Tres años después, las conclusiones de la investigación de FSN Modern Finance Forum, titulada The Future of Financial Reporting Survey 2017, potencialmente siguen siendo válidas hoy en día.
Los directores financieros están atrapados en una espiral de hojas de cálculo, y parece que no encuentran la forma de salir de ella. Esto está repercutiendo en gran medida -e incluso agravando- los retos a los que se enfrentan los departamentos financieros a la hora de satisfacer las exigencias de información de las autoridades internas y externas.
La investigación puso de manifiesto una gran dependencia de las hojas de cálculo, ya que el 71% de las organizaciones utilizan esta herramienta para recopilar datos de todas las unidades de negocio. Pero, por supuesto, dada la volatilidad del entorno económico y la evolución del panorama normativo, los departamentos financieros a menudo necesitan desarrollar nuevos modelos de negocio o cambiar los existentes.
La mayoría de las empresas despliegan sistemas empresariales sofisticados, pero estas tecnologías no pueden satisfacer las demandas de agilidad de la organización debido a su complejidad.
En la actualidad, el 46% de las organizaciones dependen de la función informática para enmendar sus estructuras de elaboración de informes en estos sistemas empresariales. Esto provoca retrasos, dejando a los directores financieros sin otra opción que recurrir a hojas de cálculo para llenar el vacío de funcionalidad y utilizar estas aplicaciones informáticas de usuario final (EUC) para enlucir los procesos de elaboración de informes. Este ciclo continúa sin fin.
El proceso de elaboración de informes financieros quita el sueño al 97% de los directores financieros, y al 62% de los equipos financieros les preocupa no poder cumplir los plazos. Para contrarrestar el impacto de la reducción de recursos, los directores financieros están recurriendo al autoservicio de informes, que consideran su segunda prioridad tecnológica, tras la producción automatizada de documentos y la firma electrónica.
Falta de controles y visibilidad
La razón de ser de los informes de autoservicio es comprensible, pero la noción está plagada de riesgos debido al fenómeno de la "espiral de la hoja de cálculo" que se apodera de los departamentos financieros. Las hojas de cálculo se utilizan para una gran variedad de procesos financieros, manipulación y agregación de datos, con múltiples fuentes de información que alimentan estas aplicaciones. El problema del uso desestructurado e incontrolado de las hojas de cálculo es que resulta difícil garantizar la exactitud de los datos que residen en estas aplicaciones.
Muchas organizaciones carecen de políticas y controles defini tivos sobre el uso de las hojas de cálculo; en consecuencia, no hay visibilidad de las líneas de datos y las interconexiones entre las hojas de cálculo y otros archivos EUC. Esto aumenta en gran medida el riesgo del uso de estas herramientas para la elaboración de informes financieros precisos, ya que normalmente cualquiera puede crear un nuevo proceso financiero crítico para la empresa, sin controles que garanticen el uso preciso de los datos en el modelo.
Los directores financieros deben confiar en sus datos. Deben conocer las fuentes de datos exactas que alimentan sus informes financieros, y su providencia. La realidad es que muchos departamentos financieros no tienen visibilidad de los flujos de datos en su entorno de hojas de cálculo y EUC. Los vínculos de datos entre las diferentes hojas de cálculo de los departamentos, regiones y modelos no están documentados de forma rutinaria, por lo que es imposible verlos y descifrarlos con precisión. El 40% de los directores financieros no está de acuerdo en que sus datos sean siempre fiables; al 46% de ellos le preocupa que se identifique un error inesperado en la hoja de cálculo.
Las repercusiones podrían ser importantes, ya que cuando se trata de información financiera y resultados, responden individualmente. El sitio Marks y Spencer cuando la empresa publicó inadvertidamente resultados financieros inexactos debido a un error en una hoja de cálculo, es sólo un ejemplo de ello. Un solo error en una hoja de cálculo puede crear un efecto dominóEsto crea una anarquía de datos y puede invalidar la exactitud de los modelos e informes financieros, poniendo a la empresa en una situación de riesgo operativo extremo.
Sin embargo, los directores financieros no pueden salir de la espiral de las hojas de cálculo, debido a lo arraigadas que están en la función financiera. Sin embargo, los directores financieros necesitan poner orden en su casa, y la solución reside realmente en la adopción de la tecnología. Intentar descifrar manualmente las líneas de datos en un vasto entorno EUC es una tarea inútil y, de hecho, imposible.
Por qué la automatización es la respuesta
La automatización puede acabar con la espiral de hojas de cálculo que supone un reto para muchos directores financieros y sus departamentos financieros. Al adoptar la tecnología, los departamentos financieros pueden instituir un control integral de las hojas de cálculo a lo largo de su ciclo de vida, transparencia en torno a sus datos y linaje de datos, desde la creación hasta el desmantelamiento. Además, pueden garantizar que los procesos críticos para el negocio que residen en las hojas de cálculo se incorporen adecuadamente a los sistemas empresariales centrales en el momento oportuno, en función de las políticas organizativas y los requisitos normativos. Este enfoque ayuda a mantener "una versión de la verdad" en todo momento en toda la empresa.
El estudio mencionado también pone de relieve que el 75% de los directores financieros aún no han dado el paso a la elaboración de informes en tiempo real en la sala de juntas. Para ello, es esencial contar con una precisión de la información indiscutible y una visibilidad completa del universo de las hojas de cálculo, así como con la transparencia de los linajes en todo el panorama de los datos, y la tecnología puede conseguirlo. Los departamentos financieros podrán gestionar todas y cada una de las hojas de cálculo y aplicaciones EUC a lo largo de su ciclo de vida de forma rutinaria y basándose en las mejores prácticas. También contribuirá a hacer realidad el objetivo de los directores financieros de disponer de informes financieros de autoservicio... y les ayudará a salir de la espiral descendente que amenaza sus negocios y su tranquilidad.
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