Este artículo es una guía completa sobre las pruebas de continuidad del negocio que presenta un conjunto exhaustivo de métodos prácticos que puede implementar en su organización.
Según un estudio realizado en 2019 por BC Benchmark,el 57 % de las empresasafirmaron que realizan pruebas dos o cuatro veces al año. Lo hacen porque les ayuda a conseguir una aceptación constante en toda la empresa, lo que significa que estarán más preparadas en caso de que se produzca una interrupción.
Pero, ¿qué importancia específica tiene evaluar la preparación ante interrupciones en la continuidad del negocio?
Siga leyendo para descubrir por qué crear un plan de continuidad del negocio (BCP) es solo la mitad del camino y por qué es esencial utilizar estrategias de pruebas frecuentes para identificar las deficiencias en la continuidad de su negocio y aumentar su nivel de preparación.
¿Qué es la prueba de BCP?
Las pruebas del plan de continuidad del negocio (BCP) son un método para evaluar el grado de preparación de los empleados ante una emergencia. Se trata de una simulación de riesgos reales en la que los empleados y los equipos de recuperación ante desastres deben trabajar juntos para encontrar una solución y recuperar los datos perdidos, resolver los problemas de personal, restablecer las tecnologías de comunicación o reparar los daños materiales. En esencia, es un simulacro de lo que sucedería si se produjera un problema grave en una organización.
Hay muchas razones por las que probar la continuidad del negocio es esencial para mantener su seguridad y protección:
- Los equipos de gestión de desastres pueden identificar deficiencias, interdependencias y áreas de mejora en la gestión de crisis.
- Mejorar continuamente los planes analizando nueva información.
- Cumplir con los requisitos de cumplimiento y las regulaciones.
- Reducir el tiempo y el coste de recuperación.
- Las pruebas demuestran un mayor grado de compromiso con sus clientes.
- Este compromiso significa que, si usted es proveedor de una empresa, destaca entre la competencia (y, por lo tanto, puede aceptar más proyectos y ganar clientes).
El 40 % de las personas encuestadas afirmó haberse sometido a una prueba de BC al menos una vez durante el último año, y un 35 % más se ha sometido a la prueba en los últimos seis meses. La realización de estas pruebas ayuda a garantizar que su BCP nunca se quede atrás y que no corra un alto riesgo de que se produzca un desastre.
¿Existen obstáculos para realizar las pruebas?
No hay muchas ventajas en optar por no realizar las pruebas de BC. Simplemente hay mucho que ganar al realizar estas pruebas.
Sin embargo, pueden existir algunas barreras para las pruebas de continuidad del negocio. La principal barrera para las pruebas de BCP es que los gerentes temen que puedan fallar en el ejercicio y que los competidores o clientes puedan descubrir este fracaso. Este enfoque es erróneo, ya que las pruebas de BCP no se tratan de aprobar o reprobar, sino de identificar las brechas en la preparación para emergencias. Además, las pruebas de BC se llevan a cabo dentro de una organización, por lo que nadie más se enterará si resulta que hay muchas áreas que deben mejorarse.
Algunas organizaciones deciden no participar porque no ven ninguna ventaja en realizar una prueba. Sin embargo, esto se debe generalmente al desconocimiento de los beneficios: las empresas de todos los sectores pueden mejorar su respuesta ante desastres si se realizan pruebas. Como resultado, quienes prueban la continuidad del negocio pueden estar más seguros, garantizar que no se pierdan datos ni productividad, y tener la tranquilidad de que habrá menos problemas con daños materiales y lesiones graves a los empleados.
Riesgos a tener en cuenta
Probablemente se esté preguntando qué riesgos específicos debe tener en cuenta para las pruebas del BCP. Algunos de los más comunes son:
- Desastres naturales (incendios, inundaciones, huracanes, etc.)
- Daños materiales/a la red (pérdida de energía, acceso comprometido a las instalaciones, interrupción del transporte, interrupción de las comunicaciones)
- Problemas de salud de los empleados (accidentes de tráfico, enfermedades, lesiones, infartos, agotamiento físico/hipotermia).
Asegúrese de tener en cuenta todos estos riesgos al realizar pruebas del plan de continuidad del negocio. Esto es necesario a la hora de elaborar un plan de acción integral.
Teniendo en cuenta estos riesgos, veamos losprincipales escenariospara las pruebas de BCP.
1. Pérdida y violación de datos
Los ciberataquesy la pérdida de datos son los escenarios de desastre más comunes en el lugar de trabajo hoy en día. Por ello, es muy recomendable que pongas a prueba tu respuesta ante estas crisis. Algunas causas comunes de pérdida de datos en el lugar de trabajo son:
- Archivos y carpetas borrados accidentalmente
- Ransomware y ciberataques
- Un servidor o unidad que se está descomponiendo
- Interrupción del servicio del centro de datos
Realiza una prueba de continuidad del negocio en la que tu equipo deba recuperar el acceso a los datos perdidos. Esto les ayudará a determinar quién es el responsable de hacerlo, cómo comunicarse durante todo el proceso y cuáles deben ser las principales prioridades en este caso.
