Uno: Automatización de procesos estructurados
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentosson capaces de automatizar procesos del mundo real que están muy estructurados. Las suites de BPM actuales cuentan con potentes entornos de modelado que permiten transformar procesos del mundo real basados en reglas (estructurados) en flujos de trabajo sofisticados y automatizados. Del mismo modo, las plataformas de generación de documentos cuentan con entornos de modelado que permiten transformar documentos o formularios complejos, estructurados y basados en reglas en aplicaciones de procesos.
Dos: Automatización de procesos ad hoc
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentos tienen la capacidad de gestionar procesos ad hoc. La mayoría de las suites BPM permiten al encargado del caso crear un flujo de trabajo sobre la marcha a partir de objetos empresariales preexistentes, algo necesario cuando un proceso se vuelve demasiado complejo para reflejar razonablemente las permutaciones lógicas en un lenguaje de scripting. Del mismo modo, las plataformas de generación de documentos de nivel empresarial permiten un enfoque de biblioteca de cláusulas (es decir, objetos empresariales preexistentes), que el encargado del caso puede incluir en un documento a su discreción.
Tres: Mayor eficiencia
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentos ofrecen mejoras en la eficiencia con respecto a los enfoques no codificados y no automatizados. Las mejoras en la eficiencia de los flujos de trabajo de BPM suelen producirse por etapas, después de que un proceso haya pasado por una serie de perfeccionamientos. Con las aplicaciones de generación de documentos, las mejoras en la eficiencia suelen producirse de forma inmediata, en el momento de la implementación, y pueden suponer una transformación inmediata, ya que a menudo reducen el proceso de generación de un formulario complejo de semanas o incluso meses a solo unas pocas horas.
Cuatro: Mejora del producto del trabajo
El resultado del trabajo de las suites de BPM y las plataformas de generación de documentos es uniformemente mejor que el producido por los procesos no automatizados. Las aplicaciones de BPM guían a los usuarios por las rutas de un árbol de decisiones, proporcionando ayuda a los trabajadores sociales para que tomen las decisiones óptimas y lleguen al final del flujo de trabajo con el resultado o producto correcto. Las aplicaciones de procesos de generación de documentos también proporcionan ayuda específica a lo largo de la secuencia de recopilación de datos (entrevista) que ayuda a los trabajadores sociales a tomar las decisiones correctas. En la generación de documentos, los recursos de ayuda integrados y específicos para cada pregunta son componentes fundamentales para la calidad del documento. En otras palabras, la calidad de los datos introducidos afecta directamente al documento resultante.
Cinco: Procedimientos regulados (GRC)
Ambos tipos de plataformas de procesos pueden utilizarse para imponer el gobierno corporativo en procesos irregulares, mitigar el riesgo derivado de procedimientos incorrectos y no codificados, y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las leyes externas.
Seis: Experiencia aprovechada
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentos permiten aprovechar la experiencia de los trabajadores con conocimientos avanzados en las reglas de negocio de los procesos automatizados, lo que permite al personal menos cualificado obtener los mismos resultados que el personal superior simplemente siguiendo las directrices del proceso. Este fenómeno es especialmente evidente en las aplicaciones de procesos de generación de documentos. Se pueden utilizar recursos de ayuda muy sofisticados y específicos para cada pregunta, con el fin de garantizar que el personal que sigue las instrucciones de la entrevista no tenga prácticamente margen para cometer errores.
Siete: Formación simplificada
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentos simplifican la formación de los nuevos miembros del personal, que, en la mayoría de los casos, no necesitan comprender la lógica y el razonamiento que hay detrás de los puntos críticos de la automatización de un proceso. Más bien, los nuevos trabajadores que utilizan un sistema automatizado solo tienen que proporcionar la información necesaria cuando se les solicita, y la aplicación les guiará hasta el final.
Ocho: Reducción de la exposición de los empleados
Tanto las suites de BPM como las plataformas de generación de documentos hacen que las organizaciones estén mucho menos expuestas a situaciones en las que empleados clave decidan dejar sus puestos de trabajo, llevándose consigo conocimientos especializados fundamentales para la misión de la empresa. La automatización de procesos permite integrar esos conocimientos en la aplicación del proceso y que los aprovechen trabajadores menos cualificados.
Resumen
Sin duda, existen otros atributos comunes entre las suites de BPM y las plataformas de generación de documentos, no solo en términos de conjuntos de funciones, sino también en cuanto a ventajas. Sin embargo, en aras de la brevedad, estos ocho deberían darte una buena idea de los principales vínculos comunes entre los dos tipos de tecnologías.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
