El verdadero impulso detrás de la transformación digital del sector jurídico no proviene de ningún desarrollador, proveedor de tecnología o tendencia del mercado. Se origina en la comunidad de operaciones jurídicas y en los usuarios que hacen suyas las herramientas tecnológicas jurídicas.
Como dijo el poeta Mattie Stepanek en su famosa frase: «La unión hace la fuerza... cuando hay trabajo en equipo y colaboración, se pueden lograr cosas maravillosas».
Se ha demostrado, una y otra vez, que la colaboración es una característica esencial de cualquier organización saludable. En el caso de los departamentos jurídicos corporativos, esto es igualmente cierto. Y esa colaboración a menudo puede extenderse más allá del departamento jurídico, para involucrar a asesores externos, proveedores de tecnología y otros miembros del «ecosistema» jurídico de una empresa.
En el caso de la automatización de los flujos de trabajo jurídicos, la colaboración debería adoptar la forma de coinnovación entre los usuarios de operaciones jurídicas de una solución concreta y el equipo de atención al cliente del proveedor. ¿El objetivo? Adaptar la herramienta a las necesidades de la organización, y no al revés.
Esa innovación conjunta comienza con los flujos de trabajo que utiliza el departamento jurídico. El personal interno y los proveedores aúnan su talento y sus conocimientos para ofrecer soluciones de procesos perfectamente adaptadas a los requisitos del departamento jurídico. El resultado suele ser más que la suma de sus partes, y algo a lo que ninguno de los dos habría llegado por sí solo.
Creación de una comunidad de coinnovación
¿Una práctica útil para fomentar una cultura de innovación conjunta, de intercambio de ideas y de creación de mejores iteraciones basadas en el éxito de otros? Crear un centro de colaboracióndonde los usuarios de la automatización de flujos de trabajo legales puedan publicar y consultar diseños de flujos de trabajo y formularios creados por otros.
Ese centro no solo debería permitir a las personas ver el trabajo de otros, sino que también debería fomentar la comunicación (y, si es posible, la colaboración) entre el diseñador original de un flujo de trabajo y otras personas que deseen adaptarlo a sus propios fines.
Obviamente, estamos hablando de intercambio interno . Es bueno tener un portal o repositorio central donde los compañeros de trabajo de la empresa puedan compartir diseños de flujos de trabajo. Pero, ¿querría un equipo de operaciones legales compartir sus ideas con personas ajenas a la empresa?
Para comprender el valor de este tipo de colaboración externa e intercambio de ideas, basta con observar cómo dos comunidades diferentes tratan el intercambio de ideas. Una de ellas ha tenido un gran éxito, mientras que la otra está sufriendo un estancamiento.
Los críticos acusan a la comunidad investigadora médica, especialmente en lo que respecta a los ensayos clínicos, de estancamiento e ineficiencia. Esto se debe, en parte, al hecho de que los investigadores y las instituciones son celosos y protectores con sus hallazgos, y a menudo pecan deaislarse de la colaboración externa con la esperanza de ser los primeros en monetizar nuevos fármacos o tratamientos.
Sin embargo, la cultura del intercambio ha sido fundamental para el éxito de la industria del software, ya que los desarrolladores, programadores y arquitectos de software comparten ideas y revisan el trabajo de los demás. Pero comunidades como Dzone o Github y el concepto de «hackathon» son ajenos a la investigación médica, en detrimento de esta.
Mejores prácticas para compartir innovaciones en la automatización de flujos de trabajo
En nuestra propia experiencia con nuestra solución TAP Workflow Automation, hemos descubierto que nuestros clientes son una fuente inagotable de energía e innovación. Al formar parte de una comunidad dinámica de operaciones jurídicas, ejemplificada por organizaciones con visión de futuro como CLOC, que fomentan el intercambio de ideas y mejores prácticas, no tienen ningún reparo en compartir lo que han aprendido cada vez que se reúnen.
Para facilitarlo, hemos puesto en marcha el Centro de Coinnovación TAP, donde los usuarios pueden explorar los flujos de trabajo creados por sus compañeros en la comunidad de usuarios de TAP. Para crearlo, hemos seguido las mejores prácticas que lo convierten en una experiencia más viable y segura para todos, y que vale la pena seguir al diseñar centros similares:
- Facilidad para compartir: los miembros de la comunidad pueden compartir ideas sobre flujos de trabajo y casos de uso de forma rápida y sencilla mediante un formulario autoguiado.
- Integración dentro de la aplicación: en el caso de TAP, los flujos de trabajo se pueden exportar desde TAP mediante una función de importación/exportación con un solo clic.
- Seguridad: un repositorio seguro protegido con contraseña contiene todos los diseños y casos de uso cargados.
- Anonimato: es posible que los miembros no deseen revelar su identidad, por motivos competitivos o políticos, por lo que cualquier flujo de trabajo puede ser anonimizado.
- Conexión: Los miembros pueden ponerse en contacto directamente entre sí (o a través del administrador de anuncios o el equipo de asistencia) para facilitar el intercambio.
Promoviendo las operaciones legales por el bien de la industria
Las operaciones jurídicas tienen la capacidad de transformar todo el sector jurídico. Pero, como algunos nos recuerdan, eso solo ocurrirá si todos se comprometan con ello. Ese nivel de compromiso ha sido un rasgo distintivo e inspirador de la comunidad de operaciones legales.
Al compartir sus ideas e innovaciones para ayudar a que tecnologías legales verdaderamente útiles, como la automatización de flujos de trabajo, mejoren en su funcionamiento, los profesionales de operaciones legales pueden impulsar la transformaciónen sus propias organizaciones y sostener el crecimiento y el valor de todo el movimiento Legal Rising y de las operaciones legales en general.
Una vez más, para ver cómo lo hemos puesto en práctica nosotros mismos, visite nuestra página del Centro de Coinnovación de TAP.
Aceptar la innovación conjunta y el intercambio de ideas, ya sea como usuarios de una solución de software concreta o como parte de su cultura general, reportará a los equipos de operaciones jurídicas más beneficios de los que podemos expresar con palabras. Sobre todo porque un cliente de TAP ya lo ha hecho de manera ejemplar...
«TAP tiene el poder de conectar a las personas e infundir un sentido compartido de posibilidad. Lo he visto desarrollarse en nuestra empresa, con los clientes y en todo el ecosistema legal. Las conversaciones impulsadas por TAP crean posibilidades incluso antes de que nadie toque el software, aprovechando el optimismo curioso que saca lo mejor de todos nosotros».
Justin Hectus
Director de Informática/Director de Seguridad Informática, Keesal Young & Logan
