La conformité devient un sujet de plus en plus important pour les entreprises d'aujourd'hui, étant donné le nombre croissant de lois conçues pour dicter et réglementer le comportement des entreprises. Il suffit de penser à Dodd-Frank, PCI-DSS, GLBA et Sarbanes-Oxley, pour ne citer que quelques-uns de ces actes réglementaires. Le débat sur la conformité pose implicitement la question du "comment". Compte tenu de l'enchevêtrement de règles et de réglementations au sein d'organisations complexes comptant des centaines, voire des centaines de milliers d'employés, comment est-il possible d'assurer la conformité à une liste de réglementations toujours plus longue ? Bien qu'il n'y ait pas de réponse facile, les enjeux sont importants et le problème ne fera que s'aggraver.
Compte tenu de l'importance croissante des questions de conformité pour de nombreux directeurs généraux, le magazine CIO Review a passé en revue, dans son numéro d'octobre 2014, des centaines de technologies de conformité et a réduit la liste à une petite poignée d'entre elles qui sont les plus prometteuses pour aider les organisations d'aujourd'hui à faire face au bourbier de la conformité. En y regardant de plus près, vous trouverez un thème commun à ces technologies : l'automatisation des processus réglementés, garantissant que les employés accomplissent leurs tâches sans enfreindre les règles ou les lois.
Le risque dans la production de documents
L'une des activités les plus risquées dans presque tous les types d'organisations est la production de documents juridiquement contraignants - contrats de tous types, polices d'assurance, documents de ressources humaines, etc. S'il est un processus qui nécessite des garanties de conformité automatisées, c'est bien celui-là. Si vous vous trompez ne serait-ce qu'une fois, vous risquez d'être confronté à des pertes de revenus, à des litiges civils, à des amendes et à des sanctions imposées par le gouvernement. C'est pourquoi CIO Review a inclus HotDocs dans sa liste restreinte des technologies de conformité les plus prometteuses pour 2014. Lorsqu'il s'agit d'imposer un contrôle sur le processus de génération de documents, HotDocs est le leader mondial.
Les rédacteurs de CIO Review reconnaissent manifestement l'importance de la génération de documents dans l'équation de la conformité et, parmi les fournisseurs de génération de documents, ont choisi HotDocs comme le meilleur de sa catégorie pour la conformité. La raison en est simple : lorsqu'il s'agit de guider les utilisateurs du système à travers les complexités de la génération, par exemple, d'un contrat complexe d'une centaine de pages, il n'y a rien de tel que les interviews HotDocs, le composant question/réponse d'une application HotDocs qui peut faire n'importe quoi, de la validation de réponses complexes à des ressources d'aide interactives, champ par champ.
Quelques exemples de réussite
L'une des plus grandes banques du monde utilise HotDocs pour éliminer la fraude et la collusion dans ses activités de prêt. Une grande agence gouvernementale utilise HotDocs pour générer des contrats ultra complexes, une application qui réduit le processus de production des contrats de trois mois à trois heures mais, plus important encore, qui a pratiquement éliminé les altercations juridiques résultant d'une erreur humaine. Un géant des services aux entreprises utilise HotDocs pour imposer le contrôle des documents à une force de vente nationale qui apportait des modifications ponctuelles aux contrats afin de conclure des affaires. Et ainsi de suite.
HotDocs - une solution de conformité qui a fait ses preuves
Il est facile d'affirmer que HotDocs est une technologie de conformité "prometteuse" pour 2014, et à cet égard, CIO Review avait raison. Mais les références de HotDocs en matière de conformité ne seront peut-être pas une révélation pour de nombreuses grandes banques, compagnies d'assurance, cabinets d'avocats, agences gouvernementales et organisations grandes et petites de nombreux autres secteurs, qui ont déjà appris comment HotDocs tient la grande promesse de l'automatisation des processus : Beaucoup plus rapide. Beaucoup moins cher. Et bien mieux.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
