Desde que comenzó la pandemia de COVID-19, las empresas han tenido que adaptarse a una forma completamente nueva de gestionar los procesos cotidianos. A medida que los empleados dejan las oficinas para trabajar desde casa, ¿cómo evolucionan los procesos basados en papel para permitir que el personal remoto acceda a la información que necesita, produzca el contenido requerido y lo ponga a disposición de los demás?
Tomemos como ejemplo un proceso sencillo como el envío de un extracto a un cliente, un reto habitual al que se enfrentan innumerables empresas. El extracto se imprime y se envía por correo al cliente. Dado que ahora muchas empresas tienen personal trabajando desde casa, sin la impresora o el papel necesarios y sin posibilidad de enviar extractos físicos, es necesario encontrar una nueva solución.
Los usuarios de herramientas líderes de gestión de contenidos empresariales (ECM), como nuestro propio DataStore, han podido resolver este problema utilizando las capacidades de superposición de la solución , creando una versión electrónica del extracto que duplica el producto físico anterior. Sus clientes pueden seguir recibiendo los extractos en el mismo formato, pero ahora mucho más rápidamente, ya que son electrónicos.
Una vez que se levante el confinamiento por la COVID, esta empresa debería ahorrar dinero y tiempo creando extractos de forma digital y mejorando la velocidad de respuesta a las solicitudes de los clientes.
Revisión de los procesos internos relacionados con ECM
Los procesos empresariales internos también deben reevaluarse. Varios usuarios de ECM tienen procesos que se basan en papel al inicio y se escanean por lotes más adelante. Algunos procesos incluso implican imprimir correos electrónicos para su posterior escaneo. Estos son gestionados por equipos que pueden escanear, indexar y almacenar los documentos utilizando potentes escáneres que ayudan a convertir rápidamente el papel en contenido electrónico.
Pero estos escáneres solo están disponibles en el entorno de la oficina y, actualmente, no hay una forma fácil de enviar documentos en papel a estos equipos para su procesamiento, al menos mientras dure el confinamiento. Un ECM de primera clase cuenta con herramientas que pueden ayudar, con complementos de Microsoft Office para Word, Excel y Outlook que permiten capturar documentos como fuente y almacenarlos desde la propia aplicación.
El equipo de escaneo puede seguir aportar un valor añadido significativo a este proceso incluso después de la implementación de ECM. Sus habilidades en la comprobación y categorización de documentos pueden adaptarse al control de calidad de los documentos electrónicos que se añaden. Esto garantiza que se mantenga la calidad y la precisión a pesar de un cambio significativo en la forma de capturar la información.
El desarrollo de procesos para gestionar esto en una solución de gestión de procesos (como Document Routing o DataStore Workflow de DataStore) puede proporcionar una estructura formal a este proceso, creando una cola de contenido para su procesamiento y generando automáticamente una auditoría completa que sería muy difícil de realizar con papel.
ECM puede impulsar la transformación de la continuidad del negocio
Si bien la incertidumbre empresarial es un impacto evidente de esta pandemia, este es un buen momento para que las organizaciones den un paso atrás y revisen sus procesos. Una vez que se levante el confinamiento, es posible que el personal se sienta más cómodo y seguro seguir trabajando desde casa.
Una solución ECM puede formar parte de una estrategia con visión de futuro para añadir agilidad, capacidad de respuesta y seguridad a una organización, haciendo realidad la Business Continuity Transformation™.
Al adaptar y cambiar los procesos, su empresa puede volverse más eficiente, más consciente de su contenido y sus comunicaciones, al tiempo que brinda más apoyo a sus empleados y aprovecha mejor las habilidades clave que han perfeccionado a lo largo de los años.
Para atender mejor a nuestros clientes durante este periodo, hemos grabado un seminario web que aborda muchas de estas cuestiones clave y ofrece algunas soluciones bastante fáciles de implementar para los retos que el teletrabajo ha planteado a algunas empresas.
Si tiene alguna pregunta, necesita orientación o está desesperado por encontrar una solución como ECM que sea rápida de implementar y tan robusta y segura como necesita, póngase póngase en contacto con nosotros.
