El cumplimiento normativo se está convirtiendo en un tema cada vez más importante para las empresas actuales, dado el creciente número de leyes diseñadas para dictar y regular el comportamiento corporativo. Pensemos, por ejemplo, en las leyes Dodd-Frank, PCI-DSS, GLBA y Sarbanes-Oxley, por nombrar solo algunas. En el debate sobre el cumplimiento normativo está implícita la pregunta de «¿cómo?». Dada la maraña de normas y reglamentos que se superponen a organizaciones complejas con cientos, o cientos de miles, de empleados, ¿cómo es posible garantizar el cumplimiento de una lista de normativas cada vez más amplia? Aunque no hay una respuesta fácil, hay mucho en juego y el problema no hará más que empeorar.
Dados los crecientes problemas de cumplimiento normativo a los que se enfrentan muchos directores ejecutivos ,la revista CIO Review Magazine, en su número de octubre de 2014, analizó cientos de tecnologías de cumplimiento normativo y redujo la lista a unas pocas que parecen más «prometedoras» para ayudar a las organizaciones actuales a hacer frente al embrollo que supone el cumplimiento normativo. Si se observa con atención, se puede apreciar un tema común entre estas tecnologías: la automatización de los procesos regulados, lo que garantiza que los empleados completen sus tareas sin infringir las normas o leyes.
El riesgo en la producción de documentos
Una de las actividades más arriesgadas en casi cualquier tipo de organización es la generación de documentación legalmente vinculante: contratos de todo tipo, pólizas de seguro, documentos de recursos humanos, etc. Si hay algún proceso que necesite garantías de cumplimiento automatizadas, es este. Un solo error puede acarrear desde pérdidas de ingresos hasta litigios civiles, pasando por multas y sanciones impuestas por el gobierno. Por eso CIO Review incluyó a HotDocs en su lista de las tecnologías de cumplimiento normativo más prometedoras para 2014. Cuando se trata de imponer control sobre el proceso de generación de documentos, HotDocs es el líder mundial.
Los editores de CIO Review reconocen claramente la importancia de la generación de documentos en la ecuación del cumplimiento normativo y, entre los proveedores de generación de documentos, eligieron HotDocs como el mejor en materia de cumplimiento normativo. La razón es sencilla: cuando se trata de guiar a los usuarios del sistema a través de las complejidades de generar, por ejemplo, un contrato complejo de cien páginas, no hay nada como las entrevistas de HotDocs, el componente de preguntas y respuestas de una aplicación de HotDocs que puede hacer de todo, desde proporcionar una validación compleja de las respuestas hasta recursos de ayuda interactivos campo por campo.
Algunas historias de éxito rápidas
Uno de los bancos más grandes del mundo utiliza HotDocs para eliminar el fraude y la colusión en su negocio de préstamos. Una gran agencia gubernamental utiliza HotDocs para generar contratos ultracomplejos, una aplicación que reduce el proceso de elaboración de contratos de tres meses a tres horas, pero, lo que es más importante, ha eliminado prácticamente los altercados legales derivados de errores humanos. Un gigante de los servicios corporativos utiliza HotDocs para imponer el control de documentos a una fuerza de ventas nacional, que realizaba modificaciones ad hoc en los contratos con el fin de cerrar acuerdos. Y así sucesivamente.
HotDocs: una solución de cumplimiento probada y comprobada
Es fácil argumentar que HotDocs es una tecnología de cumplimiento «prometedora» para 2014 y, en este sentido, CIO Review acertó de pleno. Sin embargo, las credenciales de HotDocs en materia de cumplimiento normativo pueden no ser una revelación para muchos de los bancos, aseguradoras, bufetes de abogados, organismos gubernamentales y organizaciones grandes y pequeñas de otros sectores, que ya sabían cómo HotDocs cumple la gran promesa de la automatización de procesos: mucho más rápido, mucho más barato y mucho mejor.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
