipo interno. Realice el trabajo y lleve a cabo una diligencia debida continua y constante en todos sus proveedores externos.
Medio ambiente
No subestimes la importancia de un proceso de descubrimiento exhaustivo. Sé minucioso en cuanto al tipo de políticas que existen y cómo estas están configurando el entorno.
Tecnología
Por último, no es posible lograr una gestión eficaz de las políticas sin el socio tecnológico adecuado. Elija una solución que ofrezca tres perspectivas estratégicas: eficiencia, eficacia y agilidad.
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