2. Recuperación de datos
Este escenario resulta útil para aquellas empresas que desean asegurarse de que se pueda recuperar una gran cantidad de datos en caso de pérdida.
Esta prueba evalúa si su equipo puede necesitar objetivos que se incluyen en su RTO. También garantiza que no se producirán daños en los archivos durante la recuperación y que todo el mundo entiende cómo acceder a las copias de seguridad almacenadas en la nube.
3. Corte de energía/red
Si vives en una zona con muchas tormentas, es probable que haya cortes de electricidad y de red en el lugar de trabajo. Esta prueba se centra en qué hacer si una tormenta deja sin electricidad durante un buen rato.
Aprenderá cómo notificar a su personal sobre el incidente y delegar tareas tanto internas como remotas. Las pruebas le permiten ver qué departamentos se ven más afectados por un corte de energía y necesitarán ayuda inmediata.
Si dispone de un sistema de generación de energía de reserva, deberá asegurarse de que algún miembro del equipo sepa cómo utilizarlo. También debe asegurarse de que alguien conozca la ubicación de un centro de recuperación móvil (si existe).
4. Interrupción física
Probablemente ya realice este tipo de pruebas de BCP en forma de simulacros de incendio. También debe realizar simulacros y aprender qué sucederá en caso de otros desastres naturales, como tornados, huracanes, terremotos e inundaciones repentinas. Las amenazas de bomba y las situaciones de tiradores activos también se pueden probar aquí. Las pruebas de interrupción física son muy importantes para regular y garantizar la seguridad física de los empleados.
5. Comunicación de emergencia
Estos escenarios describen cómo deben comunicarse las personas en el lugar de trabajo en caso de desastre. Deberá describir las medidas que se deben tomar, adquirir un software de notificación de emergencias y enseñar a las personas cómo utilizarlo. También deberá actualizar la información de contacto de emergencia y crear plantillas para cada escenario de desastre importante.
Los niveles de pruebas del BCP
Las pruebas de BCP funcionan en cinco niveles. A continuación se ofrece un resumen de cada uno de estos niveles para comprender cómo deben realizarse las pruebas. A continuación se indican las formas de ayudar a sus organizaciones a ser más explícitas sobre las responsabilidades de la empresa y los empleados, localizar recursos para la recuperación de datos y personal, y, en general, estar preparadas si ocurriera lo peor tras la interrupción de los servicios.
El primer nivel de pruebas de BC
Unejercicio de simulaciónes un ejercicio en grupo que analiza la respuesta de su equipo de crisis ante situaciones de desastre específicas que podrían ocurrir. El objetivo es detectar rápidamente las deficiencias no detectadas anteriormente en su plan. Un ejercicio de simulación analiza los diversos problemas que debe abordar su equipo de respuesta. Una guía general para realizar con éxito un ejercicio de simulación incluye:
- Elegir una amenaza realista que pueda ocurrir realmente en su sector u organización (cuando practique cómo responder a esta amenaza, sabrá que cuenta con un equipo de crisis capaz de actuar en situaciones reales).
- Tener objetivos claros sobre lo que se debe lograr.
- Sigue el programa que tú (y el resto de los participantes) habéis elaborado con antelación.
Actúa en función de lo aprendido en el ejercicio (analiza los puntos fuertes y débiles de la respuesta de la organización ante la amenaza y averigua cómo puedes reforzar tus puntos más débiles).
El segundo nivel de pruebas de BC
Los usuarios experimentados que participan son una parte integral del segundo nivel de la operación de recuperación. Estas personas son las más esenciales para planificar acciones que combatan los problemas derivados de la interrupción del negocio.
Las discusiones facilitadas pueden darse de múltiples maneras. Hable sobre el escenario en el que actuó durante su ejercicio de simulación e identifique los posibles problemas y dificultades con su respuesta. A continuación, puede tomarlos del escenario y plantear estos problemas/dificultades al equipo encargado de la recuperación de la crisis. Las partes implicadas pueden entonces intercambiar ideas y debatir las formas en que se podrían haber gestionado mejor estas cuestiones de respuesta, de modo que todos dispongan de un plan de acción más eficaz en caso de una emergencia real.
El tercer nivel de BC
A continuación, necesitará una estrategia para múltiples emplazamientos y varios días. En este punto, debe enviar equipos de empleados a trabajar desde casa. Otros deben ser enviados a una unidad móvil de recuperación.
