En abril de 2020, las cifras publicadas por la Oficina Nacional de Estadística del Reino Unido revelaron que el 49,2 % de los adultos con empleo trabajaban desde casa, como consecuencia de las medidas de distanciamiento social introducidas en respuesta a la pandemia del coronavirus.
Estas estadísticas refuerzan lo que todos sabemos: que estamos viviendo una época sin precedentes y que hemos tenido que adaptarnos a nuevas formas de trabajar. Aunque llevo varios años trabajando principalmente desde casa, me sigue resultando extraño no haber ido a la oficina en más de tres meses y que todos mis compañeros también estén trabajando desde casa (¡aunque me ha gustado ver la decoración de sus hogares en las videollamadas!).
Por lo que me han contado algunos miembros de mi equipo, sé que les ha resultado difícil adaptarse al teletrabajo y encontrar el equilibrio adecuado entre la «vida laboral» y la «vida familiar». A algunos les ha resultado más fácil que a otros adaptarse a desplazarse a su oficina en casa en lugar de a su lugar de trabajo habitual. Aunque nos hemos acostumbrado a esta nueva forma de trabajar, es importante que las organizaciones no se duerman en los laureles.
La comunicación continua es esencial.
Algo que todas las personas con las que he hablado tienen en común es que todos hemos descubierto que la comunicación continua es la clave para mantenernos informados y al tanto de las políticas de la empresa durante el confinamiento y más allá. A algunas organizaciones les ha resultado difícil asegurarse de que sus empleados estén al día con las políticas que establecen cuándo es aceptable acudir a la oficina.
¿Quizás ha descubierto que los empleados han estado acudiendo a la oficina sin el conocimiento de la empresa y que es necesario redactar y distribuir una política para concienciar a los empleados de que esto no debería ocurrir? Además, si existe una necesidad real de acudir a la oficina, ¿quién lo aprueba y se asegura de que el empleado tenga el acceso adecuado y siga los procedimientos correctos? Sin duda, resulta útil implementar un proceso automatizado para gestionar estas solicitudes.
Las organizaciones están revisando constantemente sus «políticas de teletrabajo» a medida que cambian los criterios de confinamiento, pero según las conversaciones que he mantenido, no hay prisa por que los empleados vuelvan a la oficina. Esto hace que la comunicación continua y clara sea aún más importante. ¿Mantiene a los empleados al día de sus últimas decisiones?
No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es que los empleados sepan qué piensa la empresa y cuáles son sus planes. Sé que las actualizaciones periódicas que recibo me ayudan a sentirme informado y que la empresa se preocupa por mí. Entiendo que estos planes pueden cambiar y cambiarán, pero mientras se mantenga abierto ese canal de comunicación, todos sentirán que saben lo que está pasando.
¿Qué pasa cuando volvemos a entrar?
Hablemos entonces de ese día en el que volvamos a la oficina. Quizás le interese realizar una encuesta entre sus empleados para saber qué opinan sobre la vuelta y darles la oportunidad de plantear cualquier inquietud relacionada con la COVID-19. De este modo, podrá abordar cualquier pregunta con antelación y comunicar claramente las respuestas a todo el mundo. De hecho, este es un punto que me gustaría destacar: no es momento para ambigüedades. Debe asegurarse de que todos sus empleados reciban el mismo mensaje al mismo tiempo.
Las organizaciones tendrán que implementar medidas de distanciamiento social, como sistemas unidireccionales y distancias adecuadas entre los escritorios. Antes de que sus empleados comiencen a regresar a la oficina, debe asegurarse de que sus políticas de distanciamiento social se comuniquen claramente y que cada empleado las haya leído y comprendido.
Es posible que esté pensando en un enfoque por fases o escalonado; una vez más, esto debe quedar claro para todos los empleados, de modo que sepan cuándo pueden acudir a la oficina (y cuándo no). Además de las medidas de distanciamiento social, debe pensar en el equipo de protección individual (EPI) y en cómo los empleados entienden qué EPI se espera que lleven y utilicen.
Una comunicación clara y eficaz infunde confianza en tus empleados, ya que les permite estar al día de los últimos planes de la organización y saber todo lo que necesitan saber mientras trabajan en estos tiempos extraordinarios. Además, pedirles su opinión les hace sentir parte del proceso de toma de decisiones.
La implementación de una tecnología sólida de gestión de políticas permite a las organizaciones comunicarse fácilmente con sus empleados, de manera coherente, y garantiza que estos dispongan de la información más actualizada.
Junto con la tecnología de gestión de políticas, la implementación de una solución de automatización de flujos de trabajo sencilla pero muy eficaz solución de automatización de flujos de trabajo permite a una organización solicitar la opinión y los comentarios de sus empleados.
