Warum sollten juristische Prozesse automatisiert werden? Zum einen waren die meisten von uns schon einmal Teil einer Organisation, in der die Anweisungen für einen kritischen Prozess nur in den Köpfen eines einzigen Beteiligten existierten.
Arbeitsplatzsicherheit für die Person, die das Verfahren kennt? Möglicherweise. Eine große Schwachstelle für die Organisation? Auf jeden Fall. Und was geschah, als diese Person die Organisation unweigerlich verließ? Chaos, wahrscheinlich.
Wenn Sie in der Rechtsabteilung arbeiten, hat Sie diese Erfahrung wahrscheinlich zum Nachdenken gebracht: Wir dürfen nie wieder zulassen, dass unsere juristischen Prozesse von einer einzigen Schwachstelle abhängig gemacht werden. Vielleicht haben Sie daraufhin die Dokumentation vorangetrieben und vielleicht eine glänzende PowerPoint-Folie erstellt.
Aber egal, wie gut dieser operative rechtliche Prozess dokumentiert ist und wie viele Leute ihn "kennen", er ist immer noch angreifbar:
- Menschliches Versagen
- Manuelle, zeitaufwendige Stunden
- Redundanz des Aufwands
- Unfähigkeit zur Skalierung
Nehmen wir also die Möglichkeit, dass ein einziges Glied die gesamte Kette unterbricht, vom Tisch und entwickeln wir uns zu einer zukunftsorientierten, aufWorkflow-Automatisierung ausgerichteten Organisation.
Die Automatisierung rechtlicher Abläufe stellt sicher, dass Sie die richtigen Informationen schnell und effizient an die richtigen Personen weiterleiten. Der Zeitaufwand für juristische Prozesse wird oft um mehr als die Hälfte reduziert (oft sogar noch viel mehr!), und das Rätselraten bei Genehmigungsverfahren sollte der Vergangenheit angehören.
Auf dem Weg dorthin wird die richtige Technologie Compliance-Probleme erkennen, Redundanzen und menschliches Versagen reduzieren, sich nahtlos in bestehende Tools integrieren und Ihnen vielleicht sogar helfen, nachts besser zu schlafen.
Alles, was Sie brauchen, ist die richtige Lösung, mit der Sie loslegen können. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Merkmale, auf die Sie bei Ihrer Suche nach der richtigen Technologie für die Digitalisierung von Rechtsprozessen achten sollten.
Die richtige Lösung zur Automatisierung juristischer Prozesse ist robust
Im Gegensatz zu Ihrer Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten, die einen Anfangs- und Endpunkt für alle Ihre Angelegenheiten darstellt, geht es bei Ihrer Software für die Automatisierung von Arbeitsabläufen um die Reise. Wenn juristische Prozesse unübersichtlich werden, die Gefahr der Nichteinhaltung von Vorschriften besteht oder sie einfach nur ärgerlich sind, ist die Automatisierung der beste Weg, um das Durcheinander zu beseitigen und die Zusammenarbeit in Ihrer Abteilung zu rationalisieren.
Eine robuste Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen hat eine große Reichweite. Jeder Prozess, ob in der Rechtsabteilung oder nur mit Berührung mit der Rechtsabteilung, kann davon profitieren. In der Rechtsabteilung ist es sinnvoll, mit den großen Problemen wie NDAs und der Offenlegung von Interessenkonflikten zu beginnen, aber schon bald wird deutlich, dass jede manuelle, sich wiederholende Aufgabe mit der richtigen Plattform automatisiert werden kann.
Benutzerfreundlichkeit:
Achten Sie auf Plattformen, die für die Selbstbedienung ausgelegt sind. Kann ein Benutzer Arbeitsabläufe für einen beliebigen Rechtsvorgang entwerfen und veröffentlichen, ohne dass Code, IT oder Entwickler beteiligt sind?
Funktionsübergreifende Anpassungsfähigkeit:
Ihr Tool sollte die Drehscheibe sein, die Prozesse über mehrere Funktionen und Abteilungen hinweg zusammenführt. Haben Sie ein SaaS-Tool zur Prozessautomatisierung gefunden, das sie alle vereint?
Flexibilität und Skalierbarkeit:
Ihre Prozesse ändern sich schnell, also muss auch Ihre Technologie mitziehen. Erlauben Ihre rechtlichen Verfahren den Nutzern, agile Methoden anzuwenden? Ermöglichen sie einen iterativen Entwurf und eine iterative Implementierung? Können sie schnell skaliert werden, um plötzliche Anforderungen zu erfüllen?
Umfassende Integrationen:
Wenn sich Ihre Plattform zur Automatisierung von Unternehmensabläufen nicht nahtlos in alles integrieren lässt, was über eine API verfügt, sollten Sie nach links wischen. Rechtsabteilungen arbeiten zunehmend unternehmensübergreifend in verschiedenen Prozessen und Systemen: Sie müssen in der Lage sein, benutzerdefinierte Integrationen zu konfigurieren oder reibungslos in wichtige Softwareanwendungen zu integrieren, einschließlich einer robusten Reihe von fortschrittlichen REST-API- und eSign-Integrationen.
Berichte und Analysen:
Wenn Ihre Unternehmens-Workflow-Plattform keine Berichte über die juristischen (oder nicht-juristischen) Prozesse erstellt, die sie angeblich effizienter machen soll, kann sie sehr wohl zu noch mehr Arbeit führen. Sie benötigen ein Tool, das einen einfachen Zugriff auf Berichte in verschiedenen Formaten ermöglicht und mit einem Klick für Transparenz in Ihrem gesamten Unternehmen sorgt.
Automatisieren Sie in Q1 für ein effizienteres Q2
Unser modernes Arbeitsleben ist durchsetzt von monotonen Aufgaben und Prozessen. Oft sind diese Verfahren nicht nur langweilig und schlecht durchdacht, sie ziehen auch Ressourcen von den dringendsten Bedürfnissen in unseren Organisationen ab.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten pro Jahr und Mitarbeiter 520 Stunden an Produktivität durch sich wiederholende Aufgaben zurückgewinnen. In einer Studie aus der Zeit vor der Pandemie wurde festgestellt, dass US-Angestellte so viel Zeit für Arbeiten aufwenden, die automatisiert werden könnten, was sich auf einen kollektiven Verlust von 1,8 Billionen Dollar jährlich summiert. Der "Schmerz des Alltäglichen" ist noch größer, wenn man die Zeit von gut bezahlten Juristen verschwendet.
Und nein, es geht nicht darum, Ihnen oder Ihrem Team die Arbeit abzunehmen. Stattdessen geht es darum, die sich wiederholenden, fehleranfälligen Prozesse zu bewältigen, die unseren begrenzten Kopfraum beanspruchen, und die neu frei gewordene Denkkraft auf neue Ideen und menschenwürdige Herausforderungen zu lenken, die mehr Wert für das Unternehmen schaffen.
Die eigentliche Frage ist: Was werden Sie mit all den zusätzlichen Stunden machen, die Sie hier verbringen?
