¿Por qué automatizar los procesos legales? Por un lado, la mayoría de nosotros hemos formado parte de una organización en la que las instrucciones para un proceso crítico existían únicamente en la cabeza de una sola persona interesada.
¿Seguridad laboral para la persona que conocía el proceso? Posiblemente. ¿Una gran vulnerabilidad para la organización? Sin duda. ¿Y qué sucedió cuando esa persona, inevitablemente, dejó la organización? Probablemente, el caos.
Si trabajas en el departamento jurídico, es probable que esta experiencia te haya hecho pensar: «No volvamos a permitir que nuestros procesos jurídicos dependan de un único punto de fallo». Quizás esto haya inspirado un gran impulso para la documentación y, tal vez, la creación de una brillante presentación de PowerPoint.
Pero por muy bien que esté documentado ese proceso legal operativo y por mucha gente que «conozca» el proceso, sigue estando sujeto a:
- Error humano
- Manual, horas que requieren mucho tiempo
- Redundancia de esfuerzos
- Incapacidad para escalar
Así que descartemos por completo la posibilidad de que un solo eslabón rompa toda la cadena y evolucionemos hacia una organización con visión de futuro ypreparada para la automatización de los flujos de trabajo.
La automatización de los procesos legales garantiza que la información adecuada llegue a las personas adecuadas de forma rápida y eficiente. A menudo reduce el tiempo dedicado a los procesos legales a más de la mitad (¡y a menudo mucho más!), y debería eliminar las conjeturas de cualquier proceso de aprobación.
A lo largo del proceso, la tecnología adecuada identificará los problemas de cumplimiento normativo, reducirá las redundancias y los errores humanos, se integrará a la perfección con las herramientas existentes y puede que incluso le ayude a dormir un poco mejor por las noches.
Todo lo que necesitas es la solución adecuada para empezar. A continuación te indicamos algunas características clave que debes tener en cuenta a la hora de buscar la tecnología adecuada para digitalizar los procesos legales.
La solución adecuada para la automatización de procesos legales es sólida.
A diferencia de su software de gestión de asuntos, que es el punto de partida y el punto final de todos sus asuntos, su software de automatización del flujo de trabajo se centra en el proceso. Cuando los procesos legales se vuelven confusos, corren el riesgo de incumplir la normativa o simplemente resultan molestos, automatizarlos es la mejor manera de acabar con el desorden y optimizar los esfuerzos de colaboración de su departamento.
Una solución sólida para la automatización de procesos legales tiene un gran alcance. Cualquier proceso, ya sea en el departamento legal o que simplemente tenga relación con él, puede beneficiarse de ella. En el ámbito legal, tiene sentido empezar por los puntos más problemáticos, como los acuerdos de confidencialidad y las declaraciones de conflicto de intereses, pero muy pronto se hará evidente que cualquier tarea manual y repetitiva puede automatizarse con la plataforma adecuada.
Facilidad de uso:
Asegúrate de buscar plataformas diseñadas para el autoservicio. ¿Puede un usuario diseñar y publicar flujos de trabajo para cualquier proceso legal sin necesidad de código, TI o desarrolladores?
Adaptabilidad interfuncional:
Tu herramienta debe ser el centro que reúna los procesos de múltiples funciones y departamentos. ¿Has encontrado una herramienta de automatización de procesos SaaS que los una a todos?
Flexibilidad y escalabilidad:
Sus procesos cambian rápidamente, por lo que su tecnología también debe hacerlo. ¿Sus procesos legales permiten a los usuarios adoptar una metodología ágil? ¿Permiten el diseño y la implementación iterativos? ¿Pueden adaptarse rápidamente para satisfacer demandas repentinas?
Integraciones completas:
Si la plataforma de automatización del flujo de trabajo de su empresa no puede integrarse perfectamente con cualquier cosa que tenga una API, descártela. Los departamentos jurídicos trabajan cada vez más en toda la empresa, dentro de diferentes procesos y sistemas: es necesario poder configurar integraciones personalizadas o integrarse sin problemas con las principales aplicaciones de software, incluyendo un sólido conjunto de integraciones avanzadas de API REST y eSign.
Informes y análisis:
Si la plataforma de flujo de trabajo de su empresa no informa sobre los procesos legales (o no legales) que afirma hacer más eficientes, es muy posible que esto se traduzca en aún más trabajo. Necesita una herramienta que le permita acceder fácilmente a informes en diversos formatos y que le proporcione visibilidad y transparencia en toda su organización con un solo clic.
Automatice en el primer trimestre para optimizar el segundo trimestre.
Nuestra vida laboral moderna está plagada de tareas y procesos monótonos. A menudo, estos procedimientos no solo son aburridos y están mal diseñados, sino que también restan recursos a las necesidades más urgentes de nuestras organizaciones.
Imagina que pudieras recuperar 520 horas de productividad al año por empleado en tareas repetitivas. Un estudio realizado antes de la pandemia reveló que los empleados estadounidenses dedicaban ese tiempo a tareas que podrían automatizarse, lo que supone una pérdida colectiva de 1,8 billones de dólares al año. El «sufrimiento de lo mundano» es aún más agudo cuando se desperdicia el tiempo de profesionales jurídicos bien remunerados.
Y no, no se trata de automatizar tu trabajo o el de tu equipo para que os quedéis sin empleo. Se trata más bien de abordar los procesos repetitivos y propensos a errores que ocupan nuestro limitado espacio mental, y redirigir esa capacidad intelectual recién liberada hacia ideas novedosas y retos dignos del ser humano que generen más valor para la empresa.
La verdadera pregunta es: ¿qué vas a hacer con todas esas horas extra que tienes disponibles?
