Realice fácilmente el seguimiento, la gestión, el archivo y la auditoría de las solicitudes de datos de los consumidores, las solicitudes de acceso de los interesados (SARS) y otros procesos necesarios para mantener el cumplimiento normativo de su empresa.
En una época en la que cada vez se presta más atención y se intensifican las actividades en torno a las normativas sobre privacidad de datos, las empresas están aprendiendo por las malas que el incumplimiento puede salir muy caro. TikTok, un gigante mundial de las redes sociales, ha tenido que afrontar recientemente las consecuencias y ha recibido una multa de 345 millones de euros por incumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por su parte, Sephora llegó a un acuerdo con el estado de California por incumplir la Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA), aceptando pagar 1,2 millones de dólares y cumplir con las condiciones impuestas.
A medida que las regulaciones y los organismos reguladores amplían su alcance, las empresas están invirtiendo estratégicamente en la automatización de los flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento normativo y gestionar los riesgos asociados a una plantilla diversa y distribuida.
¿Por qué recurrir a la automatización de flujos de trabajo para cumplir con la normativa de privacidad de datos?
Cumplir con las normativas de privacidad de datos a menudo implica garantizar que los usuarios sepan cómo utiliza su empresa sus datos, para que puedan decidir si desean excluirse de la venta de dichos datos. Sin embargo, ofrecer esta oportunidad a los usuarios puede resultar complicado y llevar mucho tiempo: la CCPA, por ejemplo, exige una coordinación y un cumplimiento oportunos de estas solicitudes, y no atenderlas puede acarrear multas cuantiosas. Las empresas se esfuerzan por crear un inventario de datos seguro y centralizado (tal y como exige el artículo 30 del RGPD), lo que puede dar lugar a incumplimientos y a una falta de claridad en las prácticas de tratamiento de datos.
Por eso TikTok, Sephora y otras partes que se enfrentan a multas y sanciones por violación de la privacidad de los datos están reevaluando la forma en que sus usuarios finales interactúan con sus plataformas en línea. ¿Se proporciona a los usuarios información transparente que les permita determinar si desean o no optar por no compartir sus datos? Después de solicitar información adicional o la retención de sus datos, ¿reciben los clientes respuestas oportunas y adecuadas? Las empresas pueden tener dificultades para satisfacer todas las exigencias de estas solicitudes sin verse envueltas en trámites burocráticos y quedarse atrás, a menos que aprovechen la automatización de los flujos de trabajo.
Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden adelantarse a las solicitudes de privacidad de datos y garantizar el cumplimiento normativo, así como la facilidad de uso, tanto para sus clientes como para sus empleados internos. La plataforma de automatización adecuada facilita el seguimiento, la gestión, el archivo y la auditoría de las solicitudes de datos de los consumidores, las solicitudes de acceso de los interesados (SARS) y otros procesos necesarios para mantener el cumplimiento normativo de su empresa.
Mejora tus solicitudes y recopilación de datos privados con la automatización del flujo de trabajo.
La automatización del flujo de trabajo ofrece una ventaja fundamental para las empresas que intentan adaptarse a estas nuevas leyes y normativas sin dejar de dar prioridad a la experiencia del cliente. Aunque los usuarios finales pueden tener la sensación de que están rellenando un simple formulario en línea, el flujo de trabajo en segundo plano dirige su solicitud al lugar adecuado para que se pueda atender de manera eficiente. Una vez enviadas, la automatización dirige las solicitudes a las partes interesadas adecuadas para su revisión y, a lo largo del proceso, el flujo de trabajo recopila análisis sobre los resultados de las solicitudes para impulsar futuras mejoras en el proceso. Tanto si el flujo de trabajo inicia una retención de «no vender» sobre los datos de los clientes como si entrega al consumidor un informe sobre cómo se han utilizado sus datos, la automatización puede hacer que la experiencia del front-end sea fluida, al tiempo que agiliza el proceso de aprobación y automatiza cualquier búsqueda de datos en el back-end.
Además de agilizar el proceso y mejorar la experiencia del usuario final, la automatización del flujo de trabajo también simplifica el cumplimiento normativo. Dado que todos los flujos de trabajo recopilan datos en una ubicación central, los registros de auditoría se automatizan y son holísticos, lo que permite garantizar que su organización recopile información de acuerdo con las normas reglamentarias. De este modo, se crea un inventario de datos centralizado y seguro de todas las actividades de procesamiento que se puede mantener y recertificar a lo largo del tiempo, con informes detallados. Esto es importante para cualquier flujo de trabajo de cumplimiento normativo y tiene una relevancia específica para el artículo 30 del RGPD.
Sin la automatización del flujo de trabajo, las constantes actualizaciones de la privacidad de los datos pueden hacer que las empresas se pregunten cómo pueden estar disponibles para las solicitudes de los usuarios finales sin verse envueltas en correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos perdidos. Pero con la automatización, estas solicitudes se simplifican y optimizan, se clasifican y se escalan según sea necesario, lo que garantiza que los usuarios finales tengan una experiencia agradable, que su equipo interno pueda dedicar su tiempo a tareas de mayor valor y que su organización cumpla con la normativa.
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