El formulario actual caduca el 31 de octubre de 2022.
El formulario I-9 es un formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos que se utiliza para verificar y registrar la elegibilidad laboral de los nuevos empleados. Oficialmente denominado «Verificación de elegibilidad laboral», la versión actual de este formulario caduca el 31 de octubre de 2022. Aunque aproximadamente cada tres años se emite un nuevo formulario, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) rara vez realiza cambios en el proceso de verificación.
Este año, es posible que veamos ambas cosas.
Propuestas Cambios al documento del Formulario I-9
Con el fin de simplificar y aclarar el documento, el DHS ha anunciado algunas modificaciones propuestas.
- Condensar las secciones 1 y 2 en una sola página en lugar de dos páginas separadas.
- Trasladar la sección 3 (Recontratación y reverificación) a una sección separada y a la que solo se acceda si es necesario.
- Reducir las instrucciones de 15 a siete páginas.
- La lista de documentos aceptables incluirá un enlace a los documentos de la Lista C en el sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos.
- Los campos que no sean aplicables pueden dejarse en blanco, eliminando así el requisito de indicar «N/A».
- El formulario será compatible con todos los dispositivos electrónicos, lo que reducirá los problemas de software.
Otros cambios menores incluyen:
- Condensar los campos del número A, I-94 y pasaporte extranjero en un solo campo.
- Eliminar el cuadro del código QR
Dado que se trata de un formulario federal obligatorio, todos los empleadores de EE. UU. deben rellenarlo para cada nuevo empleado, pero puede resultar confuso. Tomemos como ejemplo el campo en blanco y el requisito N/A. Actualmente, los empleadores deben escribir «N/A» incluso en los campos que son opcionales. Es fácil cometer un error al completar el formulario manualmente en papel, lo que no solo lleva mucho más tiempo del que debería, sino que también podría dar lugar a costosas multas, una de las muchas razones por las que recomendamos digitalizar su proceso de cumplimiento del I-9.
Propuesta Cambios propuestos al proceso de verificación del formulario I-9
Durante la pandemia de COVID-19, las oficinas quedaron vacías, ya que el teletrabajo se convirtió instantáneamente en la norma. A medida que las empresas se adaptan al mundo pospandémico, muchas están adoptando entornos de trabajo híbridos, y el gobierno federal se ha dado cuenta de la necesidad de adaptarse también.
El 18 de agosto de 2022, el DHS publicó Alternativas opcionales al examen físico de documentos relacionados con la verificación de elegibilidad para el empleo (Formulario I-9)2, que podría podría ampliar ciertas normas creadas durante la COVID-19 para permitir métodos alternativos (es decir, a distancia) para la inspección de los documentos de los empleados para el formulario I-9. ActualmenteA menos que el DHS adopte de forma permanente las excepciones de la COVID-19 o implemente nuevos procesos de inspección de documentos a distancia, los empleadores deben verificar físicamente (en persona) los documentos presentados por un nuevo empleado para demostrar su elegibilidad para el empleo.
Otros puntos clave incluyen:
- Determinación de los distintos requisitos de conservación de documentos cuando se presentan de forma remota.
- Los cambios permitirían que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) fuera informado cuando se verificara un formulario mediante procesos alternativos.
- El DHS está considerando un proceso de detección de documentos fraudulentos y añadir un requisito de formación contra la discriminación para los empleadores..
«Los empleadores estadounidenses están deseando que el DHS adopte una opción virtual permanente para el formulario I-9 y modernice un proceso obsoleto. Sin duda acelerado por la pandemia, estamos viendo cada vez más clientes de Mitratech que buscan soluciones I-9 para la contratación a distancia que cumplan con la normativa. El requisito de inspección de documentos en persona supone el mayor obstáculo para el cumplimiento de la normativa en la contratación a distancia, y la tecnología ha avanzado hasta tal punto que los métodos de inspección de documentos a distancia/virtuales están a la altura, si no es que superan en cumplimiento a las inspecciones en persona», afirmó Brian Fancher, director de Gestión de Productos y Cumplimiento Normativo de HRC en Mitratech.
Los cambios propuestos pueden implementarse inicialmente como parte de un programa piloto, y el DHS está aceptando comentarios públicos hasta el 17 de octubre de 2022, después de lo cual emitirá una norma definitiva. Para obtener más información y enviar comentarios, consulte el documento de cambio normativo propuesto aquí.
Fuentes:
- Actividades de recopilación de información de la agencia; revisión de una recopilación actualmente aprobada: verificación de elegibilidad para el empleo. 30 de marzo de 2022. Registro Federal.
- Alternativas opcionales al examen físico de documentos relacionados con la verificación de elegibilidad para el empleo (Formulario I-9). 18 de agosto de 2022. Registro Federal.
