Ein Bereich, in dem Kanzleien am meisten von der Technologie profitieren können, ist die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus - schließlich sind Dokumente das Lebenselixier der juristischen Praxis. Um den Lebenszyklus von Dokumenten vollständig zu verwalten, müssen Kanzleien jedoch zwei völlig unterschiedliche Technologien einsetzen: Dokumentenautomatisierung und Dokumentenmanagement.
Obwohl diese Lösungen unterschiedlichen Zwecken dienen, können sie zusammenarbeiten, um den gesamten Dokumentenprozess von der Erstellung über die Zusammenarbeit bis hin zur Speicherung effizienter zu gestalten.
Dokumentenautomatisierung vs. Dokumentenmanagement
Der Lebenszyklus eines Dokuments beginnt mit seiner Erstellung, und hier kommen die Werkzeuge zur Automatisierung von Dokumenten ins Spiel. Eines der beliebtesten Tools zur Automatisierung von Dokumenten auf dem heutigen Markt ist HotDocs. HotDocs ermöglicht es Teams, die Effizienz zu maximieren, Risiken zu minimieren, die Compliance zu verbessern und die Qualität der Dokumente zu erhöhen.
Mit HotDocs können Sie dank optimierter Vorlagen und Automatisierung neue Dokumente in einem Bruchteil der Zeit erstellen und zusammenstellen, die Sie bisher benötigten. HotDocs hilft, Fehler und Ungenauigkeiten zu erkennen, die sonst übersehen werden könnten. Die Vorlagen sind anpassbar, d. h. Sie können sicherstellen, dass sie mit den internen Geschäftsregeln und dem internen Branding Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Mit Dokumentenmanagement-Tools hingegen können Unternehmen diese Dokumente speichern und gemeinsam bearbeiten, nachdem sie erstellt wurden. In den meisten Fällen handelt es sich bei den Dokumentenmanagement-Tools um Online- oder Cloud-basierte Repositories, die für alle Mitarbeiter eines Unternehmens leicht zugänglich sind. Diese Tools bieten eine integrierte Organisation für alle Firmendokumente. Zu den beliebtesten Dokumentenmanagementsystemen gehören iManage und NetDocuments.
Nur ein Werkzeug zur Dokumentenautomatisierung oder nur ein Werkzeug zur Dokumentenverwaltung zu haben, reicht nicht aus, um den gesamten Dokumentenprozess vollständig zu kontrollieren. Um den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments optimal zu verwalten, insbesondere in Zeiten der Telearbeit, benötigen Sie Lösungen für die Dokumentenautomatisierung und das Dokumentenmanagement, die integriert sind und zusammenarbeiten.
Die Vorteile der Integration
Wenn Sie Ihre Lösung zur Automatisierung von Dokumenten und Ihre Dokumentenmanagementlösung integrieren, schaffen Sie einen nahtloseren Lebenszyklus für Dokumente als mit Einzellösungen möglich wäre. Auch wenn keine der beiden Lösungen integriert werden muss, um zu funktionieren, so sind beide doch leistungsfähiger, wenn sie zusammen eingesetzt werden.
Die Integration von Dokumentenautomatisierung und Dokumentenmanagement bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter:
- Maximierung der Gesamtleistung Ihrer Geschäftssysteme durch eine nahtlos funktionierende Technologie, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen
- Steigerung der Effizienz des Dokumentenprozesses und der Produktivität Ihrer Mitarbeiter, da nicht mehr mit mehreren Systemen jongliert werden muss
- Verbesserung der Kontrolle über den Dokumenten-Output durch die Möglichkeit, jedes Dokument von Anfang bis Ende an einer Stelle zu verwalten
- Verbesserung der Fähigkeit zum Risikomanagement durch Automatisierung eines gesamten zentralen Dokumentenspeichers
- Beseitigung von Doppelarbeit bei dokumentenbezogenen Aufgaben, wodurch die Genauigkeit der Dokumente erhöht wird
- Beschleunigung des Unternehmenswachstums durch Schaffung einer nahtlosen Funktionalität, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre bestmögliche Arbeit zu leisten
Um mehr darüber zu erfahren, wie andere Unternehmen den Lebenszyklus von Dokumenten mit Hilfe von HotDocs bewältigen, können Sie hier und hier Fallstudien lesen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
