El equipo de desarrollo de HotDocs se esfuerza constantemente por crear software innovador y valioso que satisfaga las demandas de nuestros clientes y se mantenga al día con las tendencias del mercado. Mark Settle, nombrado director de tecnología (CTO) a principios de este año, supervisa el desarrollo de productos. Mark aporta una gran experiencia al cargo y ha sido una fuerza impulsora detrás de la evolución de la empresa durante las últimas dos décadas.
Gracias a su experiencia previa en diversos puestos dentro de HotDocs, tanto técnicos como de atención al cliente, aporta una visión amplia y única de todos los aspectos de nuestro software. En esta entrevista, Mark habla sobre los últimos avances en el producto, cómo mantenerse a la vanguardia y sus ambiciosos planes de desarrollo para HotDocs.
P: ¿Qué tendencias ha observado en el mercado y qué avances se han realizado en el producto desde que comenzó a trabajar en HotDocs?
R: En los últimos 20 años, hemos convertido el producto en líder de mercado de confianza y hemos visto cómo HotDocs se ha expandido a una gran variedad de sectores. Uno de los avances más interesantes ha sido la evolución de HotDocs dentro del mercado jurídico. Los bufetes de abogados más pequeños siempre han considerado que esta herramienta es eficaz para aportar valor, ya que HotDocs ofrece una serie de ventajas tangibles a sus negocios. En los últimos años, se ha puesto mucho más énfasis en los precios fijos, lo que ha llevado a muchos bufetes de abogados más grandes a buscar herramientas de software, como la automatización de documentos, para trabajar mejor y de forma más inteligente.
En el sector bancario, hemos visto cómo uno de nuestros primeros usuarios sigue utilizando con éxito el producto HotDocs Server en Estados Unidos para préstamos comerciales. También hemos sido testigos de un crecimiento en el número de clientes del sector bancario durante la última década, por lo que es un mercado apasionante en el que seguir desarrollándonos, ya que cada vez más bancos ven el valor que HotDocs aporta a su negocio.
A lo largo de los años, se han producido muchos cambios proactivos y orientados al mercado en los productos ofrecidos por HotDocs. Por ejemplo, cuando se lanzó originalmente la versión 5.0 de HotDocs, solo estaba disponible para ordenadores de sobremesa, ya que aún no se había desarrollado el producto para servidores. Cuando se lanzó HotDocs Server, nos permitió atender a la creación de documentos a nivel empresarial. Se han producido cambios significativos para añadir funciones que mejoran tanto la creación de plantillas como la experiencia del usuario final. Muchas de estas funciones adicionales nos han permitido mejorar el producto y eliminar la necesidad de que los usuarios escriban scripts dentro de HotDocs, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y en una mejora de la funcionalidad básica del producto.
Se han incorporado excelentes funciones adicionales que han aportado un enorme valor añadido al software para los usuarios finales. Más recientemente, hemos desarrollado un nuevo producto que nos ha permitido dar un gran paso adelante en determinadas áreas, como la mejora de la experiencia del usuario para facilitar la creación y el mantenimiento de plantillas, así como el trabajo colaborativo en ellas. Esto es fundamental para garantizar que HotDocs siga siendo la mejor herramienta de software de automatización de documentos y la más utilizada del mercado.
P: A partir de su experiencia trabajando con el software y viendo lo lejos que ha llegado, ¿hacia dónde cree que se dirigirá el desarrollo de HotDocs en los próximos 5 a 10 años?
Hay dos aspectos muy potentes de HotDocs: el proceso de entrevista generado dinámicamente y el ensamblaje del documento en sí a partir de un conjunto de respuestas proporcionadas.
Nuestro proceso de entrevistas seguirá adaptándose y facilitando el consumo de datos de otras áreas. Contamos con una herramienta de entrevistas extremadamente potente que permite al usuario recopilar datos de forma exhaustiva y compleja. Esta herramienta solicita la información al usuario, pero en otros casos la información se extrae de otros sistemas, por lo que la capacidad de acceder a estos datos es muy importante.