Estos equipos de empleados trabajarán en diferentes desastres. Cada uno de los equipos tendrá un escenario del que deberá ocuparse, y los participantes del equipo deberán trabajar juntos bajo una presión limitada para identificar y gestionar la situación simulada. Deberán trabajar juntos como una unidad cohesionada para tomar decisiones, gestionar la información que se les presente, registrar lo que ocurre y manejar los dilemas dentro de la crisis ficticia.
El cuarto nivel de pruebas de BC
Después de que los equipos individuales o los grupos pequeños simulen la gestión de desastres, es necesario programar un simulacro. Esto implica cerrar la oficina, enviar al personal a una unidad móvil de recuperación y completar un simulacro de las actividades y soluciones que se han planificado previamente.
Se trata de una ampliación de la simulación de un solo equipo a la interacción de varios equipos. En este nivel de pruebas del PCN, el objetivo es que los equipos se comuniquen y coordinen entre sí.
El quinto nivel de pruebas de BC
Los ejercicios a gran escala involucran a todos los equipos que trabajarían en una crisis real. Debe elegir un día en el que haya el mayor número posible de empleados trabajando y realizar una prueba simulada. No se debe avisar a los trabajadores antes de que esto tenga lugar, debe ser una sorpresa para que la prueba sea lo más realista posible.
Este nivel no debe abordarse hasta que se hayan dominado todos los demás niveles. Todos los equipos deben ser competentes y tener confianza en sus habilidades y experiencia para que el ejercicio a gran escala sea lo más eficiente posible.
Varios tipos de pruebas
Debe probar varios tipos de planes de pruebas de continuidad del negocio en su organización. Esto garantiza queidentifique las deficienciasde su plan de recuperación. Siga leyendo para conocer algunos de los tipos de pruebas en los que su empresa debe centrarse para ser lo más eficiente y eficaz posible.
1. Prueba de mesa
Una prueba de simulación es una de las mejores formas de involucrar a todos los empleados esenciales. Como hemos comentado, se trata simplemente de ejercicios en grupo que analizan la eficacia de su equipo de crisis. Es posible que desee realizar varias pruebas de simulación para examinar diferentes situaciones de desastre.
2. Prueba de simulación/recorrido
Una prueba de simulación del BCP es simplemente un tipo de ejercicio teórico más práctico.
Como su nombre indica, una prueba de mesa consiste principalmente en debatir los detalles del plan alrededor de una mesa. Por otro lado, una prueba de simulación combina acciones de recuperación reales en estos debates. Puede abarcar notificaciones de emergencia, restauración de copias de seguridad tras una pérdida de datos, cortes de red, recuperación física y, básicamente, cualquier otro escenario en el que un riesgo se convierta en realidad.
Junto con el personal crítico, todos los empleados de su empresa participarían en este proceso de prueba del plan de continuidad del negocio.
3. Revisión del plan
Una revisión del plan es básicamente una auditoría del plan de continuidad del negocio. El equipo del BCP,la dirección ejecutiva y los jefes de departamento se reunirán para revisar el plan. En ese momento, decidirán conjuntamente si falta algún componente del BC o si es necesario revisarlo.
Los aspectos revisados durante una reunión incluyen:
- Información de contacto de los miembros del equipo BCP
- La validez de los contratos de recuperación de su organización
- Cobertura de los escenarios aplicables de BC y recuperación ante desastres.
- Formar a los nuevos directivos sobre los detalles del plan (que luego podrán transmitir a sus equipos).
Este tipo de prueba suele ser más adecuado para formar a los nuevos miembros del equipo del plan de continuidad del negocio. También es excelente para la incorporación periódica de nuevos empleados.
Qué hacer después de la prueba BCP
Una vez realizada la prueba BCP, hay algunas cosas que deberá hacer con los resultados.
- Revise los resultados de la prueba con todos los participantes cuando haya finalizado la prueba (y vuelva a hacerlo después de recopilar todas las notas).
- Asignar responsabilidades para las tareas pendientes a las personas que deben encargarse de ellas.
- Actualizar y distribuir el plan escrito para la continuidad del negocio.
- Capture elementos a tener en cuenta la próxima vez que realice una prueba de BCP.
Es fundamental documentar los resultados de cualquier prueba que realice su empresa. También es recomendable registrar cualquier conclusión práctica que se derive de dichas pruebas. Esto ayudará a sus empleados y contratistas a aprender qué se puede y se debe mejorar en el futuro. Además, permitirá a todosvisualizar y comprendercuánto se ha avanzado.
Hacer un seguimiento de tus hallazgos, anotar las recomendaciones de las pruebas que has realizado y consolidar las notas son los procesos más importantes en las pruebas del BCP. Realizar pruebas, registrar los resultados de las mismas y aplicar métodos para mejorar tu BCP es una de las mejores formas de fortalecer los procesos de respuesta de tu organización.
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Ahora que ya sabes todo sobre las pruebas de continuidad del negocio, es hora de ponerse manos a la obra.
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Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
