La transformación digital es una expresión que escucho con frecuencia cuando las organizaciones debaten sobre el uso de la tecnología para impulsar la eficiencia, aumentar la rentabilidad y mejorar la productividad.
En concreto, muchos de los clientes bancarios de HotDocs están utilizando nuestra tecnología para facilitar la transformación digital. Como proveedor de automatización de documentos, desempeñamos un papel importante en proyectos de transformación más amplios, como la incorporación de clientes, la remodelación de los préstamos comerciales o la creación de portales en línea donde los clientes pueden realizar operaciones por sí mismos.
¿La transformación digital se limita al sector bancario? En absoluto; organizaciones de muchos sectores, tanto privados como públicos, están utilizando tecnologías como HotDocs para aumentar la eficiencia de sus negocios y de sus clientes. Pero, ¿qué es la transformación digital y debería pensar más en ella para su propia organización?
Curiosamente, incluso la entrada de Wikipedia sobre el fenómeno de la transformación digital incluye una lista de cuestiones destacadas en la parte superior, entre las que se encuentra la opinión de que está redactada como un ensayo de opinión y que puede resultar incomprensible o muy difícil de entender.
Captura de pantalla tomada en diciembre de 2017.
Esto demuestra que no existe una definición clara y sencilla de la transformación digital, y que puede ser subjetiva. Sin embargo, grandes actores como Forbes, Capgemini, PwC, Financial Times y muchos otros están publicando opiniones u ofreciendo servicios relacionados con la transformación digital. La expresión y el proceso parecen haber llegado para quedarse en un futuro previsible.
A efectos de este blog, he acuñado mi propia respuesta a la pregunta «¿qué es la transformación digital?». Partamos de la base de que la transformación digital consiste en aprovechar el poder de la tecnología para mejorar las relaciones con los clientes, aumentar la productividad empresarial e impulsar la eficiencia organizativa.
¿Y qué empresa con visión de futuro no se beneficiaría de ello? Si está pensando en dar el paso y aumentar el uso de la tecnología para influir positivamente en su organización, aquí tiene cinco cosas que debe tener en cuenta antes de lanzarse.
1. ¿Cuáles son tus objetivos?
Has oído que tu competidor está llevando a cabo una transformación digital y crees que es mejor que te mantengas al día. Estupendo, pero analiza tu propio negocio y establece tus propios objetivos, no te lances a la aventura sin más. ¿Qué pretendes conseguir? ¿Ves potencial de mejora en toda la empresa o solo en divisiones específicas? ¿Necesitas mejorar la productividad o es la experiencia del cliente lo que podría mejorar? Analiza tu propia inteligencia empresarial para identificar en qué aspectos el uso de la tecnología puede ayudarte a prosperar.
2. ¿Cómo se define el éxito?
No se trata de introducir tecnología por el simple hecho de hacerlo, sino de impulsar la mejora del negocio. Establezca un punto de referencia entre dónde se encuentra ahora y dónde espera estar después de la transformación. Mida la satisfacción del cliente, la productividad, los costes, el impacto medioambiental y todas aquellas otras áreas en las que las mejoras pueden, en última instancia, impulsar los resultados finales. Aunque a todos nos gustaría subir al podio y ser reconocidos como líderes en tecnología, cada empresa se desarrolla a un ritmo diferente. Es fundamental recordar que hay que adoptar un enfoque por fases en cualquier proyecto de transformación a nivel empresarial, con el fin de minimizar los riesgos y aumentar las posibilidades de éxito.
3. Ignora el bombo publicitario.
Hay tanto revuelo en torno a la transformación digital que la perspectiva de implementar un proyecto de este tipo puede parecer, en el mejor de los casos, desalentadora y, en el peor, imposible. No dejes que algunos de los mitos más comunes te disuadan de considerar la transformación digital para tu organización. Hay quien opina que la transformación digital solo tiene que ver con la experiencia del cliente, que no funcionará para empresas de sectores específicos, que debe abordarse de forma diferente según el sector o que solo es para empresas tecnológicas y negocios que venden a consumidores. En realidad, la transformación digital tiene que ver con la mejora general: para sus clientes, para sus empleados y para sus resultados. No tiene por qué ser disruptiva para su mercado o su organización; solo tiene que aportar beneficios empresariales claros. Los principios son los mismos para cualquier sector o tipo de negocio: observe lo que está haciendo ahora e identifique en qué aspectos la tecnología puede ayudarle a hacerlo mejor.
4. ¿Cómo se financiará y gestionará la transformación digital?
Al igual que cualquier proyecto de cambio empresarial, la transformación digital requerirá tiempo y dinero. Será fundamental que establezca un presupuesto y un calendario realistas, y que cree un equipo con la responsabilidad general de coordinar y gestionar los distintos aspectos de su transformación digital. Necesitará una hoja de ruta clara para el cambio, con hitos clave y plazos establecidos para medir y evaluar el progreso en relación con los objetivos. También necesitará un cierto grado de flexibilidad en su plan; la tecnología cambia, las personas avanzan, los objetivos empresariales se adaptan, por lo que nada debe ser inamovible y será fundamental evaluar el trabajo realizado hasta la fecha y el camino a seguir en el futuro. Su enfoque debe ser claro, pero también debe incluir margen para evolucionar con cualquier cambio en el panorama empresarial.
5. ¿Estás listo para transformarte?
La transformación digital no puede llevarse a cabo de forma aislada, sino que debe liderarse desde arriba. Si las principales partes interesadas no se han comprometido con el proceso y no ven claramente los beneficios, el proyecto correrá el riesgo de retrasarse o cancelarse. En cualquier negocio, las personas necesitan saber qué ganan con ello, el ahorro potencial y el retorno de la inversión. Sea cual sea su función en la empresa, exponga la situación actual, los objetivos de la transformación y las ventajas generales, y véndalas a todas las partes interesadas. Recuerde que su equipo de TI será fundamental para el éxito de sus objetivos de transformación digital, así que asegúrese de que se sumen al proyecto desde el principio.
Recuerde que, si bien la transformación digital no consiste únicamente en mejorar la experiencia del cliente, tampoco se trata exclusivamente de la productividad interna y los beneficios de la empresa. Asegúrese de que los beneficios de los cambios logren un equilibrio entre mejorar el negocio y facilitar la vida de sus clientes.
El software de automatización de documentos HotDocs se ha utilizado en múltiples proyectos de transformación digital para mejorar la calidad y la precisión de la documentación para los clientes, al tiempo que se ahorra tiempo y dinero en la producción de documentos críticos para el negocio.
Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede ayudar a su organización a transformarse digitalmente, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
