Un área en la que las empresas pueden beneficiarse al máximo de la tecnología es la gestión del ciclo de vida de los documentos; al fin y al cabo, los documentos son el alma de la práctica jurídica. Sin embargo, para gestionar íntegramente el ciclo de vida de los documentos, las empresas deben adoptar dos tecnologías claramente diferenciadas: la automatización de documentos y la gestión de documentos.
Aunque estas soluciones tienen diferentes fines, pueden funcionar conjuntamente para permitir a las empresas optimizar todo el proceso documental, desde la creación hasta la colaboración y el almacenamiento.
Automatización de documentos frente a gestión de documentos
El ciclo de vida de los documentos comienza con su creación, y aquí es donde entran en juego las herramientas de automatización documental. Una de las herramientas de automatización documental más populares del mercado actual es HotDocs. HotDocs permite a los equipos maximizar la eficiencia, minimizar los riesgos, mejorar el cumplimiento normativo y mejorar la calidad de los documentos.
Con HotDocs, puede generar y ensamblar nuevos documentos en una fracción del tiempo que solía llevar, gracias a las plantillas optimizadas y la automatización. HotDocs ayuda a detectar errores e imprecisiones que, de otro modo, podrían pasarse por alto. Las plantillas son personalizables, lo que significa que puede asegurarse de que cumplan con las normas internas de la empresa y la imagen de marca interna de su firma.
Por otro lado, las herramientas de gestión documental permiten a las empresas almacenar y colaborar en esos documentos una vez creados. En la mayoría de los casos, las herramientas de gestión documental adoptan la forma de repositorios en línea o basados en la nube a los que pueden acceder fácilmente todos los empleados de una empresa. Estas herramientas proporcionan una organización integrada para todos los documentos de la empresa. Entre los sistemas de gestión documental más populares en la actualidad se encuentran iManage y NetDocuments.
Disponer únicamente de una herramienta de automatización de documentos o solo de una herramienta de gestión de documentos no es suficiente para controlar por completo todo el proceso documental. Para gestionar de forma óptima todo el ciclo de vida de los documentos, especialmente en épocas de teletrabajo, se necesitan soluciones de automatización y gestión de documentos que se integren y funcionen conjuntamente.
Las ventajas de la integración
Al integrar su solución de automatización de documentos y su solución de gestión de documentos, se crea un ciclo de vida de los documentos más fluido que el que se obtendría con soluciones independientes. Aunque ninguno de los dos tipos de solución requiere integración para funcionar, ambos son más potentes cuando se ejecutan conjuntamente.
La integración de la automatización y la gestión de documentos ofrece una serie de ventajas significativas, entre las que se incluyen:
- Maximizar la potencia global de sus sistemas empresariales mediante el uso de tecnología que funciona a la perfección para obtener los mejores resultados posibles.
- Aumenta tanto la eficiencia en el proceso documental como la productividad de tus empleados al eliminar la necesidad de manejar múltiples sistemas.
- Aumenta tu capacidad para controlar la producción de documentos al poder gestionar todos los documentos en un solo lugar, de principio a fin.
- Aumentar su capacidad para gestionar el riesgo mediante la aplicación de la automatización en todo un repositorio centralizado de documentos.
- Eliminar la duplicación de tareas relacionadas con los documentos, aumentando así la precisión de los mismos.
- Acelerar el crecimiento empresarial mediante la creación de una funcionalidad fluida que permita a sus empleados realizar su mejor trabajo posible.
Para obtener más información sobre cómo otras empresas están dominando el ciclo de vida de los documentos con la ayuda de HotDocs, puede leer los casos prácticos aquí y aquí.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
