Department of Homeland Security schlägt umfangreiche Änderungen am I-9 Formular und Verfahren vor
Department of Homeland Security schlägt umfangreiche Änderungen am I-9 Formular und Verfahren vor

Department of Homeland Security schlägt umfangreiche Änderungen am I-9 Formular und Verfahren vor

Mitratech Staff |

Das derzeitige Formular läuft am 31. Oktober 2022 aus.

Das Formular I-9 ist ein Formular der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde, das zur Überprüfung und Erfassung der Beschäftigungsberechtigung von neu eingestellten Mitarbeitern verwendet wird. Die aktuelle Version dieses Formulars mit der offiziellen Bezeichnung Employment Eligibility Verification läuft am 31. Oktober 2022 aus. Obwohl etwa alle drei Jahre ein neues Formular herausgegeben wird, nimmt das Department of Homeland Security (DHS) nur selten Änderungen am Überprüfungsverfahren vor.

Dieses Jahr könnten wir beides erleben.

Vorgeschlagene Änderungen am Formular I-9 Dokument

In dem Bemühen, das Dokument zu vereinfachen und klarer zu gestalten, hat das DHS einige Änderungsvorschläge angekündigt.

Höhepunkte1 umfassen:

  • Kürzung der Abschnitte 1 und 2 auf eine Seite anstelle von zwei separaten Seiten
  • Verschiebung von Abschnitt 3 (Wiedereinstellung und Wiederverwendung) in einen separaten Abschnitt, auf den nur bei Bedarf zugegriffen wird
  • Verkürzung der Anleitungen von 15 auf sieben Seiten
  • Die Liste der akzeptablen Dokumente enthält einen Link zu den Dokumenten der Liste C auf der U.S. Citizenship and Immigration Services Website
  • Felder, die nicht zutreffen, können leer gelassen werden, wodurch die Anforderung "N/A" entfällt.
  • Das Formular ist mit allen elektronischen Geräten kompatibel, wodurch Softwareprobleme vermieden werden.

Weitere kleinere Änderungen sind:

  • Zusammenfassen der Felder A-Nummer, I-94 und ausländischer Pass in einem Feld
  • Entfernen des QR-Code-Feldes

Da es sich um ein vorgeschriebenes Bundesformular handelt, muss jeder Arbeitgeber in den USA dieses Formular ausfüllen für jede Neueinstellungaber es kann verwirrend sein. Nehmen Sie zum Beispiel das leere Feld und die Anforderung "N/A". Die Arbeitgeber sind derzeit verpflichtet, "N/A" zu schreiben, auch in Feldern, die fakultativ sind. Beim manuellen Ausfüllen des Formulars auf Papier kann man leicht einen Fehler machen, was nicht nur viel mehr Zeit in Anspruch nimmt als nötig, sondern auch zu kostspieligen Geldstrafen führen kann - einer der vielen Gründe, warum wir empfehlen, Ihren I-9 Einhaltungsprozess.

Vorgeschlagene Änderungen am Überprüfungsprozess des Formulars I-9

Während der COVID-19 wurden die Büroräume unbewohnt, da die Arbeit aus der Ferne sofort zur Norm wurde. In der Welt nach der Pandemie setzen viele Unternehmen auf hybride Arbeitsumgebungenund auch die Bundesregierung hat die Notwendigkeit erkannt, sich anzupassen.

Am 18. August 2022 veröffentlichte das DHS Optional Alternatives to the Physical Document Examination Associated With Employment Eligibility Verification (Form I-9)2die würde könnte bestimmte, im Rahmen von COVID-19 geschaffene Regeln ausweiten, um alternative Methoden (z. B. aus der Ferne) für die Prüfung von Arbeitnehmerdokumenten für das Formular I-9 zu ermöglichen. GegenwärtigSolange das DHS die COVID-19-Ausnahmen nicht dauerhaft einführt oder neue Verfahren zur Fernprüfung von Dokumenten einführtmüssen Arbeitgeber die Dokumente, die ein neu eingestellter Mitarbeiter zum Nachweis seiner Beschäftigungsberechtigung vorlegt, physisch (vor Ort) überprüfen.

Weitere wichtige Punkte sind:

  • Bestimmung der verschiedenen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten, wenn diese aus der Ferne vorgelegt werden
  • Die Änderungen würden es ermöglichen, dass die Einwanderungsbehörde (Immigration and Customs Enforcement, ICE) informiert wird, wenn ein Formular mit alternativen Verfahren überprüft wurde.
  • Das DHS erwägt, ein Verfahren zur Aufdeckung von Dokumentenfälschungen einzuführen und eine Antidiskriminierungsschulung für Arbeitgeber vorzuschreiben

"Die US-Arbeitgeber sind sehr daran interessiert, dass das DHS eine dauerhafte virtuelle I-9-Option einführt und ein veraltetes I-9-Verfahren modernisiert. Zweifellos beschleunigt durch die Pandemie, sehen wir mehr und mehr Mitratech Kunden nach konformen I-9-Lösungen für die Fernanstellung suchen. Die Anforderung der persönlichen Dokumentenprüfung stellt das größte Hindernis für die Einhaltung der Vorschriften bei der Ferneinstellung dar, und die Technologie ist inzwischen so weit fortgeschritten, dass die Methoden der ferngesteuerten/virtuellen Dokumentenprüfung gleichwertig, wenn nicht sogar nachweislich vorschriftsmäßiger sind als persönliche Prüfungen", sagte Brian Fancher, Direktor für HRC-Produktmanagement und Compliance bei Mitratech.

Die vorgeschlagenen Änderungen können zunächst im Rahmen eines Pilotprogramms umgesetzt werden. Das DHS nimmt bis zum 17. Oktober 2022 Kommentare der Öffentlichkeit entgegen und wird dann eine endgültige Regelung erlassen. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Einreichung von Kommentaren finden Sie in dem Dokument mit den vorgeschlagenen Regeländerungen hier.

Quellen:

  1. Informationserhebungsaktivitäten der Agentur; Überarbeitung einer bereits genehmigten Erhebung: Überprüfung der Berechtigung zur Beschäftigung. 30. März 2022. Bundesregister.
  2. Optionale Alternativen zur physischen Dokumentenprüfung im Zusammenhang mit der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9). 18. August 2022. Bundesregister.