Las empresas que deciden invertir en una solución de gestión de riesgos ERM-GRC suelen fracasar en su implementación. ¿Por qué?
Hay muchas razones, entre ellas:
- La configuración del software supera el presupuesto.
- No hay aceptación interfuncional.
- Los costes de implementación superan las previsiones.
- Los plazos de puesta en marcha se retrasan
- El equipo de TI pierde impulso y entusiasmo por el proyecto.
En su defensa, los equipos técnicos se aseguran de que su software cumpla con las especificaciones exactas de sus flujos de trabajo y procesos actuales. Desafortunadamente, eso puede llevar a un plazo de implementación demasiado largo.
Posibles puntos débiles en la implementación del software
Cuando se implementa con éxito cualquier solución de software empresarial, siempre existe la posibilidad de que surjan puntos débiles. Por desgracia, rara vez se detecta el fracaso de una implementación antes de haber invertido una cantidad considerable de tiempo, energía y recursos en el proyecto.
Al implementar un nuevo software, a veces se producen excesos. Incluso cuando las partes interesadas o los responsables clave de la toma de decisiones determinan las características necesarias durante una fase preliminar, el presupuesto deseado para el proyecto puede superarse durante la fase de desarrollo.
Esto puede deberse a:
- Condiciones inesperadas
- Requisitos poco realistas
- Selección de software que no se adapta a su negocio
Otro reto es la falta de aceptación por parte de los distintos departamentos. Cuando se trata de implementar un software ERM-GRC (gestión de riesgos empresariales/gobernanza, riesgos y cumplimiento normativo), la gestión de la colaboración entre departamentos puede resultar problemática. La resistencia y la apatía son riesgos importantes para el proyecto debido al miedo al cambio o a la imposición y a la falta de comprensión de los motivos que lo justifican.
Además, puede haber costes ocultos asociados a la implementación, tales como:
- Cambios en el hardware y el software adicional
- Recursos operativos adicionales
- Seguridad adicional
- Actualizaciones, parches y correcciones
- Formación del equipo de TI
- Gestión de datos
Por mucho que se planifique, las fechas de puesta en marcha pueden retrasarse. A medida que avanza la fase de desarrollo, los requisitos suelen ampliarse y requieren nuevas funciones, o el proyecto resulta más difícil de lo previsto inicialmente. Estos contratiempos pueden provocar un retraso que, inevitablemente, retrasa el plazo de entrega estimado.
Por último, la culminación de todos estos problemas es que su equipo de TI puede perder su pasión, retrasando un proyecto semanas o incluso meses. Esto puede deberse a:
- Motivación poco clara
- Objetivos y plazos poco claros
- Objetivos abrumadores
- Comunicación poco clara en toda la organización.
- Nuevas prioridades y proyectos competitivos
Implementación rápida y satisfactoria del software ERC
Sin embargo, existen nuevas tecnologías que facilitan una integración más sencilla y versátil, así como una mayor digitalización de la información. Las soluciones también han comenzado a adaptar las aplicaciones para ajustarse mejor a las necesidades de las empresas actuales, según el sector y el modelo de riesgo.
Lo mejor de estas soluciones de gestión de riesgos empresariales (ERC) están diseñadas para una fácil implementación que va desde días hasta unas pocas semanas, y parte de ello tiene que ver no solo con el producto, sino también con el proveedor que hay detrás. Sus equipos de implementación deben tener conocimientos especializados en materia de liderazgo organizativo, ciencia y práctica de la implementación, ciclos de mejora y métodos de cambio organizativo y sistémico. Son responsables de todo el proceso de intervenciones eficaces y métodos de implementación que producen los resultados previstos y reducen la carga del equipo interno.
El equipo de implementación ideal suele estar compuesto por los siguientes miembros:
- El experto en la materia (SME) es el recurso técnico que conoce a fondo los procedimientos operativos estándar y las normas empresariales de la organización que deben traducirse al sistema de software y es quien mejor entiende cómo integrar ambos.
- El desarrollador/informático que conoce la información técnica de back-end necesaria para la integración de software y que puede ser necesaria para diversas responsabilidades técnicas que el cliente debe llevar a cabo, como las actualizaciones periódicas.
- El equipo estratégico que planifica la logística de la implementación, compuesto por un gestor de éxito del cliente por parte del proveedor y una combinación de gestor de proyectos, gestor de productos y experto en adopción digital por parte de la empresa.
- El grupo de usuarios finales que utilizará el software y podrá proporcionar comentarios útiles para resolver cualquier problema mediante la realización de pruebas de aceptación por parte de los usuarios y aportando una perspectiva real de cómo utilizarán el producto los usuarios finales.
Aplicar las lecciones aprendidas
Durante los últimos 20 años, clientes del sector financiero, altamente regulado, así como fabricantes, empresas de servicios públicos, compañías de seguros, empresas alimentarias e incluso empresas de ensayo y certificación, han aportado ideas que se han incorporado a las mejores ofertas de software ERM-GRC. Esto permite ofrecer un software increíblemente flexible y muy intuitivo, independientemente de la aplicación.
Un alto grado de configurabilidad permite una implementación mucho más rápida de una solución de software. El resultado es una implementación de software lista para usar que impulsa el retorno de la inversión más rápidamente y elimina los gastos de personalización que requieren mucho tiempo. En el caso de nuestro propio producto, EnterpriseInsight™, una de estas características configurables es nuestro software Universal Evaluation Framework, una parte esencial de un kit de herramientas empresariales que proporciona un marco estructurado y multinivel que los usuarios pueden configurar rápida y completamente.
Una vez que los equipos de implementación han hecho su trabajo y el equipo interno se ha familiarizado con la configurabilidad, ¿cuál es la mayor ventaja de estas soluciones ERM-GRC de primera categoría? Facilidad de uso. Si incluyen una interfaz intuitiva, podrán...
- Reduzca el tiempo de formación y acelere la adopción por parte de los usuarios.
- Dimensionar adecuadamente para garantizar que todas las configuraciones se evalúen, prueben y validen en cuanto a rendimiento.
- Ofrece escalabilidad basada en la carga de trabajo, lo que elimina las conjeturas de la implementación.
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