Hoy en día, la información está en todas partes y es fácilmente accesible a través de los servicios web, por lo que es esencial que sigamos creando una forma sencilla de transferir y consumir datos en el futuro. Dado que el tema del procesamiento eficiente de los «macrodatos» sigue dominando las estrategias de muchas empresas internacionales, nuestro software deberá mantenerse al día con esta tendencia.
HotDocs es intrínsecamente rico en API, lo cual es absolutamente fundamental para que el producto pueda ser absorbido y utilizado con los sistemas empresariales establecidos de nuestros clientes. Al maximizar el uso de las interfaces de programación de aplicaciones (API), hemos visto cómo HotDocs se ha convertido sin problemas en un software esencial para el negocio de varias marcas importantes en todo el mundo. Con innumerables integraciones futuras posibles, las capacidades de la API de HotDocs seguirán desempeñando un papel importante en nuestra hoja de ruta de productos.
Por otro lado, está la forma en que avanzamos en la creación de documentos. A medida que la tecnología avanza, cada vez utilizamos menos papel. La documentación ahora se crea electrónicamente y los documentos impresos están perdiendo importancia. La información que HotDocs genera en un archivo de respuesta y los datos resultantes del proceso de entrevista también son cada vez más importantes para ayudar a las empresas a cumplir con las normas reglamentarias cada vez más estrictas, especialmente en los ámbitos jurídico y bancario.
En los próximos diez años, nuestra definición de «documento» será muy diferente a la que tenemos hoy en día. Desde la perspectiva de HotDocs, estamos haciendo todo lo posible para asegurarnos de seguir a la vanguardia de la automatización de documentos, ya que, aunque siempre habrá necesidad de los datos que contienen los documentos tal y como los conocemos ahora, la forma en que se consumen esos datos evolucionará.
P: ¿Cómo influye de forma proactiva su enfoque centrado en el cliente en la hoja de ruta de productos de HotDocs?
R: Antes de asumir el cargo de director técnico, dirigía el equipo de Servicios Profesionales en Estados Unidos, donde estaba en contacto diario con los clientes para informarles sobre nuestro software, formarles y ayudarles con la implementación.
Llevamos a cabo un proceso flexible para asegurarnos de que nuestra hoja de ruta de productos refleje lo que nuestros clientes realmente quieren y solicitan en HotDocs. Durante este proceso, recopilamos información para garantizar que las próximas iniciativas de productos se prioricen y se basen explícitamente en las necesidades actuales y futuras de los clientes.
Nuestro equipo adopta un enfoque centrado en el cliente en todo lo que hacemos, lo que nos permite supervisar de forma proactiva y reaccionar ante los cambios en el mercado, en términos de requisitos o normas de cumplimiento cambiantes. Tenemos algunos planes de productos interesantes para los próximos 18 meses, que añadirán un valor significativo a nuestro software.
Nuestro Panel Asesor de HotDocs (que se reúne anualmente en nuestros eventos del Grupo de Usuarios de HotDocs en Estados Unidos y Reino Unido) ayuda a recabar las opiniones de los clientes para introducir mejoras en nuestra hoja de ruta de productos; aprovechar este conocimiento y experiencia es absolutamente vital. Este proceso de recopilación de las ideas y retos de nuestros clientes nos sigue ayudando a convertir HotDocs en un producto de automatización de documentos de primera categoría.
P: ¿Cómo influye tu función en el éxito de los clientes?
R: Llevo casi veinte años trabajando en HotDocs y soy usuario diario del software, además de estar muy involucrado en las implementaciones con muchos de nuestros clientes. Espero poder utilizar mis propios conocimientos sobre el producto para ofrecer una experiencia excelente a nuestros clientes. Es muy importante comprender las necesidades de nuestros clientes para asegurarnos de que les ofrecemos un software de alta calidad que sea «el mejor de su clase» y que satisfaga sus estándares, sus diversas necesidades y sus expectativas.
P: ¿Qué papel desempeña la inteligencia artificial (IA) en la oferta actual de productos de HotDocs y cómo cree que encaja esto en los planes de desarrollo futuros?
R: Para mí, la inteligencia artificial es cualquier cosa que hace una máquina para que no tenga que hacerla un humano. Aunque no somos una empresa de IA, esta tecnología se puede aplicar a cualquier cosa, ya que es básicamente un script que determina ciertos resultados basándose en las entradas del usuario, igual que las respuestas a una entrevista de HotDocs que crean un documento personalizado.
La inteligencia artificial tiene el potencial de desempeñar un papel importante en el futuro de HotDocs y ya se está integrando en algunos de nuestros clientes actuales. El equipo de HotDocs Global Services trabaja actualmente con algunas implementaciones específicas y recientemente ha participado en el desarrollo de herramientas de inteligencia artificial de terceros. Por ejemplo, han utilizado herramientas de inteligencia artificial para leer documentos completos, lo que les permite encontrar lenguaje común que puede introducirse en una plantilla de HotDocs.
Ya hay varias empresas de software consolidadas que ofrecen tecnología innovadora para permitir la integración de la tecnología de inteligencia artificial y la producción y el análisis automatizados de documentos, entre las que se incluyen: Kira, eBrevia, Luminance y LEVERTON.
Hay grandes oportunidades de colaboración en el futuro para HotDocs con herramientas de inteligencia artificial, que permitirán navegar por el contenido de los documentos existentes para ayudar a crear plantillas más inteligentes. La inteligencia artificial y la automatización de documentos seguirán trabajando codo con codo para lograr una documentación de alta calidad para nuestros clientes.
P: Tienes mucha más experiencia con HotDocs que muchos otros. ¿Qué es lo que más te motiva y te entusiasma de HotDocs?
R: Desde que empecé a trabajar en HotDocs, siempre ha habido dos factores principales que me han motivado más en cada uno de mis puestos.
En primer lugar, el software en sí mismo. Creo que es una herramienta formidable que tiene la capacidad extraordinaria de ofrecer excelentes resultados a nuestros clientes. Una de las tareas que siempre disfruto es ayudar y orientar a nuestros clientes con la entrega del producto. En casi todos los casos, nuestros clientes se sorprenden de lo fácil que es implementar nuestro software y de la eficiencia con la que se pueden crear documentos. Además, es emocionante ver el desarrollo del producto y las funciones que se pueden incluir en HotDocs para que sea más fácil de usar. Los empleados están sometidos a más presión que nunca para producir documentos de alta calidad de forma constante, y la interfaz de usuario de HotDocs es un elemento absolutamente crucial para lograrlo.
En segundo lugar, el equipo con el que trabajo en HotDocs ha hecho que mi estancia aquí sea muy agradable. El espíritu de colaboración y el respeto que todos se tienen entre sí es muy alto, lo que ayuda a que el equipo trabaje en estrecha colaboración, lo que nos permite obtener excelentes resultados tanto a nivel interno como externo.
Tenemos previsto lanzar un producto nuevo y mejorado el próximo año, que mejorará aún más nuestra actual oferta y características de HotDocs. Este potente sistema de ensamblaje de documentos mejorará aún más la experiencia de nuestros clientes, ya que proporciona un conjunto integrado de herramientas para consumir y producir plantillas de documentos.
Por último, cada función que he desempeñado en HotDocs ha supuesto un reto y me enorgullece aprender cosas nuevas y obtener resultados. Disfruto mucho trabajando con el producto y, por lo tanto, estoy deseando tener esa supervisión y control sobre el desarrollo. Esto garantiza que nuestro producto sea todo lo que nosotros, como equipo, creemos que debe ser, pero lo que es más importante, refleja lo que nuestros clientes creen que debe ser. Estamos constantemente pensando en el futuro para ofrecer el máximo valor a nuestros clientes.
HotDocs proporciona a algunos de los bancos comerciales y bufetes de abogados más grandes y prestigiosos del mundo un software que permite recopilar de forma automática y precisa la documentación de uso frecuente. Nuestra tecnología ha demostrado su eficacia para ayudar a reducir el riesgo, mejorar el cumplimiento normativo, aumentar la calidad de la documentación de los préstamos, ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción de los clientes.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
